InvoiceFlow pro grafické designéry: Přestaňte honit platby, začněte tvořit

Proč grafičtí designéři potřebují profesionální fakturaci

Grafičtí designéři žijí vizuály — každý výstup, který odešlete, vypovídá o vašem vkusu, vaší profesionalitě a vaší značce. Přesto mnoho talentovaných designérů stále fakturuje klientům obyčejnými dokumenty ve Wordu nebo neuspořádanými tabulkovými šablonami, které vypadají úplně jinak než uhlazená práce, kterou právě odevzdali. Ten nesoulad bije do očí a stojí peníze.

Kromě estetiky má práce v designu jedinečnou složitost fakturace. Projekty se dělí do fází (analýza, koncepty, revize, finální dodání). Klienti požadují nespočet revizí nad rámec dohodnutého rozsahu. Žonglujete s pravidelnými retainerovými klienty vedle jednorázových projektů. U některých klientů sledujete fakturovatelné hodiny, jiným účtujete paušální ceny. Máte co do činění s klienty v různých zemích, různých měnách a různých daňových režimech. Obecný fakturační nástroj se pod tím vším zhroutí.

InvoiceFlow byl vytvořen přesně pro tento typ profesionála. Zvládá každou vrstvu složitosti fakturace a přitom vytváří faktury, které vypadají stejně dobře jako vaše designové portfolio.

Největší bolestivá místa grafických designérů

• Odesílání faktur v šablonách Word/PDF, které vypadají trapně základně ve srovnání s vaší skutečnou designovou prací
• Chybějící přehledný systém pro sledování, které faktury jsou zaplacené, po splatnosti nebo stále v konceptu
• Ztráta přehledu o fakturovatelných hodinách strávených klientskými hovory, revizemi a koly zpětné vazby
• Zapomínání fakturovat drobné výdaje (stock fotografie, licence na písma, softwarová předplatná), které by měly být přeneseny na klienty
• Chybné výpočty daní pro klienty v různých zemích nebo regionech
• Chybějící automatické upomínky, když se faktury dostanou po splatnosti — nutnost ručně psát nepříjemné e-maily typu „jen se připomínám”
• Obtížná správa více firemních profilů (osobní značka + agenturní práce)

Jak InvoiceFlow tyto výzvy řeší

Krásné šablony faktur, které ladí s vaší značkou

InvoiceFlow nabízí 11 profesionálně navržených šablon faktur: Clean, Professional, Bold, Elegant, Compact, Modern, Classic Tax, Creative, Minimal, Contractor a Striped. Každá šablona podporuje 5 barevných palet (Ocean, Forest, Sunset, Plum, Charcoal), takže můžete sladit svou vizuální identitu. Pro designéry šablony Creative a Modern s výraznou typografií a strukturovaným rozvržením komunikují profesionalitu bez jediného slova.

Své logo, název firmy a kontaktní údaje přidáte jednou ve svém firemním profilu a každá faktura se vygeneruje s vaším brandingem automaticky.

Sledování času, které se převede na faktury během několika sekund

Přestaňte se na konci měsíce snažit rekonstruovat fakturovatelné hodiny z paměti. Sledování času v InvoiceFlow vám umožňuje spustit a zastavit časovač na projekt, zadat hodinové sazby, propojit relace s konkrétními klienty a převést jakékoli nevyfakturované hodiny přímo na položky faktury. To je zásadní pro designovou práci náročnou na revize, kde je skutečně strávený čas vždy vyšší než odhad.

Sledování výdajů s fotografiemi účtenek

Když zakoupíte stock fotografii, licenci na plugin do Figmy nebo tiskové nátisky pro klienta, můžete účtenku vyfotit, označit ji jako fakturovatelnou, propojit ji s klientem a převést ji na položku faktury — to vše v rámci InvoiceFlow. Přestaňte nechávat drobné výdaje ukusovat z vašich marží.

Fakturace vícefázových projektů

Používejte různé typy dokumentů pro různé fáze: nejprve pošlete Cenovou nabídku, převeďte ji na Proforma fakturu pro zálohu a poté při dodání vygenerujte finální fakturu. Všechny tyto dokumenty se propojí se stejným klientem a historií projektu. Pomocí vlastních polí u každé faktury zaznamenávejte fázi projektu, referenci na smlouvu nebo kolo revize.

