Henrik fakturerede pr. dag til entreprenører i Aarhus — og PO-numrene druknede i løse sedler

Af InvoiceFlow-redaktionen — udgivet 1. juni 2026 — læsetid 9 minutter

Henrik Vester var 52 år og byggeleder i Aarhus med sin egen enkeltmandsvirksomhed. Han var manden, entreprenørerne ringede til, når et byggeprojekt skulle holdes på sporet: koordinering af fag, tilsyn på pladsen, kvalitetssikring og den daglige logistik, der får et byggeri til at skride frem. Han fakturerede pr. dag — og det var her, rodet begyndte.

5.500 til 8.500 kroner om dagen — og et PO-nummer per opgave

Henriks dagssats lå mellem 5.500 og 8.500 DKK afhængig af projektets kompleksitet og hans rolle. Nogle dage var ren byggeledelse; andre dage lagde han også materialer ud, som skulle viderefaktureres. Hver entreprenør, han arbejdede for, krævede et PO-nummer (indkøbsordrenummer) på fakturaen — uden det blev fakturaen ikke godkendt til betaling i deres system.

Det lyder simpelt. Men i praksis arbejdede Henrik for tre-fire entreprenører ad gangen, hver med flere projekter, hver med sit eget PO-nummer. På en travl måned kunne han have ti forskellige PO-numre i spil. Og når fakturaen skulle laves i slutningen af måneden, sad han med en bunke løse sedler, fotos af følgesedler og en kalender fuld af kryptiske noter.

Da et manglende PO-nummer forsinkede betalingen i seks uger

Henrik førte sine dage i en notesbog og lavede fakturaer i et regneark om søndagen. Det var et system, der virkede — lige indtil det ikke gjorde.

En måned sendte han en faktura på 47.000 DKK til en større entreprenør uden PO-nummer, fordi han ikke kunne finde sedlen, hvor det stod. Entreprenørens bogholderi afviste fakturaen automatisk — uden PO-nummer, ingen betaling. Det tog seks uger og adskillige telefonopkald at få det rettet, og imens manglede pengene på hans konto.

En anden gang blandede han materialelinjer fra to projekter sammen, så den ene entreprenør blev faktureret for materialer, der hørte til en anden. Det skabte forvirring, mistillid og en pinlig samtale. Henrik begyndte at frygte den månedlige faktureringssøndag.

Da han gjorde regnestykket op, indså han, at forsinkede betalinger pga. manglende eller forkerte PO-numre kostede ham flere uger likviditet om året — penge, han havde tjent, men ikke kunne få fingre i til tiden.

Forsøgene der ikke holdt

Henrik prøvede at lave et regnearkssystem med en fane per entreprenør, men det krævede, at han sad ved computeren — og han var på byggepladser hele dagen. Han prøvede at skrive PO-numre ned i telefonens noter, men de blev væk i et hav af andre noter.

Han overvejede at hyre en bogholder, men hans fakturering var for ujævn og projektbunden til, at det gav mening. Problemet var ikke arbejdsmængden. Det var, at han manglede et værktøj, der kunne fange en dag og dens PO-nummer i det øjeblik, han stod på pladsen.

Da InvoiceFlow kom ind i billedet

En anden byggeleder i et fagligt netværk tippede ham om InvoiceFlow. "Du kan lave dagsfakturaer med PO-nummer og materialelinjer direkte på telefonen," sagde han. Henrik hentede appen gratis fra Google Play og prøvede den allerede dagen efter på pladsen.

Det første, han gjorde, var at oprette hver entreprenør som kunde med deres oplysninger og momsnummer. Så lagde han sin dagssats ind som en fast linje i en itemdatabase — "Byggeledelse, dagssats" — i flere varianter alt efter projekt.

Dagsfakturering med PO-nummer

Det afgørende var, at Henrik nu kunne lave en faktura direkte fra telefonen, mens han stod på pladsen. Han valgte entreprenøren, tilføjede de dage, han havde arbejdet, og skrev PO-nummeret i det dertil indrettede felt — så det stod tydeligt øverst på fakturaen, præcis hvor entreprenørens bogholderi forventede det.

Fordi PO-nummeret nu var en fast del af fakturaen og ikke en løs seddel, holdt han op med at glemme det. Og når en faktura blev godkendt første gang, kom betalingen til tiden.

Materialelinjer holdt adskilt

For de dage, hvor Henrik også lagde materialer ud, tilføjede han materialelinjer på fakturaen — hver med beskrivelse, antal og pris — adskilt fra dagssatsen. Fordi hver faktura hørte til ét projekt og én entreprenør, blev materialer aldrig mere blandet sammen på tværs af projekter. Entreprenøren kunne se præcis, hvad der var arbejde, og hvad der var materialer.

Alt blev lagt på med korrekt 25 % dansk moms, og den professionelle PDF kunne sendes med det samme fra pladsen.

Funktionerne, der bar hverdagen

Dagsfakturering fra telefonen. Henrik kunne fange dage og lave fakturaen direkte på pladsen, ikke kun om søndagen ved computeren.

PO-nummer-felt. Indkøbsordrenummeret stod tydeligt på hver faktura, så den blev godkendt første gang og betalt til tiden.

Materialelinjer. Materialer adskilt fra dagssatsen og holdt per projekt, uden sammenblanding.

Itemdatabase og PDF. Faste dagssatser gemt for hurtig fakturering, professionel PDF og offline-drift — uundværligt på en byggeplads uden dækning.

Resultatet

Et halvt år senere var den månedlige faktureringssøndag forsvundet. Henrik lavede fakturaer løbende fra pladsen, hver med korrekt PO-nummer og rene materialelinjer. Der kom ingen automatiske afvisninger fra bogholderier, og betalingerne kom til tiden.

"I byggebranchen er det PO-nummeret, der afgør, om du bliver betalt," sagde Henrik. "Glemmer du det, ryger fakturaen i en bunke, ingen kigger på. Da jeg begyndte at sætte PO-nummeret på direkte fra pladsen, holdt mine betalinger op med at hænge fast — og min likviditet blev forudsigelig for første gang i årevis."

Med en stabil likviditet turde Henrik tage flere projekter samtidig, fordi han ikke længere frygtede, at faktureringen ville drukne ham. Overblikket var endelig på hans side.

Henriks råd til andre i byggebranchen

For det første: behandl PO-nummeret som lige så vigtigt som beløbet. Uden det bliver du ikke betalt, uanset hvor godt arbejdet er udført.

For det andet: fakturer fra pladsen, mens du husker dagen. Jo længere du venter, jo mere drukner detaljerne i løse sedler.

For det tredje: hold materialelinjer per projekt og adskilt fra arbejdet. Sammenblandede materialer skaber mistillid og forsinkelser.

Kom godt i gang

Hvis du genkender Henriks hverdag — dagsfakturering, PO-numre fra flere entreprenører og materialelinjer, der skal holdes adskilt — så er InvoiceFlow gratis at hente på Google Play. Den håndterer dagsfakturering fra telefonen, PO-nummer-felt, materialelinjer, en itemdatabase, dansk moms og professionelle PDF-fakturaer, og den virker offline — også uden dækning på pladsen.

Et glemt PO-nummer er ikke en lille detalje. Det er forskellen på at blive betalt nu eller om seks uger.