สถาปนิกอิสระทองหล่อ: เมื่อมี 5 โปรเจกต์พร้อมกัน แต่ไม่รู้ว่างวดไหนส่งไปแล้ว
โดยทีมบรรณาธิการ InvoiceFlow — เผยแพร่ 1 มิถุนายน 2569 — อ่าน 9 นาที
ชาตรี บ้านสวยงาม อายุ 44 ปี เป็นสถาปนิกอิสระที่ทำงานด้านรีโนเวทและตกแต่งภายในในกรุงเทพฯ มา 15 ปี สำนักงานเล็กๆ ของเขาอยู่ที่ทองหล่อ ย่านที่ลูกค้าส่วนใหญ่เป็นคนระดับกลาง-บน ที่ต้องการรีโนเวทบ้านหรือคอนโดให้มีสไตล์
มูลค่าโปรเจกต์ที่เขารับอยู่ระหว่าง 500,000 บาทสำหรับรีโนเวทห้องเดียว ไปจนถึง 3,000,000 บาทสำหรับรีโนเวทบ้านทั้งหลัง ขณะนี้เขามีโปรเจกต์ active พร้อมกัน 5 โปรเจกต์ ซึ่งเป็นจำนวนที่เขาบริหารได้สบายด้านงานออกแบบ แต่ด้านการเงินกำลังเริ่มสับสน
"ปัญหาของผมไม่ใช่ลูกค้าไม่จ่าย ลูกค้าผมจ่ายนะ" ชาตรีพูดในขณะนั่งดูแบบร่างบนโต๊ะ "ปัญหาคือผมไม่แน่ใจว่างวดไหนส่งไปแล้ว งวดไหนยังไม่ได้ส่ง และงวดไหนที่ลูกค้าค้างอยู่ พอมี 5 โปรเจกต์พร้อมกัน แต่ละโปรเจกต์มี 4 งวด ก็มีใบแจ้งหนี้ 20 ใบที่ต้องติดตาม"
ระบบเรียกเก็บตามความคืบหน้า 4 งวด
ชาตรีใช้ระบบการเรียกเก็บเงินมาตรฐานสำหรับงานสถาปนิกและรีโนเวท ซึ่งแบ่งเป็น 4 งวดตามความคืบหน้า:
- งวดที่ 1: 20% มูลค่าโปรเจกต์ — เมื่อเริ่มต้นโปรเจกต์และลงนามสัญญา (Mobilization)
- งวดที่ 2: 30% มูลค่าโปรเจกต์ — เมื่อส่งมอบแบบร่างและแบบ Schematic Design อนุมัติ
- งวดที่ 3: 30% มูลค่าโปรเจกต์ — เมื่อส่งมอบแบบก่อสร้างสมบูรณ์ (Construction Documents)
- งวดที่ 4: 20% มูลค่าโปรเจกต์ — เมื่อส่งมอบงานสมบูรณ์และลูกค้าตรวจรับ (Final Handover)
ด้วยโปรเจกต์มูลค่า 1,500,000 บาท แต่ละงวดมีมูลค่า 300,000, 450,000, 450,000 และ 300,000 บาทตามลำดับ การติดตามว่างวดไหนออกไปแล้ว รอชำระอยู่หรือรับเงินแล้ว จึงสำคัญมาก
ปัญหาในทางปฏิบัติ
ก่อนใช้ InvoiceFlow ชาตรีใช้ Google Sheets ติดตามโปรเจกต์ แต่มักไม่ได้อัปเดตสม่ำเสมอ บางครั้งเขาออกใบแจ้งหนี้งวดใหม่แต่ลืมอัปเดต Sheets บางครั้งรับเงินแต่ลืมทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว
ครั้งที่เลวร้ายที่สุดคือเขาส่งใบแจ้งหนี้งวด 3 ให้ลูกค้าโปรเจกต์ย่านพระโขนง แต่ลูกค้าบอกว่ายังไม่ได้รับงวด 2 เลย ปรากฏว่าเขาส่งงวด 2 ไปแต่ email หลุดไปโฟลเดอร์ spam ของลูกค้า สับสนกันอยู่หลายวัน
เขาคำนวณว่าในหนึ่งปี มีเวลารวม 3-4 วันที่เขาต้องใช้เพื่อติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ทั้งหมดและแก้ปัญหาความสับสน
