Rechnungen für bildende Künstler: Atelierarbeit, Galerien und das Finanzamt unter einen Hut bringen

Im Atelier riecht es nach Leinöl und Terpentin. Du hast drei Wochen an einem großformatigen Werk gearbeitet, die Galerie in der Innenstadt will es nächste Woche aufhängen, ein Sammler aus Wien hat per E-Mail einen Auftrag für ein Pendant angekündigt, und nebenbei verkaufst du Drucke über deinen Webshop. Die malerische Seite deines Berufs ist klar. Die Rechnungsseite ist es selten. Bildende Künstler bewegen sich in einem juristisch-steuerlichen Feld, das mehrere Sondervorschriften kennt – §12 Abs. 2 Nr. 13 UStG (7 Prozent für Kunstgegenstände des Urhebers), Reverse-Charge bei EU-Sammlern, Differenzbesteuerung bei Wiederverkäufen, Künstlersozialkasse, und das alles meistens neben einem Lehrauftrag oder einer Stipendienzahlung.

Warum bildende Künstler eine eigene Abrechnungs-Disziplin brauchen

Du verkaufst nicht “Beratungsstunden”. Du verkaufst ein Werk – ein Einzelstück, eine limitierte Auflage, einen Druck. Jede dieser Kategorien hat eine eigene Steuerlogik. Originalkunstwerke des Urhebers verkauft an Endkunden: 7 Prozent USt. Verkauf eines fremden Künstlers durch dich als Galeristen: Differenzbesteuerung möglich. Verkauf an einen EU-Sammler-Unternehmer mit USt-IdNr.: Reverse-Charge. Verkauf an einen US-Sammler: kein deutscher Steuerausweis, Leistungsort USA.

Hinzu kommen Konsignationsverkäufe über Galerien (du behältst Eigentum, Galerie bekommt Kommission, Rechnung erst bei Verkauf), Auftragsarbeiten (Vorschuss-Logik nötig), Editionen mit Nummerierung und Echtheitszertifikat. Die Buchhaltung muss all das spurenrein abbilden – sonst gibt’s bei der Betriebsprüfung Probleme.

Die größten Schmerzpunkte

Konsignationsmodell sauber abrechnen. Wenn deine Galerie ein Werk im Schaufenster hat, ist es noch dein Eigentum. Erst bei Verkauf wird abgerechnet, die Galerie behält 40-50 Prozent Kommission. Du brauchst eine Rechnung an die Galerie (über die Nettoverkaufssumme abzüglich Kommission) oder die Galerie kauft selbst auf eigenes Risiko – das ist steuerlich völlig anders.

7 Prozent korrekt anwenden. Nur der Urheber selbst (oder sein Erbe) genießt den ermäßigten Satz. Verkaufst du ein gebrauchtes Werk eines Kollegen weiter, gilt der Regelsatz.

Editionen und Auflagen dokumentieren. “1 von 30” muss in der Rechnung stehen, sonst keine Werteinordnung als Kunstwerk.

Künstlersozialkasse-Meldung. Honorare, die du an andere Künstler zahlst (z. B. Modellgage, Fotografenhonorar für Werkdoku), unterliegen der KSK-Abgabe von 5 Prozent. Das musst du jährlich melden.

Werkrechnungen ins Ausland. Ein Sammler aus Tokyo will ein Werk kaufen. Lieferung physisch nach Japan, Ausfuhr aus EU – das ist eine Ausfuhrlieferung, steuerfrei, aber mit Ausfuhrnachweis.

Stipendien und Honorare nicht mit Verkaufserlösen vermischen. Ein Stipendium ist meist nicht steuerbar, ein Lehrhonorar oft 19 Prozent, ein Werkverkauf 7 Prozent. Eine einzige Buchhaltungsspur ist hier Gift.

Wie InvoiceFlow das löst

Mehrere Profile für unterschiedliche Tätigkeiten

Profil 1: “Atelier Ingrid Köhler” – Werkverkäufe, 7 Prozent USt. Profil 2: “Ingrid Köhler – Lehre” – Workshop-Honorare, 19 Prozent. Profil 3: “Editionen Shop” – Druckverkäufe online, 19 Prozent für nicht-handsignierte Drucke. Jedes Profil hat eigenes Logo, eigene Bankverbindung, eigene Standard-Steuerlogik.

Werk-Position als Standardvorlage

Du legst eine Position-Vorlage “Originalgemälde – Öl auf Leinwand” mit allen Feldern an: Titel, Jahr, Maße, Material, Signatur ja/nein, Edition-Info. Bei jedem Verkauf füllst du die spezifischen Daten ein – das PDF ist dadurch quasi automatisch ein Werkverzeichnis-Eintrag.

