Invoice Flow app icon Invoice Flow management Скачать приложение
RU

InvoiceFlow для реселлеров электроники: полное руководство по выставлению счетов

Выставление счетов за B2B-оптовые продажи, институциональных клиентов, обратный выкуп оборудования и потребительскую перепродажу

Реселлеры электроники работают с типами счетов, которые охватывают всё — от неформальных потребительских чеков до институциональных заказов на закупку, требующих документации EIN и инструкций для банковского перевода. InvoiceFlow справляется с B2B-стороной перепродажи электроники — оптовыми счетами с классами состояния и документацией гарантии, институциональным выставлением счетов по заказам на закупку с полями EIN, чеками обратного выкупа оборудования с формулировкой о чистоте права собственности и профессиональным форматом счёта, которого ожидают школьные округа, корпорации и некоммерческие учреждения.

B2B-счета на оптовую продажу электроники

При продаже восстановленной или бывшей в употреблении электроники компаниям партиями от 5 единиц и более счёт должен чётко документировать состояние, характеристики и гарантию.

Продажа электроники — [Имя покупателя] — [Дата]:

Данные покупателя:

Позиции: (Для каждой позиции)

Условия оплаты: [предоплата 50% + остаток до отгрузки (новые) / Net-30 (постоянные)] EIN: [###-######] Банковский перевод: [Название банка, номер маршрутизации, номер счёта] Гарантия: [N]-дневная ограниченная гарантия — см. условия ниже

Система классификации состояния

Документирование состояния в каждом счёте предотвращает споры о том, что было поставлено. Используйте единую систему классификации:

Всегда тестируйте каждое устройство перед присвоением класса. Если вы не можете гарантировать класс, продавайте как As-Is с раскрытием информации.

Счета по институциональным заказам на закупку

Редактор счетов в приложении Invoice Flow у реселлера электроники — CPU, материнская плата, RAM, GPU, SSD и сборка отдельными позициями со скидкой на комплект и гарантией в кастомных полях
Каждый компонент и сборка отдельной строкой — никто не спорит о том, что внутри.

У школ, НКО, государственных органов и медицинских организаций есть особые требования к счетам, отличающиеся от стандартного B2B.

Институциональная продажа электроники — [Название учреждения] — [Дата]:

Данные учреждения:

Позиции (тот же формат, что и B2B выше):

Платёжные данные:

Гарантия: все устройства имеют [N]-дневную ограниченную гарантию.

Требование EIN для институциональных покупателей

Любой институциональный покупатель, который платит вам более $600 в год, обязан подать форму 1099 по вашим услугам. Им нужен ваш EIN, прежде чем они смогут оформить вас как утверждённого поставщика. Институциональные отделы закупок часто будут затягивать заказ, пока у них не будет вашего EIN в досье — укажите его в первом счёте, чтобы избежать задержек.

Требование номера PO

Большинство школ, государственных органов и НКО не могут юридически выделить средства без утверждённого заказа на закупку. Если у них ещё нет PO, спросите у контактного лица по закупкам, когда он будет выпущен, прежде чем начинать готовить заказ. Никогда не отгружайте институциональным покупателям без подтверждённого PO.

Счета на обратный выкуп оборудования и trade-in

При покупке оборудования у компаний документируйте сделку счётом на обратный выкуп. Это защищает вас от ответственности, если у устройств окажутся проблемы с правом собственности.

Обратный выкуп оборудования — [Имя продавца] — [Дата]:

Данные продавца:

Приобретённое оборудование:

Оплата: [Чек / Банковский перевод / Наличные — сумма и способ] Основа состояния: указанные выше цены основаны на визуальном осмотре и тестировании включения. Окончательная цена зависит от [N]-дневного функционального тестирования. Корректировки цены сообщаются в течение [N] рабочих дней.

Заверение продавца: «Продавец гарантирует, что все перечисленные выше устройства находятся в законном владении Продавца и свободны от любого залога, заявления о краже или претензии о возврате. Продавец принимает на себя всю ответственность за проблемы с правом собственности, обнаруженные после покупки».