InvoiceFlow กับระบบติดตาม Milestone
เพื่อนสถาปนิกจากสมาคมสถาปนิกสยามแนะนำ InvoiceFlow ให้ ชาตรีโหลดมาใช้และตั้งระบบใหม่ทั้งหมด
ใบแจ้งหนี้เชื่อมโยงต่อโปรเจกต์
ชาตรีสร้าง "ลูกค้า" ต่อโปรเจกต์ใน InvoiceFlow — เช่น "คุณวราภรณ์ - โปรเจกต์รีโนเวทบ้านสุขุมวิท 49" แต่ละโปรเจกต์มีประวัติใบแจ้งหนี้ทั้ง 4 งวดในที่เดียว เขาเห็นได้ทันทีว่าโปรเจกต์นั้นอยู่ในงวดไหน งวดไหนชำระแล้ว และงวดไหนรอชำระ
แบ่งชำระ 4 งวดอัตโนมัติ
เมื่อสร้างโปรเจกต์ใหม่ ชาตรีใส่มูลค่ารวมและ InvoiceFlow ช่วยสร้างใบแจ้งหนี้แต่ละงวดตามเปอร์เซ็นต์ที่เขาตั้ง (20-30-30-20) พร้อม Due Date ที่เชื่อมกับ milestone แต่ละอัน เขาออก publish แต่ละงวดเมื่อถึงเวลาจริง ไม่ใช่ออกล่วงหน้าทั้งหมด
Dashboard ภาพรวมทุกโปรเจกต์
หน้า dashboard แสดงทุกโปรเจกต์และสถานะแต่ละงวดในหน้าเดียว ชาตรีเห็นได้ทันทีว่า: โปรเจกต์ไหนอยู่ในงวดไหน งวดไหนค้างชำระนานที่สุด และยอดรวมที่รอรับอยู่ทั้งหมดเท่าไหร่
"เวลาลูกค้าถามว่าตอนนี้เราอยู่ขั้นตอนไหน ผมเปิดโทรศัพท์ดูได้ทันที ตอบได้ทันที ไม่ต้องไปค้น Sheets หรือไล่ email" ชาตรีพูด
PDF ส่งทาง Line ได้ทันที
ชาตรีส่งใบแจ้งหนี้ PDF ให้ลูกค้าผ่าน Line ได้โดยตรงจากแอป ลูกค้าได้รับเอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพทันที และเขาเห็นว่าส่งไปแล้วจากประวัติใน InvoiceFlow ปัญหา "ลืมส่ง" หรือ "ส่งซ้ำ" หมดไป
ผลลัพธ์: ควบคุมโปรเจกต์ได้ดีขึ้น
หลังใช้ InvoiceFlow ครบหนึ่งปี ชาตรีพบว่า: ยอดค้างชำระสะสมลดลง 35% เพราะเขาส่ง reminder ได้ทันทีเมื่อครบ Due Date เวลาที่ใช้ติดตามการเงินลดจากเดือนละ 8-10 ชั่วโมงเหลือ 2-3 ชั่วโมง และไม่เคยออกใบแจ้งหนี้ซ้ำหรือข้ามงวดอีกเลย
ที่สำคัญกว่านั้น เขาสามารถตัดสินใจรับโปรเจกต์ใหม่ได้ดีขึ้น — ดู dashboard แล้วรู้ว่ากระแสเงินสดคาดการณ์ในสามเดือนข้างหน้าจะเป็นอย่างไร ทำให้วางแผนธุรกิจได้แม่นยำขึ้น
"ผมทำงาน 15 ปี แต่เพิ่งรู้สึกว่าตัวเองบริหารธุรกิจจริงๆ ตั้งแต่เริ่มใช้ InvoiceFlow" ชาตรีสรุป "ก่อนหน้านี้ผมเป็นแค่ช่างออกแบบที่บังเอิญต้องจัดการเงิน ตอนนี้ผมเป็นเจ้าของธุรกิจที่บังเอิญเก่งออกแบบ มันต่างกันมาก"
สำหรับสถาปนิก ผู้รับเหมา นักออกแบบตกแต่งภายใน และทุกคนที่ทำงานแบบ milestone billing InvoiceFlow ฟรีและใช้ได้ทันที ดาวน์โหลดบน Google Play