Agent immobilier à Aix-en-Provence : facturer les commissions, gérer deux entités, dompter la TVA 20 %
Publié le 27 mai 2026 — temps de lecture 13 minutes
Cours Mirabeau, 9 h 15, un mardi de printemps
Julien Allègre raccroche son téléphone, expire un grand coup, et sourit. Le compromis pour le mas du Tholonet à 1 290 000 € est signé. Sa commission négociée : 4,5 % HT, soit 58 050 € HT. La signature de l'acte authentique chez le notaire est calée pour le 18 juillet. D'ici là, Julien a deux mois pour préparer la facturation, sécuriser la trésorerie et gérer cinq autres dossiers en cours.
Julien a 47 ans, ex-cadre commercial dans l'agroalimentaire, reconverti dans l'immobilier de prestige aixois il y a six ans. Il opère sous deux structures juridiques distinctes :
- Allègre Immobilier SAS : agence immobilière classique avec carte T (transactions), commissions sur ventes ;
- Mirabeau Location SCI-services : structure dédiée à la gestion locative meublée et aux locations saisonnières haut de gamme, avec carte G (gestion).
Deux activités complémentaires, deux SIRET, deux numéros de TVA, deux comptabilités séparées. Et un seul cerveau humain pour piloter tout ça.
Le piège du commercial qui facture mal
Pendant les trois premières années, Julien sous-traitait sa facturation à un cabinet comptable qui facturait 280 € HT par mois. Le cabinet émettait les factures à partir des compromis qu'il leur envoyait par email. Délai moyen entre signature notaire et envoi de la facture : 8 jours. Délai entre facture et encaissement notarial : variable, parfois 60 jours. Aucun tableau de bord en temps réel : Julien découvrait l'état de sa trésorerie au moment du bilan trimestriel.
Et puis il a manqué une commission. Un dossier passé entre les mailles du filet : compromis signé en mars, acte authentique en juillet, facture jamais émise. C'est le notaire qui a appelé en septembre : « Vous voulez votre commission, oui ou non ? » 24 000 € HT qui auraient pu être perdus dans le flou. Le déclic.
La bascule : deux profils, une application
Julien télécharge InvoiceFlow en novembre 2024. Configuration en une après-midi avec son assistante administrative à mi-temps :
Profil 1 : Allègre Immobilier SAS
SIRET 894 xxx, TVA FR xx 894 xxx, capital 50 000 €, carte T n° CPI 1306 2018 000 028 xxx. Bibliothèque d'articles :
- « Commission de transaction — résidence principale » à 4 % HT (TVA 20 %) ;
- « Commission de transaction — investissement locatif » à 5 % HT ;
- « Commission de transaction — bien de prestige > 1 M€ » à 4,5 % HT ;
- « Honoraires de négociation complexe » à forfait variable ;
- « Frais de dossier — étude de faisabilité » à 480 € HT.
Profil 2 : Mirabeau Location SCI-services
SIRET 916 xxx, TVA FR xx 916 xxx, carte G. Bibliothèque :
- « Honoraires de gestion locative — taux mensuel » à 7 % des loyers HT ;
- « Honoraires de mise en location » à un mois de loyer HT ;
- « Forfait conciergerie saisonnière » à 200 €/semaine ;
- « État des lieux entrée/sortie » à 180 € HT ;
- « Visite ponctuelle » à 80 € HT.
Les deux profils sont isolés dans l'application. Quand Julien bascule de l'un à l'autre, il voit le bon logo, les bonnes mentions légales, le bon RIB, le bon numéro de TVA. Aucun risque de mélange.
Le mas du Tholonet : déroulé d'une grosse commission
15 mai : compromis signé. Julien crée immédiatement un devis interne dans le profil Allègre Immobilier SAS pour visualiser le montant attendu : 58 050 € HT, TVA 11 610 €, total 69 660 € TTC. Il l'envoie à l'acquéreur pour validation des honoraires (déjà mentionnés dans le compromis, mais c'est une bonne pratique).
18 juillet : acte authentique signé chez Maître Bonifay, rue Espariat. Julien convertit le devis en facture définitive en trois taps depuis son téléphone, sur le parking de l'étude notariale. La facture est envoyée par email au notaire avec lien de paiement et instructions de virement. Le notaire vire le jour même : 69 660 € TTC sur le compte d'Allègre Immobilier SAS.
19 juillet matin : le tableau de bord Allègre Immobilier indique CA mensuel 87 200 € HT. La trésorerie est sécurisée pour deux mois.
La gestion locative : revenus récurrents
Le profil Mirabeau Location, c'est l'inverse : beaucoup de petites factures mensuelles régulières. Julien gère 28 lots meublés (studios étudiants quartier Sextius, T2-T3 famille quartier Mazarin, deux mas en location saisonnière au pied de la Sainte-Victoire).
Pour chaque lot, il a créé une facture récurrente mensuelle de gestion locative. Le 5 de chaque mois, les 28 factures sont générées automatiquement, envoyées aux propriétaires par email avec leur récap des loyers encaissés, et le total est calculé. CA mensuel récurrent : 8 400 € HT environ, très stable.
