Дизайнер зі Львова: як Тетяна Романів зупинила щорічні втрати ₴28 000 на курсових різницях EUR та GBP

Від редакції InvoiceFlow — опубліковано 1 червня 2026 р. — читання 9 хвилин

Тетяна Романів помітила проблему не одразу. Перший рік роботи з іноземними клієнтами вона просто раділа, що взагалі платять — і платять в євро. Але коли в кінці року вона порівняла суму рахунків, виставлених клієнтам, із сумою, що реально надійшла на рахунок ФОП у гривнях, різниця виявилася разючою. Майже ₴28 000 — розчинилися десь між виставленням рахунку та отриманням оплати. Це були не витрати. Це були просто втрачені гроші через коливання курсу.

Личаків, брендинг і три валюти

Тетяні 27 років, вона живе на Личакові — одному з найколоритніших районів Львова, де вузькі мощені вулиці сусідять з австро-угорськими будинками. Вона займається брендингом: логотипи, фірмові стилі, упаковка. Якість її робіт помітили польські клієнти — спочатку одна варшавська агенція, потім ще дві. До них додався чеський магазин товарів для дому та британська крафтова пивоварня.

Польщі платять в EUR (хоча внутрішня польська валюта PLN — клієнти переводять відразу в євро). Британець — у фунтах стерлінгів (GBP). Кожен рахунок Тетяна спочатку виставляла у валюті клієнта, домовляючись про суму в листуванні.

Типовий контракт виглядав так: логотип і брендинг — €800. Час виконання — три тижні. Оплата: 50% аванс, 50% після доставки фіналу. Від дня виставлення авансового рахунку до дня отримання другого платежу могло пройти 4-6 тижнів.

Чому курсова різниця така велика — і чому це не дрібниця

Коли EUR/UAH коливається, скажімо, з ₴44,20 до ₴43,10 за 4-6 тижнів — різниця складає ₴1,10 на євро. На замовленні €800 це ₴880 «зникло» за один контракт. На рік, маючи 15-18 контрактів на суму від €600 до €1 200, це накопичується до серйозних сум.

Тетяна підрахувала: за 2024 рік вона виставила рахунки на суму, еквівалентну ₴487 000 за курсом на момент виставлення. Але на рахунок надійшло лише ₴459 000. Різниця — ₴28 000. Майже місячний дохід.

«Я спочатку думала, що просто помилилася в підрахунках», — каже Тетяна. «Але ні — це були реальні курсові втрати. Курс падав між рахунком і оплатою, і я просто це не відстежувала».

Проблема мала декілька складових:

Спроба номер один: Excel і ручний облік

Тетяна спробувала вести таблицю в Google Sheets: дата рахунку, курс НБУ на той день, очікувана сума в гривнях, фактична сума при надходженні, різниця. Це справді допомогло побачити проблему — але не вирішило її. Крім того, таблиця потребувала ручного оновлення курсу щодня, і вона часто забувала внести дані відразу після виставлення рахунку.

Другий підхід: виставляти рахунки в гривнях з позначкою «сплатити за курсом НБУ на день оплати». Польські клієнти категорично відмовилися — вони хочуть чітку суму в євро, яку можуть запланувати у своєму бюджеті. Британець також: «We pay in GBP, send us the amount».

InvoiceFlow: фіксація курсу і гривневий еквівалент

Подруга Тетяни — фрілансер-перекладач — порадила спробувати InvoiceFlow. «Там є мультивалюта і ти бачиш еквівалент у гривнях прямо в рахунку», — сказала вона.

Тетяна встановила додаток і налаштувала профіль ФОП. Перше, що її вразило: при створенні рахунку можна обрати будь-яку валюту (EUR, GBP, USD та десятки інших), і додаток відображає еквівалент у гривнях за актуальним курсом НБУ прямо під сумою рахунку. Цей еквівалент фіксується на момент виставлення рахунку.

