Arquitecta do Porto: como Matilde divide projetos longos em marcos 25/25/25/25 e gere a garantia retida sem perder a calma

Rua das Flores, primeiro andar de um edifício pombalino do século XIX restaurado, paredes brancas, soalho em pinho da Galiza. É aqui que Matilde Ferreira, 38 anos, arquitecta inscrita na Ordem dos Arquitectos (cédula 16847), recebe clientes da Foz, da Boavista e — cada vez mais — da Comunidade Intermunicipal do Tâmega e Sousa. Em cima da mesa de carvalho, dois rolos de plantas, um portátil aberto e um telemóvel apoiado num caderno Moleskine. É deste telemóvel que sai a totalidade das suas facturas.

Projetos longos: o desafio da liquidez

Arquitectura, como pintar a Ponte D. Luís I com pincel, é um trabalho de fôlego. Um projeto residencial unifamiliar típico (terreno de 600 m² na Maia, casa de 280 m² T4) leva de 14 a 22 meses entre primeiro esboço e licença de utilização. Há quatro fases regulamentadas pelo RJUE (Regime Jurídico da Urbanização e Edificação): Estudo Prévio, Projeto Base, Projeto de Execução e Assistência Técnica. Cobrar tudo no fim é financeiramente inviável. Cobrar tudo no início é comercialmente impossível.

Matilde adoptou, há cinco anos, uma divisão 25/25/25/25 alinhada às quatro fases. Cada marco gera uma factura. O cliente sabe, no contrato, o valor de cada uma. O ritmo de cobrança acompanha o ritmo de entrega.

O perfil profissional na app

Matilde montou o perfil “Matilde Ferreira — Arquitectura” com NIF próprio, morada da Rua das Flores, IBAN PT50 para SEPA, e série documental comunicada à AT. A app gera ATCUD e código QR conforme exige a Portaria 195/2020. O logótipo, uma marca minimalista “MF” em sans-serif fino, foi cortado em quatro variantes wide para PDFs A4 e três quadradas para apresentações em redes sociais e proposta de marca.

O contrato-tipo: como nasce uma série de quatro facturas

Para o projeto Casa Maia (referência fictícia consensualizada com a cliente, a engenheira civil Patrícia Sá), Matilde fechou €18.400 + IVA 23%. A divisão:

A app permite que Matilde crie um orçamento-mãe com os quatro marcos definidos como linhas separadas, datas estimadas, e condição de “factura quando marco atingido”. Não há recorrência por data — há recorrência por evento, gerida manualmente.

A garantia retida: 5% que ficam até à licença

Em projetos com obra acompanhada, Matilde retém 5% do valor de cada factura — não como retenção legal, mas como cláusula contratual de garantia. Esse valor fica em conta-corrente do cliente até à emissão da licença de utilização, e é libertado num quinto documento: a “Factura de Acerto de Garantia”, emitida apenas no fim.

Operacionalmente: cada uma das quatro facturas é emitida pelo valor cheio (€5.658 com IVA). O cliente paga 95% (€5.375,10). Os 5% (€282,90) ficam registados como “a receber em conta-corrente”. No fim, Matilde emite uma factura de €1.131,60 (4 × €282,90) para fechar o acerto. Tudo isto está documentado no contrato, e Matilde usa o modelo personalizado que ela criou no editor de modelos do app — com a coluna “a reter — garantia 5%” explicitada em cada factura.

IVA 23%: o detalhe das despesas debitadas

Quando Matilde tem despesas a debitar — taxas camarárias pagas em nome do cliente, certidões, levantamentos topográficos subcontratados — usa o regime de débito por conta de terceiros previsto no artigo 16.º n.º 6 alínea c) do CIVA, sem IVA. Isso evita IVA em cima de IVA. A app permite que ela crie linhas “sem IVA — débito por conta de terceiros” ao lado das linhas com IVA 23%, e o cálculo respeita.

Recorrências: a Assistência Técnica

O quarto marco — Assistência Técnica — pode durar meses, dependendo do ritmo do construtor. Para cobrar os deslocamentos à obra (Matilde vai à Maia uma vez por semana durante 4 meses), ela criou uma recorrência semanal de pequenos honorários (€180 + IVA por visita) dentro do mesmo cliente, com modo rascunho activo. Cada visita gera um rascunho que ela confirma à noite, com fotos da obra anexadas como notas internas. No fim do mês, agrupa em factura única de assistência técnica.

