InvoiceFlow pro stěhovací firmy: Kompletní průvodce fakturací

Fakturační systém vytvořený pro stěhování domácností, komerční relokační služby a firmy zajišťující dálková stěhování

Fakturace ve stěhovací firmě má jedinečná rizika, kterým většina servisních firem nečelí. Spory o poškození, pozdní zrušení, mezery v cash flow u dálkových stěhování i složité požadavky komerčních relokací — to vše vyžaduje strukturovaný přístup k fakturaci.

InvoiceFlow zvládne každý typ fakturace stěhovací firmy z jedné aplikace pro Android. Tento průvodce popisuje, jak každý z nich nastavit.

Zálohové faktury: Základ ochrany

Nejdůležitější změnou ve fakturaci, kterou může stěhovací firma udělat, je vyžadování zálohy při objednání. Bez zálohy čelíte:

Pozdním zrušením bez finanční ochrany
Nedostavení se s blokovaným vozidlem a posádkou
Klientům, kteří si objednají více firem a vyberou až v den stěhování

Nevratná záloha ve výši 25 %, držená do 48 hodin před termínem stěhování, je oborovým standardem pro ochranu bez přeplácení.

„Záloha na stěhovací službu — [Jméno klienta] — datum stěhování: [datum]: Odhadovaná hodnota stěhování: 45 000 Kč Záloha (25 % — nevratná v posledních 48 hodinách před stěhováním): 11 250 Kč Zbytek k úhradě po řádném dokončení: 33 750 Kč

Termín stěhování je potvrzen a rezervován po přijetí této zálohy.“

Zálohovou fakturu vytvořte v InvoiceFlow a odešlete ji ještě týž den, kdy proběhl objednávkový hovor. Nastavte splatnost 48 hodin. Pokud není zaplacena, termín je volný. Klienti, kteří platí zálohu, téměř nikdy neruší.

Faktura za dokončení s potvrzením

Editor faktur stěhovací firmy v aplikaci Invoice Flow — rozepsané rezidenční stěhování s prací, vozem, kilometry, balicím materiálem a ochranou nábytku a odečtenou zálohou z rezervace — Práce, vůz, kilometry, materiál a ochrana po položkách — se zaplacenou zálohou jako zápornou položkou, aby byl zůstatek nezpochybnitelný.

Když je stěhování hotové, vytvořte na místě konečnou fakturu a vyberte zbývající částku spolu s podepsaným potvrzením spokojenosti.

„Stěhovací služby — [Jméno klienta] — [datum]: Práce stěhováků — [X] členů posádky × [X] hodin: [částka] Poplatek za vozidlo a palivový příplatek: [částka] Balicí materiál (po položkách): [částka] Montáž/demontáž: [částka] Mezisoučet: [částka] Uplatněná záloha: ([částka]) K úhradě: [částka]

Podpis klienta potvrzující řádné dokončení služeb: ___________“

Podpis o spokojenosti se nevzdává práva klienta reklamovat pozdější poškození, ale prokazuje, že stěhování bylo v okamžiku předání dokončeno k jeho spokojenosti. Reklamace poškození po dokončení proti podepsanému potvrzení jsou podstatně slabší než ty bez dokumentace.

Dokumentace stavu před stěhováním

Než naložíte jediný předmět:

Vyfotografujte nábytek, umělecká díla, elektroniku a křehké předměty z více úhlů
Zaznamenejte jakékoli stávající poškození do poznámek k faktuře nebo do kontrolního seznamu stavu
Nechte klienta parafovat seznam stavu před stěhováním

Když vaše dokumentace prokazuje, že předmět byl poškrábaný už před stěhováním, reklamace poškození po stěhování týkající se tohoto předmětu neobstojí.

Fakturace hodinové práce

Dokumenty v aplikaci Invoice Flow app u stěhovací firmy — stěhování domácnosti, firemní relokace s HR referencí, stěhování na dlouhou vzdálenost, rezervační záloha a měsíční skladování — Stěhování domácností, firemní relokace s HR referencí, dálková zakázka a záloha — celé portfolio stěhování v jednom pohledu.

Většina lokálních stěhování domácností se fakturuje na základě tří složek:

Práce: velikost posádky × odpracované hodiny × hodinová sazba
Poplatek za vozidlo: paušální nebo dle kilometrů
Materiál: krabice, fólie, obaly na matrace, šatní krabice

„Práce stěhováků — [Jméno klienta] — [datum]: Posádka: 3 stěhováci × 6,5 hodiny × 1 625 Kč/stěhovák/hod: 31 687,50 Kč Poplatek za 26stopý vůz (do 50 km): 3 750 Kč Palivový příplatek za kilometry (38 km × 24 Kč): 912 Kč Šatní krabice (4, vratné): 1 000 Kč Obaly na matrace (2 king): 500 Kč Příplatek za stěhování piana (pianino): 3 750 Kč Celkem: 41 599,50 Kč“

Všechny své standardní sazby si předem sestavte v katalogu služeb InvoiceFlow. Příplatky za speciální předměty (piana, kulečníkové stoly, trezory, zbraňové trezory) definujte s konkrétními sazbami, které uplatňujete konzistentně.

