Jak warszawska projektantka wnętrz skróciła ściąganie 35 000 zł z 92 do 17 dni

Pracownia, w której każdy projekt wart był więcej niż mieszkanie

Dominika Krajewska prowadzi pracownię projektowania wnętrz na warszawskim Powiślu od dwunastu lat. Nie robi kawalerek na wynajem ani mieszkań deweloperskich pod klucz. Jej klienci to właściciele rezydencji w Konstancinie, inwestorzy butikowych hoteli w Sopocie i na Mazurach, czasem prezes spółki giełdowej, który chce przearanżować całe piętro biurowca przy Złotej. Pojedynczy projekt potrafi mieć budżet od 250 tysięcy do 3 milionów złotych — łącznie z zakupami, wykonawstwem i nadzorem.

Przy takich kwotach jeden nieuregulowany w terminie projekt potrafi zachwiać całą pracownią. A Dominika przez lata miała problem, który był pozornie błahy, a kosztował ją dziesiątki tysięcy złotych i miesiące nerwów: myliła w fakturach trzy zupełnie różne strumienie przychodu, a klienci skrzętnie z tego korzystali.

Trzy pieniądze, które wyglądały jak jeden

W projekcie luksusowej rezydencji Dominika zarabia na trzy różne sposoby, które rządzą się zupełnie innymi prawami:

• Honorarium projektowe — jej praca twórcza: koncepcja, projekt techniczny, dokumentacja wykonawcza, wizualizacje. To czysta usługa, opodatkowana VAT 23%, płatna według postępu prac.
• Prowizja zakupowa — narzut za zaopatrzenie klienta w meble, oświetlenie, tkaniny i wykończenia od dostawców, do których ma rabaty. Tu przepływają ogromne kwoty zakupowe, a jej zarobkiem jest tylko marża.
• Nadzór autorski i wykonawczy — rozliczany ryczałtem miesięcznym przez czas trwania budowy.

Przez lata Dominika wrzucała to wszystko na jedną zbiorczą fakturę z opisem „usługa projektowo-aranżacyjna". Wyglądało schludnie. W praktyce był to chaos, w którym klient nie wiedział, za co dokładnie płaci — i co gorsza, sama Dominika gubiła się, ile z wpłaconej kwoty to jej faktyczny zarobek, a ile to przepływające przez nią pieniądze na zakup sof i marmuru.

Incydent z hotelem: 35 000 zł zamrożone na 10 miesięcy

Kulminacją był projekt butikowego hotelu na Mazurach o budżecie 1,8 mln zł. Dominika wystawiła jedną zbiorczą fakturę na 35 000 zł, łącząc na niej zakończony etap koncepcyjny (jej honorarium) z zaliczką na zakup mebli do lobby. Inwestor hotelowy spojrzał na fakturę i zakwestionował ją w całości: „Nie zapłacę za meble, których jeszcze nie ma na miejscu". Problem w tym, że na fakturze nie dało się oddzielić, ile dotyczyło już wykonanej pracy projektowej, a ile niedostarczonych jeszcze mebli.

Zaczęły się tygodnie korespondencji. Inwestor wstrzymał płatność całych 35 000 zł, mimo że honorarium projektowe — około 22 000 zł — Dominika miała w pełni zapracowane i należne. Pieniądze leżały zamrożone przez dziesięć miesięcy. Dominika finansowała w tym czasie pracownię z linii kredytowej, płacąc odsetki za coś, co powinno wpłynąć dawno temu. To był moment, w którym powiedziała sobie: koniec ze zbiorczymi fakturami.

Rozwiązanie: klasyfikacja przychodów na trzy kategorie

Dominika przeniosła całe fakturowanie do InvoiceFlow i zrobiła rzecz, która wydaje się oczywista, a zmieniła wszystko: rozdzieliła trzy strumienie przychodu na trzy osobne kategorie i fakturuje je niezależnie.

W InvoiceFlow każda kategoria ma własny profil firmowy i własny zestaw pozycji, więc faktura za honorarium nigdy nie miesza się z zaliczką na meble. Dzięki klasyfikacji przychodów Dominika widzi w raportach dokładnie, ile zarobiła na samym projektowaniu, ile na prowizji zakupowej i ile na nadzorze — po raz pierwszy od dwunastu lat te liczby były rozdzielone.

Etapowy podpis elektroniczny na każdym kamieniu milowym

Drugą zmianą był etapowy podpis elektroniczny. Honorarium projektowe Dominika rozbija na płatności ratalne powiązane z kamieniami milowymi: 30% przy akceptacji koncepcji, 40% przy oddaniu projektu technicznego, 30% przy dokumentacji wykonawczej. Na zakończeniu każdego etapu klient podpisuje protokół odbioru bezpośrednio w aplikacji, a podpisany dokument staje się podstawą do wystawienia faktury za ten etap. Klient nie może już zakwestionować całości, bo każdy etap jest osobno potwierdzony i osobno fakturowany.

Gdyby Dominika miała ten system przy projekcie hotelowym, honorarium projektowe za zaakceptowaną koncepcję — 22 000 zł — byłoby zafakturowane osobno, podpisane protokołem odbioru i wpłynęłoby w terminie, niezależnie od sporu o meble.

Wielowalutowość dla zagranicznych dostawców

Część luksusowych wykończeń Dominika sprowadza z Włoch i Niemiec, rozliczając się w euro. W InvoiceFlow korzysta z obsługi wielu walut, dzięki czemu pozycje zakupowe w euro i jej prowizja w złotówkach są na fakturze jasno rozdzielone, a przeliczenie po kursie jest udokumentowane na dokumencie.

Wynik: 92 dni skróciły się do 17

Po pierwszym pełnym roku na nowym systemie liczby Dominiki wyglądały tak:

• Średni czas ściągania należności spadł z 92 dni do 17 dni.
• Żadna faktura nie została zakwestionowana w całości — spory dotyczyły co najwyżej jednej pozycji, a reszta płynęła w terminie.
• Po raz pierwszy Dominika zobaczyła, że jej realna marża na czystym projektowaniu wynosi 41%, a na prowizji zakupowej tylko 9% — co całkowicie zmieniło sposób, w jaki wycenia nowe zlecenia.
• Linia kredytowa, z której finansowała zamrożone należności, zeszła z wykorzystania 80% do praktycznie zera.

Najważniejsza była jednak zmiana w głowie: Dominika przestała traktować pracownię jak czarną skrzynkę, do której wpływają i z której wypływają pieniądze. Zaczęła nią zarządzać jak biznesem, w którym wie, na czym zarabia.

Czego ta historia uczy każdego projektanta dużych zleceń

Im większy projekt, tym groźniejsza jest jedna zbiorcza faktura. Łącząc honorarium z zaliczkami zakupowymi, dajesz klientowi pretekst, żeby wstrzymać całość przez spór o ułamek. Rozdzielenie strumieni przychodu na osobne kategorie i powiązanie honorarium z podpisanymi protokołami odbioru sprawia, że zapracowane pieniądze wpływają niezależnie od reszty — a Ty wreszcie wiesz, na czym naprawdę zarabiasz.