SAF-T mensal: o gesto do dia 1

Como qualquer sujeito passivo de IVA em Portugal, Matilde submete o SAF-T PT mensalmente. A app exporta o XML no dia 1 de cada mês, ela faz upload no Portal das Finanças até dia 5. Em Abril, 7 facturas emitidas, IVA total liquidado €3.282,40. Em Maio, 9 facturas, €4.118,60. O fluxo está cronometrado em 4 minutos.

Multi-perfil: a vida académica

Matilde lecciona Projecto III na Faculdade de Arquitectura da Universidade do Porto — duas tardes por semana, regime de prestação de serviços com a FAUP. Esse rendimento exige factura separada para a Universidade. Matilde criou um segundo perfil: “Matilde Ferreira — Docência”. Numeração separada. Série separada comunicada à AT. Modelo de factura diferente (mais clean, sem o branding de arquitectura). O isolamento total impede sobreposição de numeração.

Facturação electrónica B2G via eSPap

A FAUP, sendo entidade pública, exige facturação electrónica B2G. Matilde exporta XML CIUS-PT directamente da app, anexa ao portal da eSPap, recebe o aviso de aceitação automática. Quando a Universidade aceita, o pagamento entra no IBAN em 60 dias (norma do sector público).

Painel: dias-até-pagamento por cliente

O painel por perfil mostra dias-até-pagamento médio dos seus clientes. Em Maio: clientes privados — 18 dias. FAUP — 58 dias. Câmara da Maia (cliente público num projeto de requalificação de praça) — 73 dias. Matilde sabe, com isto, planificar a sua tesouraria. Privados pagam rápido. Públicos demoram. A app permite que ela etiquete clientes por tipo, e o painel agrupa.

Multi-moeda: o cliente brasileiro

Em 2025, Matilde foi contratada por uma família brasileira que vai construir casa de férias em Vila Nova de Gaia. Pagamento parcialmente em EUR (para suportar despesas em Portugal) e parcialmente em BRL (para suportar honorários quando ela viaja a São Paulo para reuniões). A app gere multi-moeda com bloqueio de taxa: factura em EUR para a parte portuguesa, e em BRL para a parte brasileira (com a observação de que a tributação é portuguesa, conversão à Ptax do dia da emissão para fins de SAF-T).

OCR de recibos: as despesas da obra

Visitas à obra geram despesas: combustível, almoço no Marisqueira da Senhora da Hora, fotocópias na Norprint. Matilde fotografa, o OCR extrai, ela classifica. No fim do projeto Casa Maia, despesas operacionais totalizaram €1.840 — repassadas integralmente em factura final de acerto.

Assinatura no local: os clientes idosos

Muitos dos clientes residenciais de Matilde têm 60+. Não querem assinar PDFs por DocuSign. Querem assinar à mão. Matilde leva o iPad às reuniões, mostra o orçamento, e o cliente assina com o dedo. Fica registado, com data e hora, anexo ao PDF.

Os modelos personalizados: capa com planta de implantação

Matilde dedicou um sábado inteiro a montar o modelo personalizado. Capa com a planta de implantação do projeto (extraída do AutoCAD, comprimida para JPG), número de processo camarário, data. Segunda página: descrição da fase facturada, em lettering Garamond. Terceira: dados de pagamento, IBAN, cláusulas. O cliente abre o PDF e tem a sensação de receber um documento de arquitectura — não uma factura genérica de Excel.

O caso Casa Maia: o que realmente aconteceu

Matilde fechou Casa Maia em Janeiro de 2025. Marco 1 facturado em Fevereiro, pago em 11 dias. Marco 2 em Junho, pago em 6 dias (a cliente entrou com pressa para aprovação na Câmara antes das férias). Marco 3 em Dezembro, pago em 22 dias (Natal). Marco 4 em Maio de 2026 — facturado a semana passada, ainda pendente. Acerto de garantia previsto para Junho.

Total facturado até hoje: €15.628 com IVA. Garantia retida acumulada: €848,70. Despesas operacionais: €2.140. Margem operacional do projeto: 67%.

Três lições da Matilde

  1. Cada fase é uma factura. Não tentes facturar tudo no início nem no fim. O cliente entende fases — alinha cobrança à entrega.
  2. A garantia retida é seguro, não receita. Trata os 5% como conta-corrente, não como caixa. Quando o cliente assina o termo de utilização, libertas.
  3. Tem um perfil para cada chapéu. Arquitectura privada, docência pública, eventual consultoria pontual — cada um com numeração própria.

Leituras associadas

Matilde Ferreira recebe novos clientes na Rua das Flores. Os projetos continuam longos. A facturação, finalmente, é curta. InvoiceFlow disponível na Google Play.