Дата: _________ | Подпись продавца: _________

Документирование серийного номера / IMEI позволяет правоохранительным органам отслеживать устройство при возврате, если оно окажется краденым. Храните эту запись не менее двух лет.

Чеки для потребительских продаж

Для индивидуальных потребительских продаж с торговых площадок — чек для записей покупателя:

Чек о продаже электроники — [Название вашей компании] — [Дата]:

Для потребительских покупателей серийный номер/IMEI в чеке ценен, если устройство потом будет потеряно или украдено.

Документирование гарантии в счетах

Документы Invoice Flow app реселлера электроники — отправленная кастомная сборка, оптовый заказ ноутбуков для ИТ-отдела, восстановленный телефон с IMEI и продажа на eBay
Кастомная сборка, ИТ-заказ на 10 ноутбуков, восстановленный телефон с IMEI, продажа на eBay — одна запись дохода.

Указывайте условия гарантии прямо в каждом счёте. «Протестировано и работает» — это не гарантия, это заявление, которое провоцирует споры.

Стандартная формулировка гарантии:

«Это устройство имеет [N]-дневную ограниченную гарантию, покрывающую заводские дефекты деталей и работы. Эта гарантия не покрывает: физические повреждения, повреждения жидкостью, несанкционированные модификации или косметический износ. Гарантийное обслуживание: [контактная информация / адрес возврата / процесс]. Гарантия начинается с даты покупки».

Для институциональных покупателей добавьте: «Гарантийная документация доступна для целей аудита. Свяжитесь по адресу [email], чтобы запросить записи о регистрации гарантии».

Использование InvoiceFlow для выставления счетов реселлером электроники

EIN в вашем профиле: добавьте свой EIN в профиль компании InvoiceFlow. Он автоматически появляется в каждом счёте — вам никогда не нужно помнить о его включении.

Шаблон характеристик устройства: создайте шаблон позиции с полями для модели, процессора, ОЗУ, накопителя, ёмкости батареи и класса состояния. Заполняйте характеристики для каждого заказа, а не перепечатывайте их.

Стандарт класса состояния: установите свои определения классов один раз. Предзагрузите их в поле «Примечания» вашего шаблона счёта, чтобы покупатели всегда видели одну и ту же формулировку классификации.

Шаблоны уровней гарантии: создайте три шаблона счёта — по одному на каждый уровень гарантии. Выбирайте нужный шаблон для каждой продажи, чтобы формулировка гарантии всегда была точной и полной.

Шаблон обратного выкупа с заверением: создайте счёт на обратный выкуп с формулировкой заверения продавца в поле «Примечания». В момент покупки попросите продавца подписать распечатанный счёт или подтвердить согласие по email.

Поле PO: InvoiceFlow включает поле для ссылки на заказ на закупку. Всегда подтверждайте номер PO перед отгрузкой институциональных заказов.

Руководство по ценообразованию и марже для восстановленной электроники

Структура маржи для восстановленной электроники:

Для институциональных клиентов: учитывайте стоимость дополнительного тестирования, документирования и гарантийных обращений. Валовая маржа на институциональных продажах обычно ниже, чем на потребительских, но денежный поток более надёжен.

Скачайте InvoiceFlow. Добавьте свой EIN в профиль компании. Создайте B2B-шаблон счёта с классами состояния и формулировкой гарантии. Создайте счёт на обратный выкуп с заверением о чистоте права собственности. Институциональный клиент, который платит net-30 за заказ на 40 единиц, даёт больше предсказуемости, чем месяц индивидуальных сделок на торговых площадках.

InvoiceFlow — это бесплатное приложение для выставления счетов на Android, созданное для владельцев малого бизнеса. Отправляйте профессиональные B2B-счета, документируйте обратный выкуп оборудования, управляйте институциональным выставлением счетов по PO и отслеживайте условия гарантии — всё с вашего телефона.