Managementkonsult med åtta uppdragsgivare: Henriks guide till PO-nummer och förfallna fakturor

Av redaktionen på InvoiceFlow — publicerad 1 juni 2026 — lästid 9 minuter

Henrik Björk håller ett kalkylark med en rad per aktiv faktura. I slutet av Q1 detta år hade arket 23 rader. Åtta uppdragsgivare, varierande projektlängder, varierande betalningsvillkor, varierande krav på fakturainformation. Tre av raderna var rödmarkerade – förfallna fakturor som ännu inte betalats.

"Problemet är inte att kunden inte vill betala," säger Henrik. "Problemet är att stora företag har komplexa faktureringssystem. En faktura som saknar PO-numret hamnar i limbo. Ingen betalar den förrän rätt referens är angiven – och ingen berättar för dig varför den dröjer."

Henrik, 45, är managementkonsult specialiserad på affärsutveckling och organisationsdesign för mellansegmentet och enterprisebolag i Stockholm och Mälardalsregionen. Han är enskild firma men jobbar med kunder som ibland har 2 000 anställda och komplexa interna godkännandeprocesser.

PO-nummer: vad det är och varför det är kritiskt

PO-nummer (Purchase Order Number, inköpsordernummer på svenska) är ett internt referensnummer som köparen genererar i sitt ekonomisystem när de godkänner en inköpsorder. Det kopplar fakturan till det interna godkännandet och budgetposten.

För en stor organisation är det oumbärligt: utan PO-numret kan bokföringsavdelningen inte matcha fakturan mot en godkänd inköpsorder, och den kan inte betalas. Fakturan hamnar i ett manuellt undantag-flöde, riskerar att glömmas bort, och kan ta veckor extra att behandla.

Som frilansande konsult som levererar tjänster till stora organisationer är det ditt ansvar att efterfråga PO-numret i god tid – helst innan arbetet börjar – och ange det korrekt på fakturan.

Henrik har lärt sig att fråga i e-posten som bekräftar uppdraget: "Kan du skicka mig inköpsordernumret (PO-nummer) som ska anges på fakturan?" Det är ett normalt affärsmässigt krav och ingen kund reagerar negativt.

Varierande betalningsvillkor: 30, 45 och 60 dagar

Henriks åtta uppdragsgivare har vitt skilda betalningsvillkor:

60 dagars betalningsvillkor för enterprise är inte ovanligt i Sverige, trots att lagen om betalningsvillkor (baserad på EU:s senbetalningsdirektiv) anger att 60 dagar är maximum för B2B utan avtal om annat. Stora bolag tecknar ofta leverantörsavtal som anger 60 dagar som standard.

Henrik accepterar det i utbyte mot stabilitet och volym. Men det kräver att han håller koll på exakt när varje faktura förfaller.

InvoiceFlow: kundspecifika betalningsvillkor och PO-fält

Henrik satte upp separata kundprofiler för sina åtta uppdragsgivare. Varje profil innehåller:

Det tar honom fem minuter att skapa en ny faktura. PO-numret fyller han i efter att ha fått det från sin kontaktperson – appen påminner om fältet är tomt när han försöker spara.

"Det är det lilla påminnelse-elementet som är guld," säger Henrik. "Om jag glömmer PO-numret säger appen 'det här fältet är tomt'. Jag skriver till kunden, får numret, fyller i det, skickar. Aldrig mer en faktura som fastnar pga saknat PO."

Faktura via leverantörsportal: ett växande krav

Två av Henriks enterprise-kunder kräver att fakturor skickas via deras leverantörsportal (supplier portal) – ett webbsystem där leverantörer loggar in och laddar upp fakturor manuellt. Det är ett vanligt krav för stora bolag som vill ha kontroll over in-flödet av leverantörsfakturor.

Processen för Henrik: skapa fakturan i InvoiceFlow → ladda ner PDF → logga in i kundens portal → ladda upp PDF med PO-nummer som referens → bekräfta mottagning i portalen.

Det tar ett par extra minuter men är inte komplicerat. Det viktiga är att appen genererar en korrekt PDF med alla obligatoriska uppgifter (momsregistreringsnummer, F-skatt, specificerad tjänst, PO-nummer) som portalen accepterar.

Dashboard för förfallna fakturor: realtidsöversikt

Den funktion som förändrade Henriks administrativa vardag mest är dashboarden i InvoiceFlow. Vid varje lunch och på fredagseftermiddagar granskar han en skärm som visar:

De tre röda raderna i Q1-kalkylarket? Nu ser han dem direkt i dashboarden, med en knapptryckning för att skicka påminnelse.

Henrik berättar om en enterprise-kund som var 22 dagar försenad med en stor faktura. Fakturan var korrekt skickad, kunden hade bekräftat mottagning – men betalningen kom inte. Via dashboarden syntes det tydligt. Henrik skickade en artig påminnelse med fakturanummer och förfallodatum. Svaret kom: fakturan hade "fastnat i ett godkännandeflöde" och frigavs omedelbart. Betalning tre dagar senare.

"Utan dashboarden hade jag inte märkt det förrän 30 dagar senare. Med dashboarden agerade jag på dag 22. Det är skillnaden."

Konsultens likviditetskalkyl med 60-dagars kunder

Med två kunder på 60 dagars villkor kan Henriks kassaflöde bli belastat vid perioder med hög aktivitet. En stor faktura skickad i januari betalas i mars. Om han under samma period har höga kostnader – resor, konferenser, revisoravgifter – kan det bli trångt.

Hans strategi:

"60 dagar är acceptabelt för en enterprise-kund med stabil volym," säger Henrik. "Det är oacceptabelt för en ny kund med ett engångsuppdrag. Jag förhandlar alltid om betalningsvillkor med nya kunder."

Fyra råd för konsulter med många uppdragsgivare

  1. Fråga alltid om PO-nummer innan uppdraget börjar. Det är professionellt, inte besvärligt.
  2. Sätt korrekta betalningsvillkor per kund i ditt system. Standardisera, automatisera.
  3. Granska dashboarden två gånger per vecka. Förfallna fakturor ska hanteras snabbt, inte glömmas.
  4. Fakturera omedelbart efter leverans. Varje dag av väntan är en dag längre till betalning.

Med åtta uppdragsgivare, PO-nummer per faktura och en blandning av 30-60 dagars villkor är dessa fyra råd det som separerar kontrollerat kassaflöde från kaos.

Ladda ner InvoiceFlow gratis på Google Play och sätt upp dina åtta kundprofiler med rätt PO-fält och betalningsvillkor.