Перекладач з Одеси: як Андрій Мельник приборкав три валюти і зупинив помилки в рахунках

Від редакції InvoiceFlow — опубліковано 1 червня 2026 р. — читання 8 хвилин

Четверта помилка в рахунку сталася у листопаді. Андрій Мельник виставив польській юридичній фірмі рахунок на 2 400 PLN — але за курсом попереднього тижня замість актуального, і сума в рахунку не збіглася з тією, яку клієнт очікував побачити після пересрахунку. Польський бухгалтер написав у WhatsApp: «Andrii, can you resend the invoice? The amount doesn't match.» Андрій витратив ще годину на виправлення, пересилання і вибачення. Четвертий раз за рік. Він вирішив, що так більше не може тривати.

Приморський район, три мови, три ринки

Андрію 36 років. Він живе в Приморському районі Одеси — кілька кроків до Потьомкінських сходів, коли не йде злива. Він перекладає з англійської та німецької на українську і назад: юридичні документи, технічна документація, іноді художні тексти. Одеса — портове місто з давніми міжнародними зв'язками, і у Андрія є стабільний потік клієнтів з трьох ринків.

Польська юридична фірма «Kowalski & Partnerzy» платить йому в PLN — вони уклали рамковий договір і платять за кожен переклад окремим платежем. Австрійська технічна компанія «Technobau GmbH» — в EUR, за щомісячними рахунками. Американське видавництво «Meridian Press» — в USD, за проектами.

Три валюти, три платіжні цикли, три різних набори реквізитів. І все це Андрій намагався вести в Excel.

Excel і чотири помилки: анатомія хаосу

Таблиця Андрія виглядала так: окремий аркуш для кожного клієнта, стовпці «Дата», «Проект», «Сума», «Валюта», «Курс НБУ», «Еквівалент UAH». Теоретично — ідеальна система. На практиці — постійні помилки.

Помилка 1 (лютий): Виставив рахунок польському клієнту на 1 800 PLN, але в Excel вписав 1 080 PLN. Польський клієнт заплатив 1 080 і вважав рахунок закритим. Андрій помітив різницю через місяць. Два тижні листування і незручний розмова про «де решта».

Помилка 2 (квітень): Забув оновити курс EUR/UAH в Excel. Виставив австрійцям рахунок на €650, але в UAH-еквіваленті вказав суму за курсом тижневої давнини. Декларація за квартал показала розбіжності.

Помилка 3 (серпень): Дублював шаблон рахунку для американського клієнта і забув змінити номер. Два рахунки з однаковим номером INV-2025-031. Meridian Press запитали: «Are these two different invoices or a duplicate?» Довелося пояснювати.

Помилка 4 (листопад): Опис вже знаємо.

Кожна помилка — не тільки незручність. Це підрив довіри з боку клієнтів, з якими він хоче працювати роками. Польська фірма вже раз запитала: «Andrii, do you have accounting software?» — і він зрозумів натяк.

Пошук рішення: що не спрацювало

Андрій спробував кілька підходів до того, як знайшов InvoiceFlow.

Google Docs шаблони: Красиві, але ручне заповнення — та ж помилковість, що і в Excel. Курс вбивати вручну, нумерацію тримати в голові.

Zoho Invoice (безкоштовна версія): Непоганий продукт, але інтерфейс англійською, складний для налаштування під українські реквізити ФОП, і РНОКПП нікуди не вписати нормально. Крім того, хмарний сервіс вимагає стабільного інтернету.

Invoice Maker (ще один Android-додаток): Прості рахунки, але немає мультивалюти з автоматичним курсом НБУ. І немає повноцінного профілю ФОП з українськими реквізитами.

InvoiceFlow: мультивалюта і авто-нумерація

InvoiceFlow Андрій знайшов через відгуки в Ukrainian Freelancers Telegram-групі. Встановив, провів налаштування профілю за 15 хвилин.

Що вирішило його конкретні проблеми:

Автоматична нумерація рахунків

InvoiceFlow веде послідовну нумерацію сам. Номер рахунку генерується автоматично при створенні і не повторюється. Проблема з дублікатами INV-2025-031 — зникла фізично. Не можна виставити два рахунки з однаковим номером.

