Jinsi ya Kupanga Wateja 200 ili Utoaji wa Ankara Uchukue Sekunde, Si Dakika

Kuna wakati ambapo biashara nyingi zinazokua zinafikia bila kutambua. Siku moja orodha yako ya wateja ni safu nzuri ya majina kumi na tano unayoyajua kwa moyo. Miezi kumi na nane baadaye ni maingizo mia mbili na arobaini, nawe unasogeza kupita "Acme (usipige simu kabla ya saa sita asubuhi)" ukimtafuta mteja ambaye jina lake unakumbuka nusu huku wanakungoja simu. Orodha bado inafanya kazi. Ila iliachwa kuwa ya haraka.

Suluhisho si skrini kubwa au kumbukumbu bora. Ni muundo. Orodha ya wateja iliyopangwa katika vikundi na makundi — na inayoweza kutafutwa kwa vichujio halisi — inabadilisha orodha ndefu tambarare kuwa hifadhidata unayoweza kuuliza kwa mibonyezo miwili. Mwongozo huu unaelezea mfumo kamili wa kupanga orodha kubwa ya wateja katika InvoiceFlow: jinsi ya kuweka lebo wateja kwa aina, eneo na hali, jinsi makundi ya mzazi na mtoto yanavyounganika, jinsi vichujio vya kina vinavyopunguza wateja mia mbili hadi saba unaowahusu sasa hivi, na kwa nini nusu saa unayotumia kuunda hii inalipa tena kila wiki moja.

Kwa nini orodha tambarare ya wateja inashindwa kwa ukubwa

Orodha tambarare ina mhimili mmoja tu: mpangilio wa alfabeti. Hiyo ni nzuri unapoweza kushikilia orodha yote kichwani mwako. Inashindwa mara tu unahitaji kujibu maswali ambayo si "jina la mteja huyu ni nini." Maswali halisi yanasikika kama:

• "Ni wateja wapi wa malipo ya kila mwezi ambao sijawatumia ankara mwezi huu?"
• "Nionyeshe kila akaunti ya jumla katika mkoa wa kaskazini ili niweze kutuma orodha mpya ya bei."
• "Ni wateja wapi wasiofanya kazi — wale ambao sijawatoza tangu mwaka jana?"
• "Ni wateja wapi wanaotozwa ada ya kuchelewa kwa masharti ya juu, na ni wapi waliostahimiliwa?"

Hakuna jibu la maswali haya kwa kusogeza. Yanajibiwa kwa kugawanya. Na ugawanyaji unahitaji vitu viwili ambavyo orodha tambarare haina: njia ya kuweka lebo wateja katika vipimo kadhaa mara moja, na njia ya kuchuja kwenye lebo hizo. Hiyo ni hasa kile ambacho vikundi, makundi, na vichujio vya kina hutoa.

Vikundi na makundi: mfumo wa tabaka mbili

InvoiceFlow inakuruhusu kupanga wateja kwa vikundi na makundi ya wateja, na muhimu zaidi makundi hayo yanasaidia makundi ya chini ya mzazi-hadi-mtoto. Undani huo wa pili ndio unaofanya mfumo uweze kukua badala ya kutawanyika. Hujishia na lebo arobaini tambarare zinazoshindana kwa umakini. Unajishia na idadi ndogo ya makundi ya mzazi, kila moja likiwa na makundi ya chini yanayohusiana nalo.

Fikiria kama folda zilizo na folda ndogo. Muundo mzuri wa kuanzia kwa biashara ya huduma yenye wateja mia mbili unaweza kuonekana hivi:

• Kwa aina (mzazi) → Malipo ya Kila Mwezi · Mara Moja · Jumla · Mshirika wa Rufaa
• Kwa eneo (mzazi) → Kaskazini · Kusini · Kati · Kimataifa
• Kwa hali (mzazi) → Aktivi · Amelala · VIP · Imesimamishwa

Mteja mmoja anaweza kuwa katika kadhaa ya hizi mara moja. "Northgate Bakery" inaweza kuwa Jumla (aina), Kaskazini (eneo), na VIP (hali) zote wakati mmoja. Hiyo ndiyo maana — kila kipimo kinajibu swali tofauti, na kuzipanga pamoja ndivyo unavyoweza kukata msingi kwa njia ambazo lebo moja haingeweza.