Le tableau de bord Mirabeau lui donne un vrai MRR (revenu mensuel récurrent) au sens startup du terme, ce qui est utile pour sa banque quand il veut financer un nouveau projet (rachat de cabinet ou recrutement).
Les locations saisonnières : multi-devise
Les deux mas en location saisonnière au pied de la Sainte-Victoire attirent une clientèle internationale : Allemands, Belges, Britanniques, parfois Américains. Julien facture les frais de conciergerie et de ménage en euros, mais propose à ses clients étrangers de payer en GBP ou USD si c'est plus simple pour eux. InvoiceFlow étant multi-devise, il bascule la facture sur la devise choisie, le taux du jour est appliqué automatiquement, et la conversion en euros est calculée pour la comptabilité.
La TVA immobilière : un piège souvent oublié
Les commissions d'agence sont systématiquement à 20 % de TVA. Pas de taux réduit, pas d'exonération (sauf cas très spécifiques de mandats à l'étranger). Mais attention : les biens vendus eux-mêmes peuvent relever de régimes différents (TVA sur marge pour les marchands de biens, TVA immobilière 20 % sur le neuf, exonération sur l'ancien). Julien ne facture jamais le bien, seulement sa commission, donc il reste sur 20 % à chaque fois. Simple, à condition de ne jamais s'embrouiller.
InvoiceFlow lui sort une déclaration CA3 mensuelle impeccable : TVA collectée sur les commissions, TVA déductible sur ses frais (publicité Le Bon Coin Pro, photographie professionnelle, drone aérien, abonnements aux fichiers), solde à payer ou crédit à reporter.
Les conditions de paiement préenregistrées
Pour les commissions de vente, le paiement est généralement immédiat via le notaire le jour de l'acte. Mais Julien a aussi quelques mandats de promoteurs où la commission est encaissée en deux fois : 50 % à la réservation, 50 % à la livraison du logement. Il a créé une condition de paiement spécifique « Promoteur Aix Habitat — 50/50 réservation/livraison » qui s'applique automatiquement aux factures émises pour ce client.
Pour la gestion locative, les propriétaires paient à 30 jours fin de mois. Quelques retardataires chroniques se voient appliquer les intérêts de retard automatiques au taux légal majoré + indemnité forfaitaire de 40 €. Trois mauvais payeurs ont changé d'attitude après deux mises en demeure automatisées.
L'éditeur de modèle personnalisé : deux identités visuelles
Julien a créé deux modèles distincts dans l'éditeur personnalisé :
- Allègre Immobilier : modèle prestige avec logo doré, typographie serif (façon Bodoni), bandeau bleu pétrole en bas, mention « Carte T n° CPI 1306 2018 000 028 xxx » bien visible ;
- Mirabeau Location : modèle plus chaleureux avec logo terracotta, typographie sans-serif moderne, bandeau ocre, mention « Carte G n° CPI 1306 2019 000 035 xxx ».
Quand un destinataire reçoit la facture, l'identité visuelle est immédiatement reconnaissable et différenciée des deux entités.
Les modèles d'email : tonalité adaptée
Pour Allègre Immobilier (prestige), email formel : « Cher Maître, Veuillez trouver ci-joint la facture d'honoraires relative à la vente du bien sis {adresse} pour un montant de {montant TTC} euros, à régler par virement sur le compte de l'étude. Bien cordialement. »
Pour Mirabeau Location (gestion), email plus chaleureux : « Bonjour {prénom propriétaire}, Voici votre récapitulatif de gestion pour {mois} : loyers encaissés {montant loyers}, honoraires de gestion {montant honoraires}, solde à vous reverser {montant net}. Bonne semaine ! Julien. »
Les champs de fusion remplissent automatiquement chaque variable.
Le tableau de bord double : pilotage stratégique
Julien consulte son double tableau de bord chaque dimanche soir, café et croissant. Vue Allègre Immobilier : 11 dossiers en cours, montant total des commissions attendues sur 6 mois 312 000 € HT, deux dossiers à risque à relancer. Vue Mirabeau Location : 28 lots actifs, MRR 8 400 € HT, taux de remplissage saisonnier 87 %, deux propriétaires en retard de paiement.
Le jours-à-encaissement moyen est de 6 jours pour Allègre (paiement notarial rapide) et de 38 jours pour Mirabeau (propriétaires moins disciplinés). Cette différence aide Julien à arbitrer où investir son temps commercial.
Ce qu'il a abandonné
- Le cabinet comptable qui facturait sa facturation (gardé pour le bilan annuel seulement, économie de 2 800 € par an) ;
- Les commissions oubliées (zéro depuis 18 mois) ;
- Les semaines d'attente pour connaître son CA réel ;
- Les fichiers Excel de suivi qui dérivaient toujours.
Ce qu'il dirait à un confrère qui se lance
« Séparez vos entités juridiques dès le premier euro. Si vous mélangez transactions et gestion sur un seul SIRET, vous le regretterez à la première inspection. Un outil multi-profil vous permet d'avoir deux comptabilités propres sans avoir à acheter deux licences. Et ne sous-estimez jamais une commission, même 24 000 € peuvent se perdre dans le flou si vous n'avez pas un suivi rigoureux. »