Differenzierte Steuersätze pro Rechnungszeile

Verkaufst du in einer Rechnung ein eigenes Werk (7%) plus eine Verpackungs-Pauschale (19%), kannst du das in derselben Rechnung mit verschiedenen Steuerzeilen abbilden.

Differenzbesteuerung-Vermerk

Beim Weiterverkauf eines fremden Werks wählst du den Vermerk “Differenzbesteuerung gemäß §25a UStG”, und InvoiceFlow gibt den korrekten Hinweistext im PDF aus.

Mehrsprachige PDFs für internationale Sammler

Der Wiener Sammler bekommt sein PDF auf Deutsch mit AT-Reverse-Charge-Vermerk (falls er Unternehmer ist), der Tokyo-Sammler bekommt das PDF auf Englisch mit Hinweis “Export delivery, zero-rated under §6 UStG”.

Belege für Atelierkosten

Leinwände, Farben, Pinsel, Modellhonorare, Atelier-Miete – alles in InvoiceFlow scannen, sauber abgelegt, GoBD-konform. Bei der Steuererklärung liefert dir die App die summierten Betriebsausgaben.

Custom PDF Template mit Werkbild-Slot

Im Template-Editor baust du dir ein Rechnungslayout mit einem Bild-Slot für das Werkfoto. So bekommt der Sammler eine Rechnung, die optisch zum Kunstkauf passt – und gleichzeitig steuerlich vollständig ist.

Wiederkehrende Rechnungen für Atelier-Stipendiaten

Hast du Atelier-Untermieter (andere Künstler), legst du das als wiederkehrende Rechnung über die Miete an.

Praxisbeispiel: Ingrid aus Köln

Ingrid arbeitet im Mülheimer Süden in einem 80-qm-Atelier. Sie verkauft Originale (Öl, Mischtechnik), produziert kleine Druckeditionen und gibt einmal pro Monat einen Wochenend-Workshop. Vor InvoiceFlow lief alles in einer Excel-Tabelle plus Word-Rechnungen, und ihre Steuerberaterin musste am Jahresende drei Tage sortieren, was eigentlich was war.

Heute: Werkverkauf über Galerie in Düsseldorf – die Galerie verkauft an einen Sammler für 6.000 EUR, behält 45 Prozent Kommission, überweist Ingrid 3.300 EUR. Sie erstellt im Profil “Atelier” eine Rechnung an die Galerie über 3.300 EUR netto + 7 Prozent USt = 3.531 EUR, mit Werkdaten (Titel, Maße, Jahr), Vermerk “Originalwerk des Urhebers”. Workshop-Teilnehmer zahlt 280 EUR – Rechnung aus Profil “Lehre” mit 19 Prozent. Druckverkauf für 120 EUR an einen Berliner Sammler – Profil “Editionen Shop”, 19 Prozent (da nicht handsignierte Auflage über 200). Bei der Steuererklärung exportiert sie pro Profil die Umsätze – die Beraterin braucht zwei Stunden statt drei Tage.

Schritt-für-Schritt-Workflow

1. Drei Profile anlegen: Atelier (Originale 7%), Lehre (Honorare 19%), Editionen (Drucke 19%).
2. Werk-Vorlage im Produktkatalog mit allen Werk-Metadaten.
3. Sammler und Galerien als Kunden anlegen mit Länder- und Sprach-Voreinstellung.
4. Custom PDF Template mit Werkbild-Slot designen.
5. Verkauf erfassen: Profil wählen, Werk-Vorlage füllen, Steuersatz greift automatisch.
6. Belege scannen für alle Atelierkosten.
7. Quartalsweise: Export an Steuerberaterin pro Profil.

Häufige Fehler

19 Prozent statt 7 Prozent bei eigenen Werken – verschenktes Geld an den Kunden.

7 Prozent bei Druckeditionen ohne Handsignatur – das ist regulärer Steuersatz, weil keine Kunstwerk-Eigenschaft nach §12 UStG vorliegt.

Konsignationswerke verkaufen, ohne das Eigentumsverhältnis sauber zu dokumentieren – im Verlustfall (Diebstahl, Beschädigung) bist du in der Beweispflicht.

KSK-Meldung vergessen. Wer Honorare an andere Künstler zahlt, ist meldepflichtig.

Ausfuhrnachweis vergessen bei Werkverkauf in Drittländer. Ohne Nachweis greift die Steuerfreiheit nicht.

Jetzt starten

Lade InvoiceFlow, leg deine drei Profile an, baue die Werk-Vorlage und scanne in der ersten Woche alle Atelier-Belege des laufenden Jahres ein. Du wirst nie wieder Sonntagabend mit Schuhkarton voller Quittungen vor dem Schreibtisch sitzen.