Kubuni makundi ambayo yatatumika kweli

Kosa la kawaida zaidi ni kupanga makundi kupita kiasi siku ya kwanza. Unavumbua makundi ya chini ishirini, unajaza matatu yao, na mengine yanakuwa kelele. Mbinu bora ni kuanza kutoka kwa maswali unayouliza kweli. Kama hujawahi kuhitaji kupata wateja "kwa njia ya upatikanaji," usitengeneze kundi hilo. Kama unahitaji kila wakati "ni nani aliye katika mpango wa usafi wa kila wiki dhidi ya usafi wa kina wa mara moja," hiyo ni kundi halisi — ijenga.

Kanuni ya vitendo: kundi linapata nafasi yake kama unaweza kutaja hatua halisi itakayochochewa nacho. "Eneo: Kaskazini" linapata nafasi yake kwa sababu ungetuma orodha ya bei ya kaskazini, au kupanga ziara ya ndani. "Rangi pendwa" haipati nafasi. Makundi matatu au manne ya mzazi yenye watoto wachache kila mmoja ni ya kutosha kwa biashara nyingi — na ni rahisi zaidi kushikilia safi kuliko mtawanyiko wa lebo tambarare.

Kuunda makundi na makundi ya chini ndani ya programu

Huhitaji kupanga taksonomi yote mapema. Katika InvoiceFlow unaweka makundi unapokuwa ukiunda au kuhariri mteja, na unaweza kuunda kundi jipya — au kundi la chini chini ya mzazi uliopo — ndani ya mhariri wa mteja moja kwa moja. Kwa hivyo mtiririko wa kazi ni wa asili: unaongeza "Riverside Café," unatambua unataka kundi la chini la Ukarimu chini ya mzazi wako wa Kwa aina, unauunda mahali pale, unaupanga, na unaendelea. Muundo unakua kutoka kwa kazi halisi badala ya kikao cha ubao mweupe ambacho hakikamiliki.

Skrini maalum ya usimamizi wa vikundi vya wateja

Kuweka makundi kwa mteja mmoja mmoja ni sawa unapofanya kazi. Lakini unapotaka kurudi nyuma na kuona muundo wote — kubadilisha jina la kundi, kupanga upya daraja, kuona kilichopo — InvoiceFlow inakupa skrini maalum ya usimamizi wa vikundi vya wateja. Unafika kwake kutoka skrini ya Wateja kupitia kitufe cha vikundi.

Hapa ndipo unafanya unadhifu unaoshikilia mfumo ukiwa mkweli. Kwa miezi, taksonomi zinapoteza mwelekeo: unajishia na "Jumla" na "Akaunti za Jumla," au kundi la chini ambalo lilidhihirika kuwa ni la chini ya mzazi tofauti. Skrini ya usimamizi ni mahali pamoja pa kurekebisha hilo lote, badala ya kutafuta katika rekodi za wateja binafsi. Lichukue kama faharasa ya kitabu — dakika chache huko kila robo mwaka hushikilia wateja mia mbili wakiwa wasomeke.

Vichujio vya kina: kubadilisha lebo kuwa majibu

Makundi ni nusu tu ya mfumo. Nusu nyingine ni vichujio vya kina kwenye skrini ya Wateja, ambayo ndio inayobadilisha lebo zako kuwa majibu ya papo hapo. Vichujio vya wateja vya InvoiceFlow vinafanya kazi katika mhimili mbili tofauti:

• Kwa mahusiano / vipengele — punguza orodha kulingana na jinsi wateja wanavyohusiana na vikundi na makundi yako.
• Kwa sifa — punguza kwenye sehemu za data zilizohifadhiwa kwenye rekodi ya mteja yenyewe.

