InvoiceFlow pro stěhovací firmy: od cenové nabídky po konečnou fakturu, každé stěhování pod kontrolou

Proč stěhovací firmy potřebují profesionální fakturaci

Stěhování je náročná služba, při které máte v rukou nejcennější majetek klienta. Finanční transakce by měla odpovídat této míře důvěry — profesionální, přehledná a férová. Přesto mnoho malých stěhovacích firem stále používá ručně psané nabídky a neformální stvrzenky, které vedou ke sporům, když se konečná faktura liší od odhadu.

Fakturace stěhování kombinuje: hodinovou práci (velikost party × hodiny), pronájem vozidla nebo náklady na palivo, balicí materiál (krabice, páska, výplně), příplatky za speciální předměty (piano, trezor, křehké umění), skladovací poplatky, příplatky za dlouhé přenášení, příplatky za schody a čas na cestu. Každou položku je třeba jasně zdokumentovat — jak kvůli transparentnosti vůči zákazníkovi, tak kvůli ochraně firmy před spory typu „účtovali jste mi víc, než jsem čekal“.

Klíčové problémy stěhovacích firem

Zákazníci rozporují konečnou fakturu, když překročí odhad
Balicí materiál, příplatky za speciální předměty a doplňkové poplatky nejsou konzistentně zdokumentovány
Žádný formální systém nabídka–faktura — ústní odhady vytvářejí spory
Žádný požadavek na zálohu — zákazníci ruší na poslední chvíli bez postihu
Komerční stěhovací klienti vyžadující formální faktury podle svých účetních požadavků
Žádná evidence toho, která stěhování jsou zaplacená a která zůstávají neuhrazená

Jak to řeší InvoiceFlow

Podrobná struktura nákladů na stěhování

„Stěhovací práce — 3členná parta, 6 hodin à 3 000 Kč/h: 18 000 Kč“, „2členná parta, 4 hodiny: 9 000 Kč“, „Vozidlo 28 ft — příplatek za palivo: 1 600 Kč“, „Stěhovací krabice (20 ks mix): 1 100 Kč“, „Šatní krabice (5 ks): 1 500 Kč“, „Příplatek za stěhování piana: 3 800 Kč“, „Příplatek za schody — 2 patra: 1 900 Kč“, „Dlouhé přenášení — přes 25 m od dveří: 1 500 Kč“. Každý náklad zdokumentován. Žádná překvapení.

Editor faktury v aplikaci Invoice Flow app u stěhovací firmy — hodiny 3členné čety, palivo do vozu, šatní krabice, příplatek za piano a poplatky za schody a dlouhý přenos na místě se zaznamenanou zálohou — Četa, vůz, piano, schody, které nikdo nezmínil — každá položka se vysvětlí sama.

Nabídka → faktura s dokumentací změn

Před stěhováním odešlete formální cenovou nabídku. Když se skutečná zakázka liší (nábytek navíc, trvá déle, víc schodů), přidejte do faktury položky s krátkým popisem vysvětlujícím každý přírůstek. Zákazník přesně vidí, co se změnilo. Spory řeší transparentní dokumentace.

Zálohová faktura pro zajištění rezervace

Vystavte zálohovou fakturu (obvykle 3 000–12 000 Kč podle velikosti zakázky) při rezervaci. Tím se zajistí termín. Pokud zákazník zruší do 48 hodin, chrání vás vaše storno podmínky (zdokumentované v poznámkách k faktuře nebo v připojené smlouvě). Už nedorazíte připraveni pracovat k zákazníkovi, který se neukáže.

Dokumenty v Invoice Flow app pro stěhovací firmu — stěhování domu se zaplacenou zálohou, nabídka na přesun kanceláře a měsíční faktury za skladování — Záloha zajištěna, nabídka na kancelář venku, skladování účtované měsíčně — kalendář se sám zaplatí.

Faktury pro komerční stěhování

Přesuny kanceláří a komerční stěhování zahrnují nákupní požadavky — čísla projektů, autorizační kódy stěhování, fakturace na oddělení. Přidejte je do vlastních polí InvoiceFlow. Faktura splňuje požadavky firmy na vykazování nákladů.

Fakturace skladovacích poplatků

Pokud nabízíte skladování mezi vystěhováním a nastěhováním, sledujte dobu skladování a vystavujte měsíční faktury za sklad. Pro klienty s dlouhodobým skladováním použijte opakované faktury. Automaticky, přesně, profesionálně.

Váš pracovní postup s InvoiceFlow

Odeslána nabídka: Vytvořte formální cenovou nabídku s odhadovanou velikostí party, hodinami a materiálem.
Rezervační záloha: Vystavte proforma fakturu na zálohu. Klient platí. Termín zajištěn.
Den stěhování: Dokončete stěhování. Zaznamenejte skutečné hodiny, jakékoli předměty nebo služby navíc.
Po stěhování: Vytvořte konečnou fakturu z cenové nabídky. Přidejte doplňky. Odečtěte výši zálohy (již zaplaceno). Odešlete klientovi. Profesionálně a přehledně.
Komerční stěhování: Přidejte odkaz na projekt a kód oddělení do vlastních polí.
Skladovací klient: Měsíční opakovaná faktura se generuje automaticky.

Nejcennější funkce pro stěhovací firmy

Podrobná struktura položek — Každá součást stěhování zdokumentována
Nabídka → faktura — Nabídky se převádějí a odstraňují cenové spory
Zálohová faktura — Zajištění rezervace
Vlastní pole — Požadavky na fakturaci komerčního stěhování
Opakované faktury — Měsíční fakturace skladovacích klientů
Analytika — Příjmy podle typu služby a měsíce

Reálný příklad: QuickMove přestal ztrácet peníze na sporech

QuickMove realizoval 8–12 stěhování týdně. Spory zákazníků o konečnou cenu je stály 1–2 hodiny týdně na vyjednávání. S InvoiceFlow začíná každé stěhování formální nabídkou. Zálohové faktury zajišťují rezervaci. Konečné faktury jasně dokumentují každou položku navíc. Jejich míra sporů klesla během prvního měsíce téměř na nulu. Systém záloh odstranil ztráty z rušení na poslední chvíli.

Jak začít

Stáhněte si InvoiceFlow zdarma pro Android. Vytvořte si knihovnu stěhovacích služeb se sazbami party, poplatky za vozidlo a běžnými doplňky. Odešlete svou první formální stěhovací nabídku ještě dnes.