เอเจนซี่เว็บ 3 คน กรุงเทพฯ — จัดการ Milestone 30-30-40 และ Retainer รายเดือน ด้วย InvoiceFlow
โดยทีมบรรณาธิการ InvoiceFlow — เผยแพร่ 1 มิถุนายน 2569 — อ่าน 7 นาที
ชัยวัฒน์ เว็บเก่ง อายุ 34 ปี เปิดเอเจนซี่เว็บขนาดเล็กในย่านอโศก กรุงเทพฯ มาสามปีแล้ว ทีมของเขามี 3 คน ทำทั้ง website, e-commerce, และ web application ให้ SME ไทยและบางส่วนให้บริษัทต่างประเทศที่มีสาขาในไทย
ความท้าทายของธุรกิจเอเจนซี่เว็บคือรายได้มีสองรูปแบบที่ต่างกันโดยสิ้นเชิง: โปรเจกต์ที่ชำระเป็นงวดตามไมลสโตน และ maintenance retainer รายเดือนที่ต้องเก็บจากลูกค้าหลังโปรเจกต์จบ
โครงสร้างการชำระโปรเจกต์ 30-30-40
ชัยวัฒน์ใช้สูตรการชำระโปรเจกต์มาตรฐานที่เขาคิดว่าสมดุลที่สุด:
- 30% แรก — ชำระเมื่อเซ็นสัญญาและเริ่มงาน (เพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าจริงจัง)
- 30% กลาง — ชำระเมื่อ mockup ได้รับการอนุมัติ (milestone กลางโปรเจกต์)
- 40% สุดท้าย — ชำระเมื่อส่งมอบงานและลูกค้า approve ผ่าน UAT
ก่อนใช้ InvoiceFlow เขาออกใบแจ้งหนี้แบบ manual ทีละงวด ใช้ Word ปรับทีละครั้ง ทำให้เสียเวลามากและบางครั้งส่งใบแจ้งหนี้ช้ากว่ากำหนด ซึ่งส่งผลให้ได้รับเงินช้าตามไปด้วย
InvoiceFlow กับ Project Milestone Invoicing
ใน InvoiceFlow ชัยวัฒน์สร้างใบแจ้งหนี้สำหรับแต่ละ milestone ล่วงหน้า โดยระบุ:
- ชื่อโปรเจกต์และรายละเอียด
- milestone ที่ชำระ (เช่น "งวดที่ 1: เริ่มงาน 30%")
- มูลค่างวดนั้น
- เงื่อนไขการชำระ (ทันที หรือ Net 7)
เมื่อถึงกำหนด milestone เขาแค่ส่ง invoice ที่เตรียมไว้แล้วผ่าน LINE หรืออีเมล ไม่ต้องสร้างใหม่ทุกครั้ง
Maintenance Retainer — รายได้ประจำที่คาดเดาได้
หลังโปรเจกต์จบ ลูกค้าส่วนใหญ่ต้องการ maintenance: อัปเดตเนื้อหา แก้ bug เล็กน้อย ดูแล hosting ชัยวัฒน์เสนอแพ็กเกจ maintenance รายเดือนราคา 3,000-8,000 บาท แล้วแต่ขนาดและความซับซ้อนของ website
InvoiceFlow ส่ง maintenance invoice อัตโนมัติทุกต้นเดือนให้ลูกค้า maintenance ทุกราย ตอนนี้เขามีลูกค้า maintenance 12 ราย รายได้ recurring ประมาณ 65,000 บาท/เดือน ซึ่งเป็นฐานรายได้ที่แน่นอนโดยไม่ต้องออกแรงหาโปรเจกต์ใหม่ทุกเดือน
ใบกำกับภาษีและลูกค้า B2B
ลูกค้าเอเจนซี่เว็บส่วนใหญ่เป็นบริษัท ต้องการใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ InvoiceFlow ออกใบกำกับภาษีที่มีเลขผู้เสียภาษีของเอเจนซี่ เลขผู้เสียภาษีของลูกค้า รายการบริการ VAT 7% และยอดรวม ครบถ้วนตามที่กรมสรรพากรกำหนด
"ลูกค้า SME ที่ใช้บัญชีบริษัท บางรายขอให้รอใบกำกับภาษีก่อนถึงจ่ายได้ ก่อนหน้านี้ฉันออกให้ไม่ได้ ต้องไปจ้างนักบัญชีออก ตอนนี้ออกได้เองจาก InvoiceFlow ประหยัดค่าใช้จ่ายและเวลามาก"
จัดการกระแสเงินสดของเอเจนซี่
เอเจนซี่เว็บขนาดเล็กมักมีปัญหากระแสเงินสด โปรเจกต์ใหม่เริ่มช้า แต่ค่าใช้จ่ายอย่างเงินเดือนพนักงานและเช่า office ต้องจ่ายทุกเดือน maintenance retainer ช่วยแก้ปัญหานี้ได้ส่วนหนึ่ง แต่การติดตาม payment ของโปรเจกต์ก็สำคัญ
InvoiceFlow แสดงภาพรวมรายได้รวม ใบแจ้งหนี้ที่ยังค้างชำระ และใบแจ้งหนี้ที่ชำระแล้วในหน้าเดียว ทำให้ชัยวัฒน์รู้สถานะการเงินได้ทันที โดยไม่ต้องเปิด spreadsheet ซับซ้อน
สรุป
ชัยวัฒน์ เว็บเก่ง แสดงให้เห็นว่าเอเจนซี่เว็บขนาดเล็กสามารถมีระบบการเงินที่มืออาชีพได้โดยไม่ต้องลงทุนมาก InvoiceFlow จัดการ milestone invoice 30-30-40 และ maintenance retainer รายเดือนได้ในแอปเดียว ช่วยให้กระแสเงินสดดีขึ้นและลูกค้ามั่นใจในความเป็นมืออาชีพ
ดาวน์โหลด InvoiceFlow ฟรีได้ที่ invoiceflow.management