El Almirez de Pedregalejo: cómo un restaurante malagueño ordenó su catering B2B con facturación por lotes

Pescaíto frito al mediodía, catering corporativo por las tardes y veintidós cuentas B2B que cada fin de mes pedían factura agrupada. Cómo Inés Carmona dejó de pasarse los domingos delante de la calculadora.

Un chiringuito que nunca quiso crecer (y creció igual)

Inés Carmona tiene cuarenta y siete años, dos hijos adolescentes y un restaurante que su padre abrió en 1986 en el paseo marítimo de Pedregalejo, en la zona este de Málaga. «El Almirez» se llama, por el mortero andaluz, y durante casi cuarenta años fue exactamente lo que parecía: un restaurante de barrio, manteles de papel, espetos de sardinas en la arena y carta corta de pescaíto. Ni más ni menos.

El crecimiento llegó por accidente en 2022. Una empresa de software malagueña hizo una comida de equipo en El Almirez y, encantada, le pidió a Inés si podía llevarles bandejas de tapas a la oficina del PTA (Parque Tecnológico de Andalucía) para una jornada interna. Inés dijo que sí pensando que era algo único. Tres años después, El Almirez tiene veintidós cuentas corporativas activas, factura mensualmente entre cuatro mil y veintiún mil euros a cada una y tiene una segunda cocina pequeña dedicada exclusivamente al catering frío para oficinas.

El problema de los IVAs cruzados

Lo que parecía un negocio paralelo simpático se volvió una pesadilla fiscal a los pocos meses. El catering combina líneas con tipos de IVA distintos: la comida elaborada y servida tributa al 10% (IVA reducido aplicable a hostelería), pero la entrega de alimentos sin servicio adicional puede pasar a otros tipos según cómo se prepare y se entregue. Las bebidas alcohólicas van al 21%. El servicio de camareros, cuando se factura separado, también al 21%.

Una sola factura mensual a una empresa cliente podía tener veintitrés líneas con tres tipos de IVA distintos. Hasta principios de 2025, Inés las hacía a mano en una plantilla de Word que había heredado de su gestor anterior. Le llevaba un domingo entero al mes. Un domingo. Cada mes.

La gota que colmó el almirez

En enero de 2025, Inés cometió un error tonto pero caro: aplicó el 10% a una partida de vinos en una factura de una multinacional francesa con oficina en Málaga. La empresa lo detectó, pidió rectificación, y entre el ir y venir de correos, la factura se pagó con cincuenta y un días de retraso. Inés acabó la temporada con un libro de IVA que su gestor le devolvió tachado con bolígrafo rojo en tres páginas. «Inés, esto no puede seguir así», le dijo Paco, su gestor de toda la vida.

La búsqueda de una aplicación que entendiera el catering B2B

Inés probó cuatro aplicaciones distintas. Las tres primeras estaban hechas pensando en autónomos que facturan dos o tres clientes por mes, con una sola línea por factura. Ninguna entendía el flujo real: muchos pedidos pequeños a lo largo del mes, agrupados a fin de mes en una factura única por cliente, con líneas detalladas y tipos de IVA mezclados.

La cuarta fue InvoiceFlow. Lo que la convenció fue la combinación de tres funciones que ninguna otra reunía: programaciones recurrentes con modo borrador, productos bilingües con tipos de IVA distintos por línea y perfiles de negocio aislados (porque El Almirez restaurante y El Almirez catering son, para efectos prácticos, dos negocios con la misma razón social pero contabilidades cotidianas separadas).

Cómo funciona ahora un mes en El Almirez

El cambio operativo lo diseñó Inés junto con Paco en una tarde de febrero. Estos son los pasos del nuevo flujo:

1. Cada pedido entra como nota de entrega

Cuando un cliente corporativo pide un servicio, María (la encargada del catering) lo registra en InvoiceFlow como nota de entrega. Cada línea lleva ya su tipo de IVA correcto: tapas elaboradas al 10%, refrescos al 10%, vinos al 21%, servicio de camarero al 21%. Las notas de entrega se firman en el lugar por el responsable del cliente usando la firma in situ del propio celular.

2. La programación recurrente prepara el borrador

El día 28 de cada mes, una programación recurrente en modo borrador prepara automáticamente una factura por cada cuenta B2B activa. La factura borrador todavía no se envía: la app deja el borrador listo, esperando revisión humana.

