Rechnungen für Eventplaner: Großabrechnung, Meilensteine, Add-ons

Eventplanung ist Projektmanagement mit Adrenalin. Eine Firmenfeier mit 400 Gästen, ein dreistufiger Award-Abend, eine Produkt-Roadshow durch fünf Städte – jedes Event ist ein Mini-Unternehmen mit Eigenleben. Die Abrechnung muss flexibel genug für Add-ons (kurzfristige Live-Band, mehr Catering) und transparent genug für die Buchhaltung des Kunden sein.

Warum Eventplaner ein meilenstein-basiertes System brauchen

Events haben klare Zahlungspunkte: Anzahlung bei Buchung, Hälfte 4 Wochen vor Event, Rest 1 Woche danach. Add-ons werden während der Eventphase angefragt – und müssen sofort kalkuliert sein. Wer das nicht systematisch macht, verliert Marge.

Die größten Schmerzpunkte

1. Anzahlung + Meilensteine. Mindestens drei Rechnungen pro Event.

2. Add-ons spät. Kunde will kurzfristig DJ statt Pianist.

3. Lieferanten-Koordination. Catering, Technik, Deko, Künstler – jede Eingangsrechnung mit Aufschlag durchreichen.

4. Vor-Ort-Aufwand. Eventtag mit Stunden vor Ort vs. Pauschale.

5. Storno-Logik. Branchenüblich gestaffelt nach Vorlaufzeit.

6. KSK bei Künstlerleistung.

Wie InvoiceFlow das löst

Event-Projekt mit Meilenstein-Plan

Anzahlung 30 % bei Vertrag, 50 % vier Wochen vor Event, 20 % danach. Alle drei Rechnungen vorab definiert.

Add-on-Rechnungen

Während der Eventphase mit zwei Tippern eine zusätzliche Position dazu, die in die nächste Meilensteinrechnung fließt.

Lieferanten-Eingangsrechnungen per OCR

Catering 4.800 € + 18 % Aufschlag = 5.664 € auf Kundenrechnung.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Eventplaners – Anzahlungen für Location, Caterer, AV und Florist konsolidiert mit einem 10 % Koordinationsaufschlag und Veranstaltungsdatum, Gästezahl und Budgetcode in benutzerdefinierten Feldern — Location, Caterer, AV und Florist konsolidiert mit einem 10 % Koordinationsaufschlag – jede Lieferantenkosten transparent, Budgetcode in benutzerdefinierten Feldern.

Storno-Klauseln im Angebot

Hinterlegen Sie eine Standard-Stornotabelle (bis 4 Wochen vorher 30 %, bis 1 Woche 50 %, danach 100 %).

Invoice Flow app Dokumente eines Eventplaners — eine Mandats-Anzahlung, ein Phase-1-Planungshonorar, ein Lieferanten-Durchlaufposten und eine Firmen-Produkteinführungsrechnung — Eine Anzahlung, ein Phasenhonorar, ein Lieferanten-Durchlaufposten und eine Firmen-Einführung — private und Firmenevents Seite an Seite verfolgt.

Onsite Signature

Vor-Ort am Eventtag: Kunde unterzeichnet die Abnahme inklusive Add-ons.

Multi-Currency

Internationale Events in CHF/USD.

Praxisbeispiel: Magdalena aus Innsbruck

Magdalena Pichler organisiert Firmenfeiern und Tagungen in Tirol und Bayern. 15 Events pro Jahr, durchschnittlich 38.000 € Volumen.

Bisher: Excel-Chaos und vergessene Add-ons. Seit Februar 2026: InvoiceFlow. Meilensteine automatisch. Add-ons werden während der Eventwoche im Tablet erfasst.

Resultat: 12 % mehr durchschnittlicher Eventumsatz, weil keine Add-ons mehr verschenkt werden.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Profil mit USt-IdNr.
Kunden mit Sprache.
Eventkatalog: Pauschalen, Stunden, Lieferanten-Templates.
Pro Event: Meilensteinplan.
Anzahlung mit QR.
Add-ons real-time.
Abschluss mit Onsite-Signature.

Analytics eines Eventplaners in der Invoice Flow app – Einnahmen seit Jahresbeginn über Firmen- und Privatveranstaltungen für die Steuerdokumentation — Firmenkonten und Privatveranstaltungen zu einem Trend summiert – der Jahresumsatz, bereit zur Steuerzeit.

Häufige Fehler

Add-ons mündlich.
Storno-Klausel fehlt.
Lieferanten ohne Aufschlag.
KSK ignorieren bei Künstlern.
Anzahlung optional machen.

Jetzt starten

Eventplanung ist Adrenalin. Ihre Buchhaltung muss währenddessen mitlaufen. InvoiceFlow im Google Play Store – damit Sie nach dem letzten Tanz lächeln, nicht weinen.