Electricista de emergência em Coimbra: como Rui fecha orçamento e factura na cozinha do cliente às três da manhã

Coimbra, 03h17, Solum. Apartamento do quinto andar. Idosa de 81 anos, dona Margarida, vê o quadro eléctrico a faiscar e liga o número de emergência da Junta da Solum. Quem atende é o Rui Tavares, 36 anos, electricista certificado pela DGEG (Direcção-Geral de Energia e Geologia), categoria TIE3, com TIM (Técnico Responsável por Instalações) ativo. Quinze minutos depois, está no patamar, mala vermelha em punho, telemóvel no bolso de cima do macacão.

Emergência: o ofício da madrugada

Rui Tavares trabalha 24/7. Sociedade unipessoal por quotas (Rui Tavares Unipessoal Lda), NIPC próprio, sede num rés-do-chão de Eiras com oficina e garagem para a carrinha Berlingo branca com adesivo amarelo. Atende três tipos de chamada: emergência domiciliária (60% do volume, valor médio €145), instalação programada (30%, valor médio €820) e contratos com seniores municipais (10%, avenças trimestrais).

Antes de 2023, Rui levava um caderno A5 e uma calculadora HP-12C herdada do pai (também electricista, falecido em 2019). Anotava o serviço, prometia mandar a factura depois. “Depois” era sempre dois dias. Em emergência, o cliente acalmava, dormia, e quando recebia a factura por e-mail, achava cara. Vinham as negociações desconfortáveis.

O ponto de virada

Em Maio de 2023, um cliente de Celas — engenheiro civil — atrasou pagamento de €640. Rui mandou WhatsApp, mandou e-mail, ligou. O homem desapareceu. Foi à Conservatória registar uma injunção. Custou €102. Recebeu sete meses depois. Concluiu: “Quem não cobra na hora, cobra a juízes.”

Conheceu o InvoiceFlow numa formação contínua na ANTEL (Associação Nacional de Técnicos Electrotécnicos) em Aveiro. Achou que era marketing. Baixou para testar. Configurou o perfil “Rui Tavares Unipessoal Lda” em 22 minutos no carro, antes de entrar na primeira chamada do dia. NIPC, sede, IBAN, série documental comunicada à AT, modelo personalizado com logótipo (raio amarelo sobre fundo preto).

O fluxo na casa do cliente

Aconteceu naquela madrugada, com dona Margarida. Rui diagnosticou: disjuntor diferencial cansado, três tomadas com fios soltos no quarto. Reparação imediata + substituição do diferencial. Material: €68. Mão-de-obra (taxa horária de emergência madrugada €58/hora, três horas) = €174. Deslocação fixa €25. Total bruto: €267. IVA 23% = €61,41. Total: €328,41.

Antes de mostrar o número, Rui montou tudo no app:

  1. Criou um orçamento no nome de dona Margarida (NIF, morada).
  2. Linhas: material (com NIF do fornecedor para referência), mão-de-obra emergência, deslocação.
  3. IVA 23% calculado automaticamente.
  4. Mostrou o tablet à dona Margarida. Ela leu, perguntou sobre o material (Rui explicou), aceitou.
  5. Pediu para a senhora assinar com o dedo no ecrã — assinatura no local registada.
  6. Converteu o orçamento aceite em factura (com ATCUD CSDF-00000284, QR no canto inferior).
  7. Dona Margarida pagou na hora: €100 em dinheiro + €228,41 via referência multibanco (gerada no app).
  8. Rui emitiu recibo (vinculado à factura) e mandou o PDF por e-mail à filha da senhora (autorizada pela cliente).

Tempo total entre aceitar o orçamento e emitir recibo: 4 minutos e 12 segundos.

ATCUD e QR no canto: a tranquilidade

Cada documento sai com ATCUD e código QR conforme Portaria 195/2020. Rui não precisa pensar — o app gera. O QR contém o NIF emissor, NIF adquirente, total, IVA por taxa, hash do documento. Se a AT inspeccionar, está tudo em ordem.

SAF-T PT mensal: o domingo à noite

Todo o primeiro domingo do mês, Rui senta-se com o portátil, descarrega o SAF-T do mês anterior do app (exportação XML em 8 segundos), e submete no Portal das Finanças. Em Abril, 47 facturas emitidas. Em Maio, 53. Total IVA Maio: €1.482,60. Trabalho de SAF-T: 9 minutos.

