Henrik ritar om bostadsrätter för miljoner — men det är faktureringen som håller projekten samman

Av redaktionen på InvoiceFlow — publicerad 1 juni 2026 — lästid 9 minuter

På ritbordet i Henriks ateljé på Haga i Göteborg ligger tre aktiva projekt. Det minsta är en badrumsrenovering på 300.000 kronor i en bostadsrättsförening i Majorna. Det största är en totalombyggnad av fyra lägenheter i Linnéstaden — budget 1,5 miljoner kronor. Alla tre har en sak gemensamt: de faktureras fas för fas, och varje faktura kräver ett styrelsebeslut innan den betalas.

Henrik Svensson är 47 år och har drivit sin enskilda firma i Göteborg sedan 2009. Han specialiserade sig tidigt på bostadsrättsrenoveringar — ett nischsegment där arkitektens roll är ovanligt komplex. Han ritar inte bara. Han kommunicerar med bostadsrättsföreningens styrelse, med enskilda lägenhetsägare som berörs, med kommunen för bygglov, och med hantverkarna som genomför jobbet.

Och sedan fakturerar han. Vilket under många år var det svagaste länken i hela verksamheten.

Varför bostadsrättsföreningar är annorlunda som klienter

En privatperson som vill renovera sin villa är ett enmansbeslut. En bostadsrättsförening är en demokratisk organisation. Styrelsen måste godkänna varje fas. Ibland krävs stämma. Ekonomiska beslut över en viss tröskel — i de flesta föreningar är det runt 100.000 kronor — kräver protokollfört styrelsebeslut.

Det innebär att Henrik inte kan fakturera i slutet av varje månad som en vanlig konsult. Han fakturerar vid fasernas slutpunkter: när förstudierapport är levererad, när bygglovshandlingarna är inlämnade, när stomkompletteringen är klar, och vid slutbesiktning.

Dessa fas-fakturor kan ligga månader ifrån varandra. Och för bostadsrättsföreningens revisor behöver varje faktura tydligt ange vilket projekt och fas den avser — inte bara ett fakturanummer och ett belopp.

Det system som inte fungerade

I sex år använde Henrik ett Excelark och skickade PDF-fakturor skapade i Word. Det fungerade passabelt när han hade ett eller två aktiva projekt. Men 2022 hade han fem simultana projekt, och bokföringsunderlaget blev ett virrvarr av versioner, kreditnotor och handskrivna noteringar.

En förening i Johanneberg vägrade betala en faktura på 145.000 kronor för att fakturans projekthänvisning inte stämde med det kontrakt de hade signerat. Henrik letade i 40 minuter efter rätt dokument, fann att han hade skrivit fel projektnamn på fakturan, och fick skicka en ny. Föreningens revisor klagade skriftligen. Det var stunden Henrik bestämde sig för att förändra sin administration.

Fas-logiken: hur Henrik strukturerar projekt i InvoiceFlow

Henrik börjar varje nytt projekt i InvoiceFlow med att skapa ett "kundkort" för bostadsrättsföreningen. Han lägger in föreningens organisationsnummer, styrelseordförandens namn, fakturaadress och bankuppgifter. Sedan skapar han en projektkatalog med faserna definierade.

För ett typiskt renoveringsprojekt på 800.000 kronor ser faserna ut så här:

Varje fas är länkad i systemet. När Henrik är klar med Fas 1 genererar han faktura, och fakturan innehåller automatiskt projektreferensen och fasbeskrivningen. Föreningens revisor ser exakt vad som faktureras och varför.

ROT-avdrag: en komplicerande faktor

Henrik ritar och leder byggprojekt. Han utför inte byggjobbet själv — det gör hantverkarna. Men när ägare till enskilda lägenheter frågar om ROT-avdrag för sin andel av en gemensam renovering är bilden komplex.

ROT-avdrag ges för arbetskostnad (inte material) i den egna bostaden eller i utrymmen som tillhör bostaden. Vid en stambyte i en bostadsrättsförening kan varje ägare ha rätt till ROT för den del av arbetet som avser just deras lägenhet. Föreningen kan inte ansöka om ROT — det gör de enskilda ägarna.