Тепер її процес виглядає так:

  1. Виставляє рахунок клієнту у його валюті (EUR або GBP)
  2. InvoiceFlow показує: «€800 = ₴35 120 за курсом НБУ на 15.05.2026»
  3. Ця сума зберігається в базі як «очікувана гривнева сума»
  4. Коли приходить оплата — вона вносить фактичну суму
  5. Одним поглядом бачить різницю між очікуваним і фактичним

Але головне — тепер вона бачить втрати в реальному часі. Якщо курс падає більш ніж на 2% між виставленням і очікуваною оплатою, вона надсилає нагадування клієнту раніше. Деяких клієнтів вдалося переконати платити швидше — за знижку 2% при оплаті до 7 днів.

Три валюти, три клієнти — один профіль

Ще одна зручність: Тетяна веде окремих клієнтів у InvoiceFlow зі збереженими шаблонами для кожного.

Польський клієнт «Agencja Kreatywna Nowa»:

Британська пивоварня «Hopcraft Brewing Ltd»:

Чеський магазин «Domácí & Design s.r.o.»:

Один телефон, один додаток — і вся документація по трьох різних ринках.

Результати через рік: цифри

Тетяна підвела підсумки через 12 місяців роботи з InvoiceFlow. Порівняння з попереднім роком:

Сукупний ефект: додаткові ₴23 800 на рік від скорочення курсових втрат плюс швидша оборотність грошей завдяки меншому часу оплати.

Як закладати курсовий буфер у ціну

Тетяна поділилася ще одним підходом, який виробила за рік:

Якщо вона розраховує вартість проекту виходячи з цільового гривневого доходу (наприклад, ₴32 000 за логотип), вона конвертує цю суму в EUR за курсом НБУ і додає 3% як курсовий буфер. Якщо курс не зміниться — вона отримує трохи більше. Якщо курс впаде на 2-3% — вона отримає рівно стільки, скільки планувала. Якщо курс виросте — клієнт сам у виграші.

«Для клієнта різниця непомітна — €3-5 на проект ніхто не помічає», — пояснює вона. «Але для мене це страховка від курсових коливань».

Практичні поради для дизайнерів і фрілансерів з іноземними клієнтами

Завжди фіксуйте курс на момент виставлення рахунку

Це ваша базова точка відліку. Без неї ви не знаєте, скільки реально втрачаєте.

Зменшуйте терміни оплати

Net 7 краще, ніж Net 30. Коротший термін — менше ризик курсових коливань. Пропонуйте знижку 2% за оплату до 7 днів — більшість іноземних клієнтів охоче погодяться.

Розділяйте аванс і залишок

50% аванс при підписанні — це не тільки захист від скасування, а й часткова фіксація вашого доходу на поточному курсі.

Слідкуйте за датами оплати

Якщо клієнт затримує оплату на 10+ днів — надсилайте нагадування. InvoiceFlow дозволяє бачити всі прострочені рахунки одним поглядом.

Закладайте курсовий буфер

2-3% до вашої гривневої цільової суми при конвертації в іноземну валюту — простий і ефективний захист.

Документи для ФОП при роботі з іноземними компаніями

Один практичний момент, який часто питають: яка документація потрібна для ФОП при роботі з іноземними клієнтами?

Для банку при надходженні платежу зі SWIFT потрібно:

Тетяна зберігає всі ці документи в InvoiceFlow: рахунки архівуються автоматично, акти вона завантажує вручну до відповідного рахунку. Коли банк просить документи по транзакції — вона відкриває потрібний рахунок і у два кліки відправляє все необхідне.

Що зараз

Тетяна планує розширити клієнтську базу на Нідерланди і Германію. Після досвіду з курсовими різницями вона підходить до ціноутворення набагато свідоміше: рахує від цільового гривневого доходу, закладає буфер, тримає короткі терміни оплати.

«Раніше я думала, що головне — знайти клієнта і зробити гарну роботу», — каже вона. «Тепер я розумію, що документообіг і фінансовий облік — це не менш важлива частина фрілансу. Просто раніше ніхто цього не пояснював».

InvoiceFlow — один з інструментів, який допоміг їй перейти від хаотичного Excel до системного підходу. Безкоштовно, на телефоні, без підписок.

Завантажити InvoiceFlow безкоштовно