Juros de mora: a conversa que ele já não tem

Para os 10% de clientes que pedem prazo (e Rui aceita só de clientes recorrentes), o contrato menciona juros de mora à taxa legal supletiva comercial (Decreto-Lei n.º 62/2013, art. 102.º do Código Comercial). Em Maio, dois clientes pagaram fora do prazo. O app emitiu automaticamente segunda via com juros somados. Os dois pagaram nos 5 dias seguintes. Sem conversa difícil.

Predefinições de pagamento

Rui guarda três predefinições:

Cada novo orçamento pede para escolher a predefinição. Tudo o resto preenche-se sozinho.

Multi-perfil: a oficina e o aluguer

Rui aluga metade do rés-do-chão de Eiras a um colega electrotécnico (José Pinto) que tem oficina de painéis fotovoltaicos. €380/mês de renda comercial. Criou um segundo perfil: “Rui Tavares Imóvel”. Recorrência mensal automática. Numeração separada. SAF-T separado.

OCR de recibos: material de fornecedores

Rui compra em três fornecedores: Iberdrola Materiais Eléctricos (Coimbra Industrial), Schneider Distribuidor Aveiro, e ocasionalmente Leroy Merlin para itens pontuais. Cada nota fiscal entra pelo OCR — extrai NIF do fornecedor, valor, IVA, data. Categoriza por código de material. Quando ele precisa repassar com margem (15% para emergência, 10% para programado), o cálculo está num toque.

Controlo de tempo: o que ele descobriu

O timer integrado revelou que instalações programadas — onde ele cobrava €820 médio — consumiam 8h30m em média. €96/hora bruto. Acima da emergência por hora (€58), mas com mais material envolvido. Análise: emergência é mais rentável por hora líquida (porque material é menor). Resultado: Rui aceita mais emergências e selecciona programadas com cuidado.

Multi-moeda: o cliente belga

Em 2024, um casal belga reformou casa em Penacova. Pagaram em EUR sem mistério (intracomunitário, factura com IVA 23% Portugal porque é serviço em Portugal). Em 2026, uma família de Geneva (Suíça) pediu instalação de carregador de Tesla numa casa de férias em Buçaco. Pagamento em CHF. Rui emitiu factura em EUR (moeda fiscal), com conversão CHF/EUR travada no contrato, e o cliente pagou via SEPA com conversão pela Wise.

Recorrências: contratos com juntas e seniores

Rui tem três contratos de manutenção preventiva trimestral: uma residência sénior em Penacova, um centro de dia em Eiras, e um lar de idosos privado em Cernache. Recorrência configurada: trimestral, dia 1 do trimestre, modo rascunho desligado, condição de fim “quando o contrato terminar”. Total: €840/trimestre fixo.

Painel: o radar do mês

Painel mostra: dias-até-pagamento médio 0,4 dias (emergências pagam imediato), 17 dias para programadas, 32 dias para municipais. Receita Maio: €7.840. Despesa de material: €2.180. Margem operacional 58%. Churn 12m: 0 clientes recorrentes perdidos (uma sorte que ele atribui à qualidade e à rapidez de orçamento).

Os modelos personalizados

Rui criou um modelo com cabeçalho em amarelo e preto (cores do raio do logótipo), tipografia sans-serif robusta, e bloco regulamentar AT no rodapé. As facturas saem com aspecto profissional — dona Margarida comentou no dia seguinte ao genro: “Veio um senhor com factura tipo de empresa séria.”

Backup encriptado

Carrinha Berlingo já foi assaltada uma vez em 2022 — levaram o GPS, deixaram o caderno (azar deles). Em 2024, telemóvel caiu numa caixa de derivações ainda com tensão. Substituição em duas horas, restauração da base do app a partir da Google Drive em quatro minutos.

Três lições do Rui

  1. Orçamento, factura e recibo na mesma chamada. Não saia da casa do cliente sem fechar o ciclo.
  2. Assinatura no local é prova de aceitação. A AT respeita, o juiz respeita, o cliente respeita.
  3. Juros de mora automáticos no contrato. O cliente paga, o profissional dorme.

Leituras associadas

O Rui já está na próxima chamada — Vila Franca de Coimbra, 04h54, falha de iluminação em ginásio escolar. O telemóvel vem junto. O app está aberto. InvoiceFlow disponível na Google Play.