ROT-avdrag möter fastighetsbolag: Mikael Strands dubbla fakturaverklighet
Av redaktionen på InvoiceFlow — publicerad 1 juni 2026 — lästid 9 minuter
Mikael Strand är inte den typ av människa som pratar mycket om administration. Han är 49 år, uppvuxen i Biskopsgården, elektriker sedan han var 20 och driver sin enskilda firma från ett litet kontor i en garage-länga utanför Hisingen. Hans händer är alltid lite smutsiga, hans skrattlinjer djupa, och han är känd i stadsdelen för att vara pålitlig, punktlig och duktig på jobbet.
Problemet är inte hans yrkeskunnande. Problemet är att hans kunder faller i två kategorier som kräver radikalt olika fakturor — och under många år hade han ett system som hanterade varken det ena eller det andra riktigt bra.
Två kundtyper, två verkligheter
Mikael Strands uppdrag delas grovt i hälften. Den ena halvan är privatpersoner: husägare i Mölndal och Partille som renoverar badrum, drar om el i källaren, installerar laddboxar i garaget. För dem gäller ROT-avdrag — de kan dra av 30 procent av arbetskostnaden, upp till 50 000 kronor per person och år. Det innebär att Mikael fakturerar dem för 70 procent av arbetskostnaden plus allt material, och sedan begär han resterande 30 procent direkt från Skatteverket via ROT-systemet.
Den andra halvan är fastighetsbolag. Mikael har tre fasta kunder i den kategorin: ett medelstort privat fastighetsbolag i centrala Göteborg, ett kommunalt bostadsbolag och en butikskedja som anlitar honom för löpande elunderhåll i sina butikslokaler. För dem gäller ingen ROT — bara vanlig B2B-faktura med 25 procent moms och 30 dagars betalningsvillkor. Fakturorna ska ha korrekt fakturaadress, ofta ett specifikt kostnadsställe och ibland ett uppdragsnummer.
"Det som outsiders inte fattar", säger Mikael och lutar sig tillbaka i stolen, "är att en ROT-faktura och en B2B-faktura är i princip helt olika dokument. Det är inte bara en liten detalj som skiljer dem åt. De ser annorlunda ut, de har olika fält, och de hanteras helt olika av Skatteverket."
Hur ROT-fakturan fungerar
För en privatperson som anlitar Mikael för ett elarbete till ett totalt värde av 20 000 kronor i arbetskostnad (plus moms och material) ser fakturan ut ungefär så här: han debiterar kunden 14 000 kronor plus moms för arbetet (70 procent), och sedan skickar han in en begäran till Skatteverket om de resterande 6 000 kronorna (30 procent av 20 000). Kunden betalar sin del och ROT-pengarna trillar in från Skatteverket inom några veckor.
Men fakturan till kunden måste innehålla: specificerat arbete (timmar och timpris), specificerat material var för sig (material berättigar inte till ROT), en tydlig rad som visar rot-avdragets storlek, och kundens personnummer för att Skatteverkets system ska fungera.
En B2B-faktura till ett fastighetsbolag kräver ingenting av detta. Den är enklare på vissa sätt — inga ROT-beräkningar, inget personnummer — men kräver i stället korrekt momsspecifikation (25 procent), ibland uppdelat på olika arbetstyper, och en tydlig referens till det aktuella underhållsavtalet eller arbetsordernumret.
Det gamla systemet: Excel och Word
"Jag hade en Word-mall för ROT och en annan för B2B", berättar Mikael. "Och det fungerade i teorin, men i praktiken råkade jag alltid skicka fel mall. Eller glömma att räkna om ROT-beloppet korrekt. En gång skickade jag en faktura till en privatperson utan ROT-specifikationen alls. De ringde och frågade, jag insåg mitt misstag, och det tog tre extra mejlväxlingar och en timme av min tid att rätta till."
Det var också ett problem med betalningsuppföljningen. ROT-pengarna från Skatteverket kommer in på ett annat datum än kundens del, och Mikael hade svårt att hålla reda på vilka fakturor som var fullt betalda kontra vilka som väntade på ROT-utbetalning.
"Jag hade ett excelark med tre kolumner: kundbetalt, ROT-väntar, ROT-betalt. Varje månad tog det mig en halvtimme att uppdatera det. Och ändå missar jag saker ibland."
Lösningen: InvoiceFlow med separata mallar
En kollega, en rörmokare från Majorna som Mikael ibland delar uppdrag med, hade börjat använda InvoiceFlow och tipsade Mikael om det. "Han sa att han hade satt upp en ROT-mall och en B2B-mall och att det tog tjugo minuter. Jag trodde inte på honom, men testade."
Det tog faktiskt närmre fyrtio minuter — men det berodde på att Mikael var noggrann med att få texterna rätt. Han skapade tre mallar:
ROT-privat: Mall med specificerade rader för arbete (timmar x timpris), material var för sig, automatisk ROT-beräkning (30 procent av arbetskostnaden), kundens personnummer-fält, och en fotnot med Skatteverkets webbadress för ROT-kontroll. Betalningsvillkor: 10 dagar netto för kundens del.
Fastighetsbolag B2B: Mall med uppdragsnummer, kostnadsställe-fält, 25 procent moms specificerat per rad, och 30 dagars betalningsvillkor. Ren, professionell layout utan de ROT-specifika fälten.