Opakující se faktury pro retainerové klienty

Pokud máte měsíční retainerové klienty, nastavte opakující se faktury a InvoiceFlow je automaticky vygeneruje a označí podle harmonogramu. Sami určíte frekvenci (týdně, jednou za dva týdny, měsíčně, čtvrtletně), datum zahájení a ukončení a zda se mají automaticky odeslat. Už nikdy nezapomenete vyfakturovat retainerového klienta.

Upomínky plateb bez nepříjemností

Nastavte chytré upomínky: 3 dny před splatností, v den splatnosti a 7 dní po. InvoiceFlow vás upozorní, kdy se připomenout. Vztah máte pod kontrolou vy, zatímco aplikace se stará o sledování.

Váš každodenní pracovní postup s InvoiceFlow

1. Pondělní ráno: Otevřete přehled. Uvidíte, které faktury jsou po splatnosti, které jsou splatné tento týden a jaké jsou vaše tržby za měsíc — vše na první pohled.

2. Zahájení nového projektu: Vytvořte profil klienta s údaji o jeho firmě a zemí (pro automatické návrhy daní). Vytvořte Cenovou nabídku, odešlete ji a označte ji jako přijatou, když klient souhlasí.

3. Během projektu: Spusťte časovač, když začnete pracovat. Zastavte jej, když si dáte pauzu. Aplikace automaticky sčítá vaše hodiny podle klienta.

4. Nákup něčeho fakturovatelného: Vyfotografujte účtenku, zadejte částku, označte jako fakturovatelné, propojte s klientem. Hotovo za 30 sekund.

5. Odeslání faktury: Převeďte sledované hodiny a výdaje na položky. Vyberte šablonu Modern v paletě Ocean. Faktura vypadá skvěle. Odešlete PDF přímo z aplikace.

6. Zaplacení: Když platba dorazí, označte fakturu jako Zaplaceno. Analytika se aktualizuje automaticky. Váš graf měsíčních tržeb zůstane přesný.

Nejcennější funkce InvoiceFlow pro grafické designéry

1. Šablony faktur — Profesionální designy, které odrážejí vaše vizuální standardy
2. Sledování času — Zásadní pro projekty náročné na revize s hodinovou fakturací
3. Sledování výdajů — Získejte zpět náklady na stock zdroje a softwarové licence
4. Opakující se faktury — Automatizujte měsíční retainerovou fakturaci
5. Více firemních profilů — Oddělte svou osobní práci na volné noze od jakéhokoli agenturního nebo studiového angažmá
6. Vlastní pole — Přidejte na faktury fázi projektu, číslo objednávky nebo referenci na smlouvu
7. Analytika — Zjistěte, kteří klienti jsou nejziskovější, sledujte tržby oproti výdajům

Reálný příklad: Mariino designové studio

Maria je grafička na volné noze zaměřená na značku. Má 3 retainerové klienty (měsíčně, paušál) a 5–10 projektových klientů za měsíc. Před InvoiceFlow trávila 2 hodiny každý pátek srovnáváním tabulek a psaním fakturačních e-mailů. Nyní se její 3 retainerové faktury generují automaticky 1. dne každého měsíce. U projektových klientů sleduje čas během projektu, zaznamenává výdaje na stock fotografie a odešle profesionální fakturu za méně než 3 minuty. Získala zpět v průměru 4 500 Kč měsíčně na zapomenutých výdajích, které dříve vstřebávala. Její podíl faktur po splatnosti klesl ze 40 % na 12 % po zapnutí upomínek plateb.

Jak začít

InvoiceFlow je zdarma ke stažení na Androidu. Nastavte svůj firemní profil za méně než 2 minuty — přidejte logo, jméno, adresu a výchozí měnu. Vaše první faktura může vyrazit za méně než 5 minut. Plán Pro odemyká neomezené faktury, všech 11 šablon, fakturaci ve více měnách a pokročilou analytiku.