Rechnungen für Garten- und Landschaftsbauer: Vom Mähen zum Großprojekt

Der GaLaBau lebt von zwei Säulen: Pflegeverträge (regelmäßige Rasenpflege, Heckenschnitt, Winterdienst) und Großprojekte (Gartenanlage, Teichbau, Terrasse). Beide brauchen unterschiedliche Rechnungs-Workflows.

Warum GaLaBau-Betriebe ein durchdachtes System brauchen

Pflegeverträge sind wiederkehrend, oft mit jahreszeitlicher Pause (Winterdienst Dezember–März, Rasenpflege April–Oktober). Großprojekte haben Phasen mit Abschlagsrechnungen. Hinzu kommen §35a EStG-Hinweise (Privatkunden können 20 % steuerlich absetzen).

Die größten Schmerzpunkte

1. Saisonale Pflegeverträge. Pause-/Resume-Logik.

2. Großprojekt-Phasen. Aushub, Anlage, Bepflanzung, Pflege.

3. Materiallieferung weiterberechnen.

4. §35a-Hinweis auf Privatkundenrechnungen.

5. Maschinen-Stundensätze.

6. Schlechtwetter-Verschiebungen.

Wie InvoiceFlow das löst

Saisonale Recurring

Rasenpflege April–Oktober automatisch.

Invoice Flow app wiederkehrende Rechnungen eines Landschaftsbauunternehmens – monatliche Rasenpflege für Privatkunden und ein gewerblicher Grünflächenvertrag, die automatisch erstellt werden — Privatrunden und ein Gewerbevertrag werden am Ersten automatisch abgerechnet – 45 Konten ohne jede manuelle Rechnung.

Großprojekt mit Meilensteinen

50 % Aushub, 30 % Anlage, 20 % nach Abnahme.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Landschaftsbau-Unternehmens — Design, Pflanzmaterial, Arbeit, Flagstone-Hardscape, Bewässerung und Mulch einzeln aufgeführt in einem Anlageprojekt mit Objekt in benutzerdefinierten Feldern — Design, Pflanzen, Arbeit, Hardscape und Bewässerung jeweils auf eigener Position — die ganze Anlage transparent bepreist, keine Pauschal-Streitereien.

§35a-Klausel

Standardfooter „20 % der Arbeitskosten gemäß §35a EStG steuerlich absetzbar”.

Materialposition mit Aufschlag

Pflanzen, Erde, Steine – Einkauf + Marge.

Dokumente eines Landschaftsbaubetriebs in der Invoice Flow app – eine Installationsanzahlung, die vollständige Installationsrechnung, ein gewerblicher Wartungsvertrag und eine Frühjahrsreinigung — Eine Anzahlung, die Installation, ein gewerblicher Vertrag und eine saisonale Reinigung – Wartungs- und Projektarbeit nebeneinander verfolgt.

Maschinen-Stundensätze

Bagger, Häcksler, Rasentraktor – als Tarif.

Onsite Signature

Bauherr unterzeichnet Abnahmeprotokoll auf Tablet.

Praxisbeispiel: Heinrich aus Dresden

Heinrich Brückner führt „Brückner GaLaBau” mit 5 Mitarbeitern. 40 Pflegekunden, 8 laufende Projekte.

Bisher: Word + Excel + Zettel auf der Baustelle. Seit März 2026: InvoiceFlow. Pflegeverträge als saisonale Recurring. Großprojekte mit Meilenstein-Abschlagsrechnungen. §35a-Hinweis auf jeder Privatkundenrechnung.

Resultat: Privatkunden empfehlen häufiger weiter, weil sie 20 % Steuerersparnis bekommen.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Profil mit Bauberufsgenossenschaft-Nummer.
Produktkatalog Stunden, Maschinen, Material.
Pflegekunden mit saisonalem Recurring.
Projekt mit Meilensteinen.
§35a automatisch auf Privatkundenrechnungen.
Onsite-Signature zur Abnahme.

Häufige Fehler

§35a-Hinweis vergessen.
Maschinenstunden nicht ausweisen.
Material ohne Aufschlag.
Wettersaison ohne Pause.
Abnahme mündlich.

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