Butikskedja-avtal: En tredje variant för det löpande underhållsavtalet med butikskedjan, där fakturering sker månadsvis med en fast grundavgift plus rörliga delar för faktiskt utfört arbete.
Kundprofiler: aldrig fel fakturaadress igen
En av de saker som skapade mest merarbete för Mikael tidigare var fel fakturaadressen. Fastighetsbolaget han jobbade med hade tre olika avdelningar med tre olika e-postadresser för fakturahantering. Han skickade ofta till fel adress, vilket ledde till försenad betalning och ibland ett irriterat samtal från deras ekonomiavdelning.
Med InvoiceFlow skapade han en kundprofil för varje fastighetsbolag och sparade rätt fakturadress, rätt kostnadsställe och rätt betalningsvillkor per kund. Nu väljer han bara kunden i appen och fakturan fylls i med rätt uppgifter automatiskt.
"Det låter självklart, men det var inte självklart för mig innan. Jag tänkte aldrig att det gick att spara kundprofiler i en faktureringsapp. Jag trodde det var ett redovisningsprogram man behövde för det."
Betalningsuppföljning för ROT
En av de delar som Mikael är mest nöjd med är hur InvoiceFlow hanterar delad betalning — vilket i praktiken är vad ROT-faktureringen innebär. Varje ROT-faktura har två betalningsposter: kundens del och Skatteverkets del. Han kan registrera vardera separat när pengarna faktiskt kommer in.
"Förut var det oklart om en faktura var betald eller inte om ROT-delen saknades men kunddelen kommit in. Nu är det tydligt: fakturan är grön när båda posterna är registrerade. Det är en enkel sak men den sparar mig stress varje månad."
Han berättar om en situation från förra vintern då Skatteverket av tekniska skäl försenade en ROT-utbetalning med tre veckor. I det gamla systemet hade han troligen tappat bort den — eller oroat sig i onödan. Nu såg han tydligt att kunddelen var betald och ROT-delen väntade, och han behövde inte göra något förrän den kom in av sig själv.
Momsen: material vs arbete
En viktig detalj i elektriker-verkligheten: material och arbete har samma momssats (25 procent), men materialet berättigar inte till ROT-avdrag. Fakturan måste alltså vara tydlig med vad som är vad. Mikael sätter upp sina fakturor med separata rader för arbete och material, med tydliga etiketter.
"Det är inte bara för att vara snäll mot kunden. Skatteverket kan i teorin begära att granska fakturan om de misstänker att ROT-avdraget är felaktigt beräknat. Har du en tydlig faktura klarar du den granskningen på fem minuter. Har du en rörig faktura där arbete och material är ihopklumpat har du ett problem."
Hans revisor har bekräftat att fakturaformatet med InvoiceFlow uppfyller Skatteverkets krav för ROT-dokumentation. Det är ett kvitto på att mallen är korrekt uppbyggd.
Resultat efter nio månader
Mikael har nu använt InvoiceFlow i nio månader. Hans sammanfattning är pragmatisk: "Det är inte att jag tjänar mer pengar direkt. Men jag slösar mindre tid, och jag har inte missat en enda ROT-utbetalning sedan jag började. Det är ett nollsummespel som lutar åt mitt håll."
Konkreta siffror: han uppskattar att han sparar ungefär en och en halv timme per vecka på faktureringsadministration. Multiplicerat med hans timpris på 850 kronor ger det drygt 60 000 kronor i sparad tid per år. "Och det räknar jag inte ens på — jag räknar på att det är tid jag nu kan lägga på att ta in fler uppdrag i stället."
Råd till andra hantverkare med blandad kundkrets
Mikael är generös med råd till kollegor i samma situation:
Separera alltid ROT och B2B i din appstruktur. Att försöka använda en enda mall för båda kundtyperna leder till fel och förvirring. Det tar tjugo minuter att sätta upp separata mallar och sparar timmar sedan.
Lär dig ROT-reglerna ordentligt. Det är lätt att råka inkludera material i ROT-beräkningen eller missa att specificera arbete separat. Skatteverkets webbplats har tydliga riktlinjer — läs dem en gång och bygg in rätt logik i din mall från start.
Spara kundprofiler för alla fasta kunder. Det är inte onödigt byråkratiskt — det är ett sätt att slippa manuellt skriva in fakturaadressen varje gång och riskera att skriva fel.
Registrera ROT-utbetalningen separat. Kör du delade betalningar kan du tydligt se vilka fakturor som är fullt betalda och vilka som väntar på Skatteverket. Det är guld värt för likviditetsöversikten.
Nästa steg: fler hantverkare i nätverket
Mikael samarbetar nu med en grupp på fem hantverkare — rörläggare, målare, snickare och en kakelläggare — som lyfter av varandra vid större renoveringsprojekt. Han har rekommenderat InvoiceFlow till alla fem, och tre av dem har börjat använda det.
"Det är nästan lite själviskt av mig", säger han med ett leende. "Ju bättre de andra är på att fakturera korrekt, desto smidigare är det att samarbeta med dem. Ingen vill ha en partner vars ekonomi är ett kaos."
Han reser sig, tar sin jacka från kroken och slänger en blick på telefonen. Nästa uppdrag börjar om en timme, hos ett par i Örgryte som ska ha ny installation i sitt nyrenoverade badrum. ROT-faktura, naturligtvis.