Мультивалютні рахунки з курсом НБУ

При створенні рахунку обираєш валюту: PLN, EUR або USD. Додаток автоматично показує гривневий еквівалент за актуальним курсом НБУ. Курс берется з офіційного джерела — Андрію більше не треба шукати курс вручну і ризикувати застарілими даними.

Збережені профілі клієнтів

Три клієнти — три окремих профілі в додатку. Для кожного збережені: юридична назва, адреса, реквізити, валюта за замовчуванням, мова рахунку, умови оплати. Новий рахунок для польського клієнта — просто обрав «Kowalski & Partnerzy», і всі поля заповнені автоматично. Залишається тільки вписати деталі проекту і суму.

Відстеження статусів оплати

Андрій бачить список всіх рахунків з їхніми статусами: «Виставлено», «Переглянуто», «Оплачено», «Прострочено». Для кожного — дата виставлення і дедлайн оплати. Польська фірма іноді затримує оплату — тепер Андрій бачить це одразу, а не через місяць.

Реальні цифри за рік роботи

Через 12 місяців після переходу на InvoiceFlow Андрій підрахував:

8 годин на місяць — це фактично ще один повний робочий день, який тепер йде на переклади замість адміністративної роботи. При ставці Андрія ~₴1 200 за годину перекладу — це ₴9 600 додаткового потенційного доходу на місяць.

Особливості роботи перекладача як ФОП

Для перекладачів, які хочуть відкрити ФОП, є кілька специфічних моментів.

Яка група єдиного податку?

Якщо клієнти — іноземні компанії або українські юридичні особи — тільки 3 група. Якщо виключно фізичні особи або інші ФОП — можна 2 група. Андрій обрав 3 групу через польського і австрійського B2B-клієнтів.

КВЕД для перекладача

Найчастіше використовують 74.30 — «Діяльність з перекладання та тлумачення». Можна додати також 63.91 (діяльність інформаційних агентств) якщо перекладаєте новини.

Документи для банку при SWIFT-платежах

Для кожної великої транзакції банк може запросити: договір, рахунок-фактуру, акт виконаних робіт або delivery note. Андрій веде рамковий договір з кожним клієнтом і до кожного рахунку прикладає опис виконаних робіт.

ПДВ і перекладацькі послуги

ФОП на 3 групі без ПДВ не нараховує ПДВ. При наданні послуг іноземним компаніям місце постачання — за місцем знаходження отримувача послуг (не Україна), тому українські ПДВ-питання взагалі не виникають для Андрія. Єдиний податок — 5% від доходу.

Як Андрій пояснює клієнтам відсутність VAT

Польський клієнт одного разу запитав: «Де ваш NIP і VAT?» Андрій вже знав відповідь: у нього є РНОКПП (індивідуальний податковий номер), але він не є платником ПДВ в Україні. Для польської фірми — reverse charge: вони самі нараховують і сплачують VAT у Польщі.

У рахунку для польського клієнта він тепер вказує:

Австрійський клієнт прийняв таке формулювання одразу — вони регулярно працюють з фрілансерами з non-EU країн. Американський клієнт взагалі не питає про VAT.

Офлайн-режим: несподівано важливо

Одеса — місто, де відключення електроенергії бувають регулярно. В найгірші місяці — 4-6 годин на добу. У Андрія є ноутбук з акумулятором і мобільний інтернет, але буває, що мережа теж нестабільна.

InvoiceFlow працює офлайн. Всі рахунки, клієнти і шаблони зберігаються на телефоні. Якщо нема зв'язку — можна підготувати рахунок, зберегти PDF і надіслати, коли інтернет з'явиться. Для Андрія це вже кілька разів виявилося дуже доречним.

Плани і наступні кроки

Андрій зараз розглядає можливість розширення: ще один клієнт з Канади і потенційний контракт з берлінськими видавництвом. Обидва хочуть рахунки по-різному — канадець у CAD, берлінці в EUR.

«З InvoiceFlow мене більше не лякає кількість валют», — каже він. «Хоч п'ять різних — додаток підтримує, і курс НБУ буде правильним. Єдине, що від мене потрібно — правильно вписати суму і назву проекту».

Для перекладача, який проводить більшу частину дня за текстами, а не за таблицями — це саме те, що потрібно.

Завантажити InvoiceFlow безкоштовно