Henriks roll är att ta fram ett ROT-underlag: en specifikation som visar hur den totala arbets­kostnaden fördelas per lägenhet, uppdelad i material och arbete. Det är ett dokument separat från den ordinarie projekträkningen som skickas till föreningen.

I InvoiceFlow skapar han ett separat "kundkort" per lägenhetsägare (de som begärt ROT-underlag) och genererar ett specificerat dokument som ägaren kan använda i sin deklaration. Det är tekniskt sett inte en faktura — ägaren betalar inte direkt till Henrik — men det är ett dokument med all information Skatteverket kräver.

Storprojektet i Linnéstaden

Totalombyggnaden i Linnéstaden är det projekt Henrik är mest stolt över och det som satte hans administrativa system på hårdaste provet. Budget: 1,47 miljoner kronor. Klient: en bostadsrättsförening med 18 lägenheter. Projekttid: 14 månader.

Under projektets gång skickade Henrik 11 delfakturor till föreningen. Två av dem ifrågasattes och krävde kompletterande dokumentation. Utan ett strukturerat system hade det blivit kaos — vilken version av vilken faktura hade skickats, vad hade betalats, vad återstod?

Med InvoiceFlow hade Henrik hela projektets fakturahistorik i en vy. När föreningens kassör ringde och frågade om statusen på Fas 4 kunde Henrik inom 30 sekunder se att fakturan skickades den 14 oktober, bekräftelse mottogs den 16 oktober och betalning gjordes den 28 oktober. Kassören var nöjd. Mötet tog två minuter.

Betalningsuppföljning på stora belopp

Att ha 400.000 kronor utestående på en enda faktura är inte ovanligt för Henrik. I en bostadsrättsförening kan betalningsprocessen ta längre tid än hos en privatkund — styrelseprotokoll ska skrivas, utbetalning måste godkännas av kassör och ordförande, och banken kan kräva dubbel signatur.

Henrik ställer in betalningspåminnelser i InvoiceFlow med 10 dagars intervall efter förfallodatum. Påminnelserna är formulerade sakligt och professionellt — inte hotfulla, bara informativa. Han har märkt att de flesta föreningar betalar inom tre dagar efter att ha fått en påminnelse.

En gång per vecka, vanligtvis på måndagsmorgonen, öppnar han appen och kollar statusen på sina utestående fakturor. Det tar fem minuter. Han vet alltid exakt vad som förväntas komma in och kan planera sin ekonomi därefter.

Råd från Henrik till andra arkitekter med bostadsrättsklienter

  1. Definiera faserna i kontraktet — och säkerställ att faktura­hänvisningarna matchar kontraktets terminologi exakt. Det undviker dispyter med revisorn.
  2. Skapa ett kundkort per förening — inte per projekt. Föreningen är en återkommande klient; projekten är relaterade poster under klienten.
  3. Separera ROT-underlag från projekträkningarna — de är olika dokument med olika mottagare.
  4. Ha alltid en skriftlig godkännandehistorik — om styrelsen godkänner en fas via mejl, spara mejlet. Bifoga det till fakturan i systemet.
  5. Planera likviditeten utifrån fas-schemat — stora fakturor som betalas månader ifrån varandra kräver att du kan förutse när pengarna kommer.

Resultatet: ordning ger frihet

Henriks omsättning 2025 var 2,1 miljoner kronor. Han arbetar med tre till fem projekt simultant. Administrationen tar honom nu ungefär 2 timmar per vecka, ner från 6–8 timmar i Excelperioden.

Men det viktigaste är inte tidsvinsten. Det är att han nu kan ha en professionell dialog med bostadsrättsföreningarnas styrelser och revisorer utan att behöva vara defensiv om sin fakturering. Systemet är transparent. Varje faktura berättar sin historia. Och det bygger förtroende.

I en bransch där de flesta uppdrag kommer via rekommendationer är förtroende det enda som räknas.

Prova InvoiceFlow

Hanterar du komplexa projekt med delfakturor och kräver­ande klienter? Ladda ner InvoiceFlow gratis på Google Play. Skapa fasekopplade fakturor, spåra betalningar och generera ROT-underlag — allt i en app som fungerar även utan internetanslutning på ett bygge.