Technicien événementiel à Rennes : facturer par événement, mêler location et main d'œuvre, gérer la TVA
Publié le 27 mai 2026 — temps de lecture 13 minutes
Hangar industriel, Saint-Jacques-de-la-Lande, samedi 23 mai 2026
Erwan Tanguy charge la dernière flight-case dans le camion. 14 projecteurs LED, 2 consoles d'éclairage, 8 enceintes de retour, 4 stands de micros, 200 mètres de câble multipaire et un sac de gaffer. Direction le festival des Tombées de la Nuit dans le centre de Rennes : il assure la régie lumière et son d'un concert de musique électro-bretonne dans la cour du Parlement, ce soir 22 h.
Erwan a 34 ans, technicien intermittent du spectacle pendant six ans, puis créateur de sa SARL « Toninou Technique » en 2022. Aujourd'hui, il opère sous double casquette : prestation de services techniques (lumière, son, structure, vidéo) et location pure de matériel à des confrères ou à des organisateurs autonomes. Il intervient sur environ 90 événements par an dans le Grand Ouest, du festival de 200 personnes à la grosse production de 3 000 spectateurs.
Le défi : facturer un événement, pas un mois
L'événementiel est un secteur où l'unité comptable n'est pas le mois ni le projet, mais l'événement. Chaque date génère sa propre facture, avec souvent plusieurs lignes : main d'œuvre (techniciens), location de matériel (par jour), consommables, transports. La complexité est démultipliée quand le client est un collectif, une mairie, un festival, ou un agent d'artiste, avec parfois plusieurs interlocuteurs et plusieurs adresses de facturation pour un même événement.
Avant InvoiceFlow, Erwan utilisait un logiciel de devis-facture sur PC qu'il n'ouvrait qu'au bureau. Résultat : ses factures partaient avec 5 à 10 jours de retard après chaque événement, parce qu'il ne pouvait pas les générer depuis le terrain. Sa trésorerie souffrait : entre la prestation et l'encaissement, il pouvait s'écouler 60 à 75 jours.
Configuration : un profil, une bibliothèque détaillée
Erwan a configuré un seul profil « Toninou Technique SARL » avec son SIRET, son numéro TVA, et la mention « Licence de spectacle catégorie 2 et 3 » en pied de facture. La bibliothèque d'articles compte 87 références :
Main d'œuvre
- « Régie lumière - jour (10h) » à 380 € HT, TVA 20 % ;
- « Régie son - jour (10h) » à 380 € HT, TVA 20 % ;
- « Technicien plateau - jour » à 260 € HT, TVA 20 % ;
- « Heures supplémentaires (nuit ou dimanche) » à 60 €/h, TVA 20 %.
Location de matériel
- « Projecteur LED Cameo - jour » à 28 € HT, TVA 20 % ;
- « Console MA Lighting Compact - jour » à 180 € HT, TVA 20 % ;
- « Enceinte L-Acoustics Kara II - jour » à 95 € HT, TVA 20 % ;
- « Multipaire 24 voies 50m - jour » à 35 € HT, TVA 20 % ;
- etc.
Frais accessoires
- « Forfait transport régional - jour » à 90 € HT, TVA 20 % ;
- « Indemnités km au-delà 50 km » à 0,55 €/km, TVA 20 % ;
- « Repas technicien forfait » à 22 €, TVA 10 % ;
- « Nuitée hôtel forfait » à 75 €, TVA 10 %.
Avec cette bibliothèque, Erwan peut créer un devis complexe en 5 minutes au lieu de 30.
Le festival des Tombées de la Nuit : déroulé concret
L'organisateur (association loi 1901) a contacté Erwan début mars pour la régie technique de trois soirs (22, 23, 24 mai). Erwan a généré un devis en 8 minutes sur son téléphone, dans le train Paris-Rennes :
- Régie lumière × 3 jours = 1 140 € ;
- Régie son × 3 jours = 1 140 € ;
- Technicien plateau × 3 jours = 780 € ;
- Pack lumière (14 LED + console + accessoires) × 3 jours = 1 920 € ;
- Pack son (8 enceintes + multipaire + micros) × 3 jours = 1 380 € ;
- Transport régional × 3 jours = 270 € ;
- Repas (4 techniciens × 3 jours × 2 repas) = 528 € (TVA 10 %).
Total : 7 158 € HT, ventilation TVA 20 % (6 630 €) + 10 % (528 €), total TTC 8 537,80 €. Devis envoyé par email, validé sous 48 h.
23 mai, fin du concert à 1 h du matin. Erwan range le matériel, et avant de quitter la cour du Parlement, il convertit le devis en BL signé par l'organisateur (qui est encore sur place). Le BL atteste de la bonne réalisation des prestations sur le terrain.