Fakturace dálkových a vícedenních stěhování

U stěhování vyžadujících přenocování nebo pokrývajících větší vzdálenost rozděluje fázová fakturace příjem napříč celou operací:

Fáze 1 — Nakládka (40 % z celku): posádka a vozidlo na místě původu. Splatné na začátku nakládky. Fáze 2 — Přeprava (proměnlivá): palivo, kilometry, mýtné. Splatné v cílovém místě. Fáze 3 — Vykládka a montáž (zbývající částka): posádka v cíli, montáž. Splatné po dokončení.

„Dálkové stěhování — [Jméno klienta] — [původ] do [cíl]: Fáze 1 — den nakládky: 4 posádka × 8 hodin × 1 625 Kč/hod: 52 000 Kč. Platba za fázi: 30 000 Kč. Fáze 2 — přeprava: 412 km × 46 Kč: 18 952 Kč. Mýtné: 950 Kč. Platba: 19 902 Kč. Fáze 3 — vykládka: 3 posádka × 5 hodin × 1 625 Kč/hod: 24 375 Kč. Montáž: 6 000 Kč. Konečná: 30 375 Kč. Celkem: 80 277 Kč“

Fázová fakturace zajišťuje, že nikdy nepředfinancujete dva dny posádky a paliva bez smysluplné platby.

Fakturace komerčních relokací

Stěhování firem a kanceláří vyžaduje formátování faktury, které dokáže zpracovat firemní účetní oddělení:

Odkaz na číslo objednávky (PO)
Zdokumentovaná změna sídla firmy (stará adresa → nová adresa)
Práce a poplatky za vozidlo po položkách
Zdokumentovaná speciální manipulace (IT technika, serverovny)
Příplatky za práci mimo pracovní dobu nebo o víkendu
Platební podmínky Net-30

„Komerční stěhovací služby — [Název firmy]: Číslo objednávky: PO-2026-FAC-0291 Stěhování kanceláře: [stará adresa] → [nová adresa] Práce stěhováků — 6 posádka × 10 hodin: 97 500 Kč 3 vozidla: 11 250 Kč Příplatek za práci mimo pracovní dobu: 10 000 Kč Speciální manipulace s IT technikou: 8 750 Kč Celkem: 127 500 Kč — Platební podmínky: Net-30“

Faktury za uskladnění a mezideponii

Opakované faktury v Invoice Flow app pro stěhovací firmu — měsíční klimatizovaný skladovací box účtovaný automaticky po stěhování — Uskladněné věci se fakturují samy — klimatizovaný box vyúčtovaný týž den každý měsíc.

Pokud nabízíte dočasné uskladnění jako součást stěhování, fakturujte jej samostatně s jasným časovým rozsahem:

„Uskladnění při stěhování — [Jméno klienta]: Pronájem skladovacího boxu: 15. června – 10. července 2026 (25 dní) Klimatizovaný box 3 × 4,5 m: 300 Kč/den × 25 dní: 7 500 Kč Manipulace při navezení a vyvezení: 3 750 Kč Celkem služby uskladnění: 11 250 Kč“

Co InvoiceFlow dělá pro stěhovací firmy

Vytváření zálohových faktur: odeslány ihned při objednání s termínem splatnosti
Faktura za dokončení s podpisovým řádkem: vytvořena na místě z mobilu
Katalog služeb: předpřipravené sazby za hodiny posádky, vozidla, materiál, speciální předměty
Šablony fázové fakturace: vícefázové faktury pro dálková stěhování
Vlastní firemní pole: čísla PO, podmínky net-30, dokumentace adresy firmy
Sledování plateb: přehled o stavu záloh a nezaplacených částkách podle zakázky

Jak začít

Sestavte katalog služeb: hodinové sazby na člena posádky, poplatky za vozidla, kilometry, materiál, speciální příplatky
Vytvořte šablonu zálohové faktury — 25 % odhadované hodnoty stěhování, nevratná v posledních 48 hodinách
Sestavte šablonu faktury za dokončení s podpisovým řádkem o spokojenosti
Vytvořte šablonu fázové fakturace pro vícedenní dálková stěhování
Odešlete zálohovou fakturu na svou příští objednávku ještě než zavěsíte telefon

Stáhněte si InvoiceFlow. Zálohové faktury vás chrání. Potvrzení o dokončení vás chrání. Profesionální fakturace je to, co dělá ze stěhovací firmy skutečný podnik.

InvoiceFlow je bezplatná fakturační aplikace pro Android, navržená pro nezávislé profesionály a majitele malých firem.