Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

InvoiceFlow cho Kiến trúc sư: Lập hóa đơn chuyên nghiệp cho các dự án thiết kế và xây dựng

Vì sao Kiến trúc sư cần công cụ lập hóa đơn tốt hơn

Kiến trúc sư độc lập và các văn phòng kiến trúc nhỏ phải làm việc với các dự án kéo dài — thiết kế nhà ở kéo dài 18 tháng, dự án thương mại tính bằng năm. Việc lập hóa đơn cho những dự án này đòi hỏi một cách tiếp cận có cấu trúc: lập hóa đơn phí theo từng giai đoạn gắn với các cột mốc dự án, lập chứng từ chi phí được hoàn lại, chuyển phí thầu phụ, và sự chuyên nghiệp mà một khách hàng trả 40.000 USD phí thiết kế mong đợi.

Việc lập hóa đơn trong ngành kiến trúc cũng liên quan đến các giai đoạn cụ thể được xác định theo tiêu chuẩn nghề nghiệp: thiết kế ý tưởng (schematic design), phát triển thiết kế (design development), hồ sơ thi công (construction documents), đấu thầu và thương thảo, và giám sát tác giả trong thi công (construction administration). Mỗi giai đoạn có một tỷ lệ phí và các sản phẩm bàn giao cụ thể.

Những điểm khó khăn chính của Kiến trúc sư

InvoiceFlow giải quyết như thế nào

Lập hóa đơn phí theo giai đoạn

Cấu trúc việc lập hóa đơn dự án theo các giai đoạn nghề nghiệp: “Giai đoạn thiết kế ý tưởng — 20% của tổng phí 48.000 USD: 9.600 USD,” “Phát triển thiết kế — 20%: 9.600 USD,” “Hồ sơ thi công — 35%: 16.800 USD.” Dòng tiền được phân bổ trải đều theo tiến độ dự án. Không còn 18 tháng làm việc mà không có nguồn tiền.

Lập hóa đơn chi phí được hoàn lại

Lập chứng từ cho mọi chi phí được hoàn lại trên bảng kê: “Chi phí hoàn lại — Tháng 4/2026: In ấn và vẽ khổ lớn: 340 USD, Phí nộp hồ sơ giấy phép: 1.200 USD, Đi lại khảo sát công trường: 185 USD.” Tổng chi phí hoàn lại: 1.725 USD. Mỗi khoản chi đều có chứng từ. Khách hàng thấy chính xác họ đang hoàn lại những gì.

Chuyển phí thầu phụ

Khi bạn điều phối kỹ sư kết cấu hoặc kỹ sư cơ điện và chuyển phí của họ cho khách hàng: “Thầu phụ — Kỹ thuật kết cấu (đính kèm hóa đơn): 8.500 USD,” “Phí quản lý điều phối (10%): 850 USD.” Chứng từ rõ ràng về chi phí thầu phụ với phí điều phối của bạn được nêu riêng biệt.

Trình chỉnh sửa hóa đơn của Invoice Flow app của một kiến trúc sư — phí giai đoạn hồ sơ thi công với chi phí chuyển tiếp của kỹ sư kết cấu và một khoản cộng phí điều phối 10% cùng số dự án, giai đoạn và giấy phép trong trường tùy chỉnh
Phí giai đoạn, chi phí chuyển tiếp kết cấu và cộng phí điều phối trên các dòng riêng — số dự án, giai đoạn và giấy phép trong trường tùy chỉnh.

Lập hóa đơn dịch vụ bổ sung

Khi khách hàng yêu cầu các dịch vụ vượt ngoài phạm vi công việc ban đầu: “Dịch vụ bổ sung — Điều phối thiết kế nội thất (không có trong phạm vi ban đầu): 4.200 USD.” Được lập hóa đơn chính thức dựa trên một văn bản phê duyệt riêng. Không còn phạm vi công việc phình ra mà không được đền bù.

Lập hóa đơn theo giờ cho giám sát thi công

Đối với giai đoạn giám sát thi công (CA) tính theo giờ, hãy lập chứng từ thời gian: “Giám sát thi công — Tháng 4/2026 — 18 giờ × 185 USD/giờ: 3.330 USD,” “Khảo sát công trường — 3 lần × 250: 750 USD.” Giai đoạn CA được lập chứng từ với mức độ chi tiết phù hợp cho khách hàng và các mối quan hệ nhà thầu của họ.