Unafungua kichujio kutoka kwa kitufe cha kichujio kwenye skrini ya Wateja, unachagua masharti yako kwenye karatasi ya kichujio, na orodha inapungua hadi wateja wanaolingana tu. Maingizo mia mbili na arobaini yanakuwa saba. Hiyo ndiyo mchezo wote: badala ya kusogeza, unaelezea unachotaka na orodha inatii.

Uunganisho wa mzazi-hadi-mtoto

Hapa ndipo daraja linapata thamani yake. Unapochuja kwenye kundi la mzazi, matokeo yanaunganisha watoto wake kiotomatiki. Chuja kwenye mzazi wa Kwa aina na unaweza kuvuta kila kitu chini yake; chuja kwenye mtoto maalum kama Jumla na unapata kipande hicho tu. Kwa hivyo muundo sawa unajibu swali pana ("wateja wangu wote waliotiwa aina") na swali finyu ("jumla tu") bila wewe kudumisha seti mbili tofauti za lebo. Unaweka lebo mara moja katika kiwango sahihi; uunganisho hufanya mengine.

Mfano wa vitendo: utaratibu wa ufuatiliaji wa Jumanne

Halisi hupita dhana. Sema unaendesha kampuni ya usafi wa kikanda yenye wateja karibu 210. Kila asubuhi ya Jumanne unafanya ufuatiliaji. Kwa orodha tambarare, hiyo ni dakika ishirini za kusogeza na kukisia. Na mfumo ukiwa mahali pake, ni hivi:

1. Fungua Wateja, gonga kitufe cha kichujio.
2. Chuja kwa mahusiano na kundi lako la Hali: Aktivi na kundi lako la Aina: Malipo ya Kila Mwezi.
3. Orodha inapungua kutoka 210 hadi labda wateja 34 wa malipo ya kila mwezi wenye shughuli.
4. Sasa unajua haswa ni nani anayehusika. Unawatumia ankara wanaostahili, unatuma kumbusho la orodha ya bei kwa sehemu ya jumla, na umekwisha kabla kahawa yako kuisha moto.

Mashine sawa inashughulikia kazi ya kinyume: kupata akaunti zisizo na shughuli. Chuja kwa Hali: Amelala, na una orodha yako ya ushindi wa kurudi katika mibonyezo miwili — wateja wanaostahili ujumbe wa "tunakukosa" na punguzo ndogo la kurudi.

Mipangilio ya kila mteja: mpangilio si tu kuhusu lebo

Kupanga vikundi ni kuhusu kupata wateja haraka. Lakini kupanga msingi mkubwa pia kunamaanisha wateja si wote kwenye masharti sawa — na InvoiceFlow inakuruhusu kuhifadhi hilo kwenye rekodi ya mteja yenyewe. Mipangilio ya kila mteja inajumuisha vitu kama sarafu ya mteja na mabadiliko ya ada ya kuchelewa.

Hii ina umuhimu zaidi ya inavyoonekana. Kama "Munich Office Supplies" inapaswa kila wakati kutumikwa ankara kwa euro wakati msingi wako wote uko kwa dola, unaweka hilo mara moja kwenye rekodi yao na kila ankara unayounda kwao inachagua kwa usahihi — hakuna ubadilishaji wa mkono, hakuna makosa ya aibu ya sarafu. Kama wateja wako wa VIP wamestahimiliwa ada za kuchelewa wakati akaunti za kawaida zinaziundea, unaweka mabadiliko ya ada ya kuchelewa ya kila mteja badala ya kukumbuka kesi kwa kesi. Mpangilio, kwa maneno mengine, si tu kuhusu mahali mteja anapokaa katika taksonomi yako — ni pia kuhusu sheria zinazosafiri pamoja naye.

Kwa nini uwekezaji huu unalipa

Kuunda vikundi, makundi, na tabia nzuri ya kichujio inachukua labda nusu saa kwa msingi ulio nazo tayari. Hapa kuna faida.

