Ландшафтний дизайнер із Бучі: як виставляти рахунки для донорських проєктів відновлення і приватних замовників одночасно

Від редакції InvoiceFlow — опубліковано 1 червня 2026 р. — читання 9 хвилин

Квітень 2025 року. Тетяна Волошин стоїть у саду відновленого будинку на вулиці Яблунській у Бучі. Хазяїн повернувся з-за кордону три місяці тому і відразу попросив Тетяну: «Зробіть сад, яким він був — або ще кращим». Вони сидять разом над планом, де намальовані нові дерева, квіткові бордюри, альтанка. Наприкінці зустрічі — перший рахунок: консультація та ескізний проєкт, 8 500 грн.

Одночасно в телефоні — повідомлення від голландської НКО: «Наш грант на озеленення трьох вулиць затверджено. Надішліть рахунок у євро за перший етап робіт».

Дві реальності. Два клієнти. Дві валюти. Один застосунок.

Тетяна Волошин — ландшафтний дизайнер. ФОП 3 групи. До 2022 року вона проєктувала приватні сади в Ірпені, Бучі та Гостомелі — заможних передмістях Києва з великими ділянками. Після 2022 року її робота набула іншого виміру: відновлення знищених або занедбаних садів стало проєктами з особливим значенням — і особливим фінансуванням.

Донорські кошти і вимоги до звітності

Частина відновлювальних проєктів у Бучі і навколишніх районах фінансується з міжнародних донорських фондів: голландські, шведські, канадські НКО виділяють кошти на озеленення та благоустрій як частину програм відновлення. Ці гроші приходять в EUR і мають чіткі умови: підрядник зобов'язаний надавати рахунки, сумісні з вимогами грантової звітності.

Що це означає на практиці? Рахунок має бути на конкретний етап роботи (не «ландшафтний дизайн взагалі», а «Етап 1: консультація і проєкт — €400», «Етап 2: реалізація — €1 200»). В рахунку зазначено: дата, опис, сума в EUR, реквізити підрядника (тобто Тетяни), реквізити замовника (НКО). Обов'язково — номер рахунку і посилання на договір чи грант.

— Перший донорський рахунок я готувала 4 години, — згадує Тетяна. — Не знала формату, намагалася зрозуміти їхній шаблон, перекладала. Потім зателефонувала куратору проєкту і він пояснив, що потрібно. Я переробила. Потім переробила ще раз. Це було важко.

Приватні клієнти і гривневий облік

Паралельно йдуть приватні замовлення. Власники відновлених будинків — переважно люди, що повернулися з-за кордону або залишилися і відремонтували самотужки. Вони платять у гривнях. Їм потрібен простий рахунок і, у кращому випадку, акт виконаних робіт для власних записів або для звіту перед банком (деякі беруть кредити на відновлення).

Структура типового приватного проєкту: консультація — 3 000 грн, ескізний проєкт — 8 500 грн, авторський нагляд під час реалізації — 4 000 грн. Кожен етап — окремий рахунок. Клієнт бачить, за що саме платить.

— Одна господиня сказала: «Я завжди боялася, що мені нарахують більше, ніж домовлялись». Після того, як вона побачила, що кожен етап — окремий рахунок із чіткою сумою, вона розслабилася. І рекомендувала мене трьом сусідкам, — розповідає Тетяна.

Як InvoiceFlow організував двовалютну роботу

Тетяна знайшла InvoiceFlow через рекомендацію подруги-фрілансерки. Перша ж спроба показала: застосунок вміє те, що їй потрібно — різні валюти, поетапне виставлення рахунків, база клієнтів.

Для донорських проєктів вона створила профіль НКО з усіма реквізитами: назва організації, країна, адреса, email для рахунків. Мова рахунку — англійська. Валюта — EUR. В описі позиції — чіткий опис етапу і посилання на грант: «Stage 1 — Landscape design and project documentation, grant ref. BUC-2025-04».