Tài liệu của Invoice Flow app cho một kiến trúc sư — phí giai đoạn thiết kế sơ phác và hồ sơ thi công, một hóa đơn quản lý thi công theo giờ và một bảng kê chi phí hoàn lại
Phí mỗi giai đoạn, giờ quản lý thi công và một bảng kê chi phí hoàn lại trong một danh sách — toàn bộ cung của một dự án dài.

Quy trình làm việc của bạn với InvoiceFlow

  1. Ký hợp đồng dự án: Thiết lập cơ cấu phí. Hóa đơn giai đoạn 1 được phát hành khi dự án khởi động.

  2. Hoàn thành giai đoạn: Hóa đơn giai đoạn tiếp theo được kích hoạt khi hoàn thành sản phẩm bàn giao. Khách hàng thanh toán. Giai đoạn tiếp theo bắt đầu.

  3. Chi phí hoàn lại hàng tháng: Bảng kê hàng tháng với tất cả các chi phí được hoàn lại. Gửi kèm hóa đơn giai đoạn hoặc gửi riêng.

  4. Dịch vụ bổ sung: Nhận được phê duyệt. Phát hành hóa đơn trước khi bắt đầu công việc bổ sung.

  5. Cuối năm: Phân tích cho thấy thu nhập theo dự án và loại giai đoạn. Chứng từ khai thuế chính xác.

Những tính năng giá trị nhất cho Kiến trúc sư

  1. Payment Schedule (Lịch thanh toán) — Lập hóa đơn phí theo giai đoạn gắn với sản phẩm bàn giao
  2. Expense Tracking (Theo dõi chi phí) — Lập chứng từ chi phí được hoàn lại
  3. Custom Fields (Trường tùy chỉnh) — Số dự án, tên giai đoạn, tham chiếu giấy phép
  4. Analytics (Phân tích) — Thu nhập theo dự án và giai đoạn phục vụ lập kế hoạch kinh doanh
  5. Professional PDF Templates (Mẫu PDF chuyên nghiệp) — Chất lượng hóa đơn phù hợp với khách hàng
  6. Chuyển phí thầu phụ — Dòng chi phí cho phí thầu phụ

Ví dụ thực tế: Pemberton Architecture giải quyết vấn đề dòng tiền

Pemberton Architecture là một văn phòng 3 người chuyên về nhà ở và thương mại nhỏ. Trước khi dùng InvoiceFlow, họ lập hóa đơn đại khái theo tháng cho thời gian đã bỏ ra thay vì theo giai đoạn dự án. Ở các dự án dài, việc lập hóa đơn trở nên thất thường và khách hàng đôi khi thắc mắc về các khoản phí vì thiếu bối cảnh cột mốc giai đoạn. Giờ đây mỗi dự án đều có một lịch phí gắn với các giai đoạn. Khách hàng xác nhận hoàn thành giai đoạn. Việc lập hóa đơn diễn ra ngay tại mỗi cột mốc. Dòng tiền của họ trên một dự án nhà ở 60.000 USD giờ được phân bổ như sau: 12 nghìn USD lúc khởi động, 12 nghìn USD tại giai đoạn SD, 12 nghìn USD tại giai đoạn DD, 18 nghìn USD tại giai đoạn CDs, 6 nghìn USD khi hoàn thành.

Phân tích Invoice Flow app của một kiến trúc sư — thu nhập phí thiết kế từ đầu năm trên các giai đoạn dự án để lập kế hoạch dòng tiền và kinh doanh
Phí theo giai đoạn cộng dồn thành bức tranh từ đầu năm — góc nhìn dòng tiền mà bảng tính thời gian hàng tháng không bao giờ cho thấy.

Bắt đầu

Tải InvoiceFlow miễn phí trên Android. Thiết lập các giai đoạn dịch vụ và tỷ lệ phí tiêu chuẩn của bạn. Cấu trúc dự án tiếp theo của bạn với việc lập hóa đơn theo cột mốc ngay từ hóa đơn đầu tiên.

Thêm cho Kiến trúc sư