Utoaji wa ankara haraka

Chanzo kikubwa kimoja cha kupoteza muda katika kutoa ankara kwa msingi mkubwa si kuandika ankara — ni kupata mteja na kukumbuka masharti yao. Kwa vichujio, sehemu sahihi iko mbele yako kwa mibonyezo miwili, na kwa mipangilio ya kila mteja sarafu na sheria za ada tayari ni sahihi. Tendo la kutoa ankara linapungua hadi sehemu inayohusika kweli.

Ripoti zilizogawanywa

Wateja wakisha categorized, "biashara inakwendaje" inakuwa "jinsi sehemu hii inavyoenda." Ambalo ndilo swali linaloongoza maamuzi kweli. Unaanza kuona kama akaunti zako za jumla au wateja wako wa malipo ya kila mwezi wanaobeba biashara, kama mkoa wa kaskazini unabeba uzito wake, kama VIPs wanastahili umakini. Makundi ni lenzi inayobadilisha nambari moja ya mapato kuwa hadithi unayoweza kuiamua.

Ufuatiliaji unaolengwa

Ujumbe wa jumla wa "kuangalia" hupuuzwa. Unaolengwa hufika. Kumbusho kwa wateja wako wasingizi, sasisho la bei kwa jumla tu, ofa ya ufikiaji wa mapema kwa VIPs — kila moja hufika kwa sababu ni husika, na kila moja inawezekana tu kwa sababu unaweza kutenga kikundi hicho haswa kwa sekunde. Wateja wanahisi kutambuliwa; unatumia nguvu yako ya ufuatiliaji mahali inapogeuka.

Mpango wa kuanzia wa dakika 30

Kama unakabiliwa na orodha ndefu tambarare sasa hivi, hapa kuna mpangilio wa uendeshaji unaokupanga haraka zaidi:

1. Amua makundi yako ya mzazi kwanza. Matatu au manne upeo. Aina, eneo, hali ni msingi mzuri wa biashara za huduma; rekebisha kwa hali yako.
2. Chora watoto chini ya kila mmoja. Shikilia kwa unachoweza kutekeleza. Unaweza kuongeza zaidi ndani baadaye.
3. Pita kwenye wateja wako wa juu 20% kwanza. Akaunti zinazoongoza mapato mengi ya biashara yako zinahitaji lebo sahihi mara moja. Weka lebo mkia mrefu kwa fursa unapogusa kila mmoja.
4. Weka mabadiliko ya kila mteja yanapohitajika. Wateja wa sarafu za kigeni, VIPs waliostahimiliwa ada — weka hizo unapoendelea.
5. Jaribu kichujio kimoja halisi. Endesha swali lako halisi la asubuhi ya Jumanne. Kama linarudisha watu sahihi, mfumo unafanya kazi. Kama haifanyi, makundi yako yanahitaji marekebisho — yafanye kwenye skrini ya usimamizi.

Hutapata taksonomi kamili katika kupita kwa kwanza, na hiyo ni sawa. Muundo unakusudiwa kukua. Skrini ya usimamizi ipo haswa ili uweze kupanga upya bila kufanya kila kitu upya. Kinachohusika ni kuvuka mstari kutoka "orodha ninayosogeza" hadi "msingi ninaoumba" — kwa sababu kila kitu kinachofuata, kasi ya utoaji wa ankara, ripoti zilizogawanywa, ufuatiliaji unaobadilika, unategemea mabadiliko hayo moja.

Pointi pana zaidi

Orodha tambarare ya wateja ni dalili ya biashara ambayo bado haijahitaji kufikiria wateja wake kama mkoba. Mara unapofanya hivyo — mara unaweza kuuliza "ni sehemu gani, eneo gani, hali gani" na kupata jibu kwa sekunde — unaacha kujibu tu kwa msingi wako wa wateja na kuanza kuusimamia. Vikundi, makundi, uunganisho, vichujio na sheria za kila mteja si kazi ya bure. Ndizo tofauti kati ya orodha inayoshikilia wateja wako na mfumo unaokusaidia kuwaendeleza.