Для приватних клієнтів — простіші профілі: ім'я, телефон, адреса об'єкта. Мова — українська. Валюта — UAH. Три позиції: консультація, проєкт, нагляд — і за потреби розбивка по платежах.

— Я більше не витрачаю 4 години на рахунок для донора, — каже вона. — Тепер — 10 хвилин. І з першого разу правильно.

Три etapi — три рахунки — один проєкт

Найбільша зміна в її роботі — це перехід до систематичного поетапного виставлення рахунків. Раніше Тетяна нерідко виставляла один рахунок наприкінці проєкту — «за всі роботи». Це зручно для клієнта, але ризиковано для підрядника: якщо проєкт затягується або клієнт відмовляється платити — весь дохід під загрозою.

Тепер структура виглядає так: рахунок 1 після консультації і підписання договору — 30% від загальної суми (аванс). Рахунок 2 після затвердження ескізного проєкту — ще 40%. Рахунок 3 після завершення авторського нагляду — останні 30%.

InvoiceFlow дозволяє бачити, який рахунок у якому статусі: «надіслано», «переглянуто», «оплачено», «прострочено». Для проєктів з донорами, де між виставленням рахунку і реальним надходженням коштів може пройти 3-4 тижні (особливості грантових процедур), це особливо важливо — щоб не загубити рахунок у потоці листування.

Буча відроджується: символізм і практика

Тетяна каже, що повернення зелені в Бучу — це не тільки естетика. Це психологія. Люди, які повертаються до відновлених будинків, спочатку зосереджуються на стінах і дахах — а потім хочуть бачити зелень. Сад стає знаком нормальності.

— Один дід, якому 74 роки, повернувся і першим питанням запитав: «Яблуні ще живі?» Яблуні були живі. Він плакав. Я розуміла цей плач, — тихо говорить вона.

Цей контекст робить її роботу значущою поза рамками просто «ландшафтного дизайну». Але він не скасовує практичну необхідність правильно оформлених рахунків, вчасно отриманих грошей і впорядкованого обліку. Тетяна навчилася поєднувати і те, і інше.

Результати двох сезонів із InvoiceFlow

За два сезони (2024 і 2025 рр.) Тетяна виконала 23 проєкти: 15 приватних (UAH, загалом ~580 000 грн) і 8 донорських або напівдонорських (EUR, загалом ~€18 400). Всі рахунки вчасно виставлені, 21 з 23 проєктів повністю оплачені. Двоє приватних клієнтів затримали фінальний платіж — InvoiceFlow нагадував автоматично, і обидва розрахувалися протягом місяця після дедлайну.

— Перший раз за свою фрілансерську кар'єру я завершила рік без «хвостів» — без незакритих рахунків і незрозумілих сум, — каже вона. — Це відчуття порядку. Мені воно дуже потрібне після всього, що пережила.

Поради ландшафтним дизайнерам і фрілансерам зі складними проєктами

Поетапне виставлення рахунків захищає ваш грошовий потік. Не виконуйте весь проєкт, а потім виставляйте один рахунок. Аванс, проміжний результат, фінал — три кроки, три рахунки, три захищені частини вашого доходу.

Для донорських проєктів уточнюйте формат рахунку ще до початку роботи. Зателефонуйте куратору і запитайте: що має бути в рахунку? Назва гранту, номер, опис етапу? Заздалегідь налаштований шаблон — і ви більше не витрачатимете 4 години на один документ.

Зберігайте деталі проєкту в профілі клієнта. Адреса об'єкту, номер договору, умови оплати — все в одному місці. Коли виставляєте черговий рахунок через три місяці, не треба нічого шукати.

Відстежуйте прострочені рахунки щотижня. Якщо є донорський рахунок, «застряглий» через грантові процедури — надішліть нагадування куратору. Це нормальна ділова практика, а не тиск.

Завантажте InvoiceFlow безкоштовно

Для ландшафтних дизайнерів і проєктних фрілансерів, що працюють із різними джерелами фінансування — InvoiceFlow підтримує поетапне виставлення рахунків, мультивалютність і ведення клієнтської бази. Безкоштовно на Google Play.