3. Inés revisa los domingos por la tarde (ahora veinte minutos)

Lo que antes era un domingo entero ahora son veinte minutos. Inés abre la sección de borradores, agrupa las notas de entrega del mes a la factura correspondiente, revisa que los totales por tipo de IVA cuadren, y aprueba. El sistema mantiene la trazabilidad de qué nota de entrega original justifica cada línea.

4. Envío por correo con plantilla personalizada

Las facturas se envían el día 1 del mes siguiente con la plantilla de correo personalizada del perfil de catering, con merge fields que incluyen el nombre de la empresa, el número de factura, el plazo de pago (30 días según los términos preset de cuentas corporativas) y los datos bancarios para transferencia SEPA.

La cuestión del formato factura

España exige requisitos específicos en facturas: NIF del emisor y del cliente, desglose obligatorio por tipo de IVA, numeración correlativa sin saltos, fecha de operación si difiere de la fecha de emisión. La plantilla de factura española de InvoiceFlow cumple todos estos requisitos por defecto, pero Inés la personalizó ligeramente para incluir un bloque al pie con la mención de que las operaciones de catering se han desarrollado en las instalaciones del cliente (relevante para el lugar de prestación del servicio).

Cada factura agrupada lleva el desglose final en cuatro líneas: base imponible al 10%, cuota al 10%, base imponible al 21%, cuota al 21%, y total. Paco, el gestor, recibe a fin de mes una exportación con todas las facturas y los datos cuadrados por tipo. Lo que antes le llevaba dos jornadas conciliando, ahora son cuarenta minutos.

Veintidós clientes, veintidós comportamientos distintos

Una de las ventajas inesperadas del nuevo sistema fue poder ver, por primera vez, el comportamiento de pago de cada cliente. El dashboard del perfil de catering muestra:

Inés descubrió que dos clientes pagaban sistemáticamente con 45-60 días, fuera de los términos pactados. En lugar de discutirlo, simplemente les actualizó los términos de pago presets de su ficha de cliente a «60 días neto + 1% recargo mensual por mora». La cláusula de recargo, redactada por Paco e incluida en la plantilla, aparece ahora en cada factura. Uno de los dos clientes empezó a pagar a 30 días al mes siguiente.

La fotografía de los tickets

El otro cambio operativo, menor pero ahorrador de tiempo, fue el OCR de recibos. La cocina del catering compra a diario en Mercamálaga y en proveedores locales. María saca foto a cada ticket con el celular al volver, la app extrae el importe, el proveedor, los conceptos principales y archiva el gasto bajo el perfil de catering, separado del gasto del restaurante. A fin de mes, los gastos están listos para que Paco haga la deducción de IVA soportado.

Lo que cambió en seis meses

Inés llevaba un cuaderno con sus números desde hacía años. Comparando enero-junio de 2025 contra el mismo período de 2026, los datos hablan solos:

El último dato sorprendió a Inés. Al tener el detalle de qué productos generaban más margen por servicio, pudo ajustar la propuesta a clientes nuevos. La factura, paradójicamente, se convirtió en una herramienta comercial.

Una conversación con Paco, el gestor

Hablo con Paco una mañana de mayo en su despacho cerca de la Alameda Principal. Lleva veintiocho años como asesor fiscal de pymes hosteleras malagueñas. Le pregunto qué opina del cambio en El Almirez.

«Mira, el problema en hostelería no es la voluntad de cumplir, es que el ritmo del negocio no deja sentarse a hacer las cosas bien. Inés siempre ha querido hacerlo bien. Lo que cambió no es ella, es que ahora tiene una herramienta que no la obliga a parar el negocio para facturarlo. Y eso, en hostelería B2B con tipos cruzados, es la diferencia entre cumplir y no cumplir».

Lo que viene: bilingüismo y FX

Tres de los clientes corporativos de Inés son multinacionales con sede europea que piden la factura también en inglés. InvoiceFlow le permite tener nombres de productos bilingües y el PDF se traduce según la configuración del cliente. Inés activó la versión inglesa hace dos meses, sin alterar la versión española, y los clientes pueden alternar idioma con un parámetro al descargar.

Más reciente todavía: una empresa cliente con casa matriz en Lisboa empezó a pedir factura en euros pero contabilizada por su parte en euros lusos auditables. Inés bloqueó la tasa al momento de emitir cada factura, lo que le da una referencia clara para cualquier discrepancia.

Domingos libres

Le pregunto a Inés qué hace ahora con los domingos que recuperó. Se ríe. «Voy con mis hijos a la playa, a Cala del Moral. O al cine. O a no hacer nada. Antes pensaba que llegar a fin de mes era llegar a la factura. Ahora llegar a fin de mes es llegar al domingo libre».

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