24 mai au matin, dernier jour du festival, dernière soirée. Le 25 mai à 9 h, Erwan convertit le BL en facture définitive en deux taps, envoie par email avec lien de paiement et QR SEPA. L'organisateur paie sous 8 jours.
L'éditeur de modèle personnalisé : un look "rock"
Erwan a créé son propre modèle dans l'éditeur personnalisé : fond noir mat, typographie blanche condensée façon affiche de concert, logo « Toninou Technique » en jaune fluo. C'est très différent du modèle standard d'une SARL classique, mais ça correspond à son univers et ses clients (festivals, salles de concert, agents d'artistes) le reconnaissent immédiatement comme « lui ».
La main d'œuvre vs la location : pourquoi ventiler
Pour un événement, la part main d'œuvre et la part location de matériel sont fiscalement traitées de manière identique (TVA 20 %), mais elles ont des implications différentes pour le client :
- La main d'œuvre est une prestation de service — elle peut être soumise à retenue à la source si le client est une administration ;
- La location de matériel est une vente de service sans retenue ;
- Certains clients refacturent uniquement la main d'œuvre à un sponsor et gardent la location à leur charge.
Erwan ventile donc systématiquement ses factures en deux sections distinctes : « Prestations techniques » et « Location de matériel ». Ses clients apprécient cette clarté. InvoiceFlow lui permet de regrouper visuellement les lignes par catégorie sans changer la structure comptable.
Le QR SEPA pour les associations rapides
Beaucoup de petites associations rennaises paient par virement bancaire. Mais elles oublient parfois les références, ce qui complique le rapprochement. Erwan inclut systématiquement un QR code SEPA sur ses factures : le trésorier de l'asso le scanne avec son app bancaire, l'IBAN, le BIC, le montant et le libellé sont pré-remplis. Erreur impossible.
Hors-ligne : les festivals en pleine campagne
Plusieurs festivals où Erwan intervient sont en campagne brétonne, en zone parfois mal couverte (festival du château de Combourg, festival celtique de Bécherel, etc.). InvoiceFlow étant hors-ligne d'abord, il fait signer les BL sur place, même sans réseau. Synchronisation au retour.
Le tableau de bord : qui paie vite, qui paie lentement
Après 18 mois, Erwan a identifié grâce à son tableau de bord :
- Les agences événementielles privées paient en moyenne à 12 jours (rapide, sain) ;
- Les associations culturelles paient à 21 jours (acceptable) ;
- Les mairies et collectivités paient à 58 jours (laborieux, mais incompressible) ;
- Un seul client (une grosse boîte de production parisienne) est passé à 95 jours moyens — Erwan a négocié 50 % d'acompte à la commande pour cette typologie.
Le MRR (revenu mensuel récurrent) n'a pas vraiment de sens dans l'événementiel, mais Erwan utilise le jours-à-encaissement moyen pour piloter sa trésorerie et anticiper ses besoins de découvert bancaire en période creuse (janvier-février).
Les acomptes pour gros événements
Pour les gros événements (festivals avec plus de 5 000 € HT de prestation), Erwan applique une politique d'acompte : 30 % à la commande, 70 % après prestation. Il a programmé une condition de paiement spécifique « Acompte 30/70 — gros événement » dans InvoiceFlow, qui génère automatiquement deux factures liées : une « facture d'acompte 30 % » émise dès validation du devis, et une « facture solde 70 % » émise après le BL signé.
Le suivi du temps pour les chantiers complexes
Sur certains événements (montage de structure, plan lumière complexe), Erwan utilise le suivi du temps intégré pour mesurer ses heures réelles. Au bout d'un an de données, il a découvert que ses montages de festival prenaient en moyenne 18 heures alors qu'il les facturait pour 14 heures. Il a ajusté ses devis en conséquence.
Ce qu'il a abandonné
- Le logiciel de bureau qu'il n'ouvrait qu'à la maison (économie : 32 €/mois) ;
- Les délais de 5 à 10 jours pour envoyer une facture après événement (désormais : moins de 24 heures) ;
- Les 60-75 jours d'encaissement moyen (désormais : 28 jours toutes typologies confondues) ;
- Les BL papier qui se perdent dans la cabine du camion.
Ce qu'il dit aux jeunes prestataires événementiels
« Facturez dans les 24 heures qui suivent votre prestation. Pas dans la semaine, pas dans le mois. Dans les 24 heures, tant que vous avez encore l'événement en tête et que votre client est encore dans l'euphorie de sa réussite. Plus vous attendez, plus vous risquez les contestations. Et faites toujours signer un BL sur place, même verbalement c'est insuffisant. Un BL signé, c'est votre meilleure protection juridique. »