Rechnungen für Event-Fotografen und -Videografen: Vom Shooting zur Schlussrechnung

Ein Hochzeitsfotograf macht eine Hochzeit, liefert 800 Bilder, gibt eine USB-Box ab – und wartet manchmal Monate auf Bezahlung. Ein Event-Videograf dreht eine Tagung, schneidet drei Wochen, liefert vier Versionen (lang, kurz, social cuts, teaser) und stellt eine umfangreiche Rechnung. Beide Berufe leben von kreativen Leistungen, müssen aber wie Dienstleister abrechnen.

Warum Event-Foto/Video ein klares System brauchen

Anzahlung sichert beide Seiten. Lieferzeiten 4 bis 12 Wochen. Nutzungsrechte als separate Position. Reisekosten. Zusatzbilder oder -versionen als Add-on.

Die größten Schmerzpunkte

1. Anzahlung. 30–50 % bei Buchung.

2. Nutzungsrechte. Vor allem im B2B-Bereich klar trennen.

3. Rohmaterial-Aufbewahrung. Pauschale oder kostenpflichtig.

4. Reisekosten. Hochzeit auf Sylt – Spritbeleg.

5. Storno-Risiko. Hochzeitsabsage Wochen vorher.

6. KSK-Pflichtversicherung. Eigene Beiträge.

Wie InvoiceFlow das löst

Anzahlungs-Workflow mit QR

Bei Buchung sofortige Anzahlungsrechnung mit Sofortzahlungs-QR-Code.

Nutzungsrechte als Standardposition

„Erweiterte Nutzungsrechte für Print und Web 12 Monate” als Add-on.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Eventfotografen – ganztägige Hochzeitsbegleitung mit einem zweiten Fotografen und inbegriffener Bearbeitung und der als negative Position abgezogenen Buchungsanzahlung, mit Veranstaltung, Datum und Location in benutzerdefinierten Feldern — Ganztägige Begleitung, zweiter Fotograf und inbegriffene Bearbeitung – mit der bezahlten Anzahlung als negative Position, sodass der Restbetrag unmissverständlich ist.

Reisekosten per OCR

Spritbeleg, Maut, Übernachtung – alles in eine Position.

Storno-Klausel im Angebot

Standardisiert nach Vorlaufzeit.

Multi-Currency

Internationale Auftraggeber.

Recurring für Corporate Foto

Konzern braucht monatliche Reportagen.

Invoice Flow app Dokumente eines Eventfotografen — eine Buchungsanzahlung, ein Firmen-Konferenzshooting, eine Video-Lizenzgebühr und eine Destination-Hochzeit in EUR — Eine Anzahlung, ein Firmenshooting, eine Lizenzgebühr und eine Destination-Hochzeit in EUR — jede Art von Buchung, jeweils in der richtigen Währung.

Mehrere Profile

„Hochzeitsfotografie” privat, „Corporate Photo” geschäftlich.

Praxisbeispiel: Ralph aus Genf

Ralph Hartmann ist Event-Videograf, Schwerpunkt Konferenzen in der DACH-Region. Mehrere Sprachen, mehrere Währungen.

Bisher: Word + PayPal-Belege. Seit Februar 2026: InvoiceFlow. Anzahlung per QR sofort. Lieferversion-Pakete als Standardpositionen. Reisekosten per OCR.

Resultat: Anzahlungen wirklich bezahlt vor Drehbeginn, Cashflow stabilisiert.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Profil(e) anlegen.
Produktkatalog: Shooting-Pauschale, Stundensatz, Nutzungsrechte, Versionen, Reisekosten.
Angebot mit Storno-Klausel.
Anzahlung mit QR.
Lieferung mit Schlussrechnung.
Add-on-Versionen als Nachrechnung.

Analytics eines Eventfotografen in der Invoice Flow app – Einnahmen seit Jahresbeginn über Hochzeiten, Firmen-Shootings und Lizenzierung für vierteljährliche Steuerschätzungen — Hochzeiten, Firmen-Shootings und Lizenzierung zu einem Trend seit Jahresbeginn summiert – die Zahl, die vierteljährliche Steuerschätzungen brauchen.

Häufige Fehler

Anzahlung optional.
Nutzungsrechte im Honorar pauschal versteckt.
Rohmaterial-Pflicht ohne Aufpreis.
Reisekosten vergessen.
KSK nicht zahlen.

Jetzt starten

Bildermacher leben von Bildern. Lassen Sie Ihre Buchhaltung nicht unscharf werden. InvoiceFlow im Google Play Store – auch ideal beim Shooting vor Ort.