Thomas styrede projekter til 1,2 mio. kr. — men ikke sine acontofakturaer

Af InvoiceFlow-redaktionen — udgivet 1. juni 2026 — læsetid 9 minutter

Thomas Møller, 44, arkitekt fra Roskilde, kunne tegne en kompleks villarenovering ned til sidste detalje. Men når det kom til at holde styr på, hvilken del af honoraret han allerede havde faktureret på hvilket projekt, gik det galt. Med flere store sager kørende samtidig — nogle på 300.000 kr., andre helt op til 1,2 mio. — mistede han overblikket over sine egne acontofakturaer.

Og det er ikke et småproblem, når en enkelt fejlfaktureret fase kan betyde, at du enten ikke får penge for udført arbejde, eller dobbeltfakturerer en kunde og mister deres tillid.

Arkitektens fasebetaling

Store renoveringsprojekter betales sjældent på én gang. Thomas arbejdede med en klassisk fasemodel, hvor honoraret blev opdelt efter projektets faser:

20 % ved opstart, når aftalen var i hus. 30 % når skitseprojektet var godkendt. 30 % når det egentlige projektmateriale var færdigt. Og de sidste 20 % ved aflevering. En logisk og fair model, der matchede, hvornår arbejdet faktisk blev udført — og som sikrede, at både Thomas og kunden havde penge og fremdrift undervejs.

Problemet opstod, når der var fem eller seks af den slags projekter i gang samtidig, hver i sin egen fase. Projekt A var i skitsefasen, projekt B ventede på aflevering, projekt C var lige startet. Hver fase udløste en acontofaktura på sin egen procentdel af sit eget samlede honorar. At holde styr på det hele i hovedet — eller i et regneark — var en opskrift på fejl.

Da overblikket forsvandt

Thomas' regneark voksede sig til et uoverskueligt monster. Kolonner for hvert projekt, rækker for hver fase, formler der ikke længere stemte. Et par gange skete det uundgåelige: han glemte at fakturere skitsefasen på et projekt og opdagede det først måneder senere, da kunden allerede var videre. En anden gang sendte han ved en fejl den samme fasefaktura to gange og fik en irriteret bygherre i røret.

Det værste var fornemmelsen af ikke at vide, hvor han stod. Havde han faktureret 50 % eller 80 % af det store Roskilde-projekt? Hvor meget havde han udestående på tværs af alle sager? Han kunne ikke svare uden at bruge en hel aften på at grave i regnearket og gamle mails.

For en virksomhed, der jonglerede millionbeløb, var det en farlig blind vinkel. Likviditeten afhang fuldstændigt af, at de rigtige acontofakturaer blev sendt på de rigtige tidspunkter — og det var præcis det, Thomas ikke havde styr på.

De famlende forsøg

Thomas prøvede at få styr på det med farvekoder i regnearket. Det hjalp en uge. Han prøvede projektstyringssoftware, men de var bygget til at styre opgaver og timer, ikke fasebaseret fakturering med procentdele af et samlet honorar. Han overvejede et fuldt regnskabssystem, men det var dyrt, tungt og krævede en oplæring, han ikke havde tid til midt i en travl periode.

Det, han havde brug for, var enkelt at beskrive, men svært at finde: en måde at koble flere acontofakturaer til det samme projekt, så han altid kunne se, hvor meget af det samlede honorar der var faktureret, og hvad der manglede.

InvoiceFlow og projektkoblede acontofakturaer

Løsningen kom via en kollega i en arkitektsammenslutning, der brugte InvoiceFlow. Det, der fangede Thomas, var muligheden for at oprette acontofakturaer, der hørte til det samme projekt.

Han kunne nu oprette et projekt — for eksempel "Villarenovering, Algade, Roskilde, 1,2 mio." — og knytte sine fasefakturaer til det. Opstartsfakturaen på 20 %, skitsefakturaen på 30 % og så videre lå samlet under projektet. Med ét blik kunne Thomas se, hvilke faser der var faktureret, og hvad der stadig manglede, på hvert enkelt projekt.

Appens funktion til opdelte betalingsplaner passede perfekt til arkitektens fasemodel. Han kunne definere fordelingen — 20/30/30/20 — og fakturere hver del, efterhånden som faserne blev nået, uden at miste tråden. Momsen blev lagt korrekt på hver enkelt acontofaktura, og hver faktura fik sit eget fortløbende fakturanummer og hans CVR-nummer.

Funktionerne, der gav overblikket tilbage

Projektkoblede fakturaer. Alle acontofakturaer for et projekt lå samlet, så Thomas til enhver tid kunne se, hvor langt han var i faktureringen af det enkelte projekt — 20 %, 50 %, 80 % — uden at regne.

Opdelte betalingsplaner. Fasemodellen 20/30/30/20 kunne defineres og faktureres del for del, hvilket matchede arkitektarbejdets natur præcist.

Samlet overblik på tværs af projekter. Thomas kunne se sine udestående acontofakturaer på tværs af alle sager — afgørende for likviditeten, når man har millioner i spil fordelt på faser.

Korrekte fakturaer med moms og CVR. Hver acontofaktura var et fuldgyldigt, korrekt dokument med 25 % moms, fortløbende nummer og hans virksomhedsoplysninger — klar til kundens bogholder.

Professionel PDF. Fakturaerne så ud, som man forventer af en arkitektvirksomhed, der håndterer store sager — ordentlige og gennemførte.

Resultatet

Med projektkoblede acontofakturaer forsvandt Thomas' blinde vinkel. Han glemte ikke længere en fase, og han dobbeltfakturerede ikke. Når en bygherre spurgte, hvor meget der var faktureret, kunne han svare på sekunder i stedet for at love at "vende tilbage".

Likviditeten blev mere forudsigelig, fordi han nu fakturerede hver fase præcist, når den var nået, frem for når han tilfældigvis kom i tanke om det. På et stort projekt betød det, at en aconto på 30 % af 1,2 mio. — altså 360.000 kr. plus moms — blev sendt rettidigt i stedet for at hænge i flere uger, fordi han havde glemt den.

"Jeg er arkitekt, ikke bogholder," siger Thomas. "Jeg vil bruge min tid på at tegne, ikke på at lede i et regneark efter, om jeg har sendt skitsefakturaen. Nu kan jeg se hele projektets fakturering på én skærm, og så er den ting ude af mit hoved."

Thomas' råd til projektbaserede selvstændige

For andre, der arbejder med store projekter i faser — arkitekter, ingeniører, byggerådgivere — har Thomas tre råd:

For det første: hold dine acontofakturaer samlet per projekt. Spredt over et regneark eller i en mailindbakke mister du uundgåeligt overblikket, når flere sager kører samtidig.

For det andet: definér betalingsplanen fra start. Når faserne og procenterne er aftalt og lagt ind, fakturerer du blot, efterhånden som milepælene nås — uden at skulle regne forfra hver gang.

For det tredje: sørg for at kunne se din samlede udestående fakturering på tværs af projekter. Det er det tal, der afgør, om din virksomhed har sund likviditet, når der er millioner ude at svømme i forskellige faser.

Kom godt i gang

Arbejder du med store projekter, der faktureres i faser, og mister du overblikket over, hvad du har faktureret hvor? InvoiceFlow er gratis på Google Play, lader dig koble acontofakturaer til det samme projekt, definere opdelte betalingsplaner og se hele projektets — og hele virksomhedens — fakturering på ét sted. Korrekt moms, fortløbende numre og CVR følger automatisk med.