Poznański dostawca dla 28 restauracji: koniec uzgadniania przez WhatsApp i 120 000 zł długów

Hurtownia, która rosła szybciej niż jej księgowość

Marek Zieliński prowadzi dostawy świeżych produktów do gastronomii z bazy pod Poznaniem. Codziennie o piątej rano jego trzy chłodnie ruszają w trasę: warzywa z okolicznych gospodarstw, nabiał, pieczywo, mięso. Z jednej restauracji na Starym Rynku, od której zaczynał, zrobiło się 28 restauracji w Poznaniu i okolicach. Miesięczny obrót przekroczył 450 000 zł. Na papierze — sukces. W praktyce — Marek tonął w chaosie rozliczeniowym, który groził wywróceniem całej firmy.

Gastronomia działa na zaufaniu i odroczonym terminie. Restauracja zamawia codziennie, dostawa przychodzi, kucharz kwituje odbiór na kartce albo „na słowo", a płaci się raz w miesiącu. Przy 28 odbiorcach i dziesiątkach pozycji dziennie oznaczało to setki transakcji miesięcznie, które trzeba było jakoś spiąć w faktury i ściągnąć.

Trzy dni miesięcznie na WhatsAppie

Pod koniec każdego miesiąca zaczynał się rytuał, którego Marek nienawidził. Otwierał WhatsAppa i przez trzy dni uzgadniał z każdą restauracją osobno, co dokładnie odebrali. „Czy na pewno były te dwie skrzynki pomidorów 12 marca?". „U nas w systemie jest inna ilość sera". „Tej dostawy nie pamiętamy". Kucharze się zmieniali, kwitki ginęły, a Marek tracił kilkadziesiąt godzin na rozmowach, które kończyły się rabatami „dla świętego spokoju".

Gorsze były pieniądze. Bez twardych, podpisanych dokumentów restauracje płaciły, kiedy chciały. Przeterminowane należności narastały lawinowo i w szczycie sięgnęły 120 000 zł — ponad jedna czwarta miesięcznego obrotu zamrożona u dłużników. A Marek musiał płacić swoim dostawcom i kierowcom na czas, więc dziurę łatał kredytem obrotowym, na którym tracił kolejne pieniądze na odsetkach.

Moment, który przeważył

Punktem zwrotnym była restauracja z Jeżyc, która zalegała 18 000 zł i nagle zamknęła lokal. Marek nie miał ani jednego podpisanego dokumentu potwierdzającego odbiór towaru — tylko zdjęcia kartek i wiadomości na WhatsAppie. Odzyskanie należności okazało się praktycznie niemożliwe. Wtedy zrozumiał, że jego firma stoi na piasku.

Odkrycie: jedna faktura miesięczna zamiast setek wiadomości

Marek przebudował cały proces wokół trzech funkcji InvoiceFlow. Najważniejszą zmianą były faktury miesięczne (zbiorcze). Zamiast uzgadniać każdą dostawę osobno przez WhatsApp, wszystkie dostawy dla danej restauracji w ciągu miesiąca trafiają na jedną, rozpisaną pozycja po pozycji fakturę z datami i ilościami. Restauracja dostaje czytelny dokument: 1 marca tyle, 2 marca tyle, suma za miesiąc, NIP, termin płatności. Koniec z odtwarzaniem historii z pamięci kucharza.

Podpis elektroniczny zamiast kartek i „na słowo"

Drugim filarem był podpis elektroniczny. Teraz przy dostawie kierowca podsuwa na tablecie potwierdzenie odbioru, a osoba odbierająca w restauracji składa podpis cyfrowy. Dokument odbioru jest datowany i przypisany do konkretnej osoby. Pod koniec miesiąca faktura zbiorcza opiera się na potwierdzonych, podpisanych odbiorach — nie ma już o czym dyskutować. Spory typu „nie pamiętamy tej dostawy" zniknęły, bo każda dostawa ma podpis.

Automatyczne przypomnienia, które ściągają pieniądze

Trzecim elementem były automatyczne przypomnienia o płatności. InvoiceFlow sam pilnuje terminów: trzy dni przed upływem terminu restauracja dostaje uprzejme przypomnienie, w dniu terminu kolejne, a po przekroczeniu — stanowczy monit. Marek nie musi już osobiście dzwonić i prosić, co psuło relacje. System robi to konsekwentnie i bezosobowo, a restauratorzy szybko nauczyli się, że u Marka płaci się na czas.

Gotowość na KSeF i porządek w danych

Jako dostawca działający w pełni w modelu B2B, Marek jest bezpośrednio w obszarze obowiązkowego KSeF. Faktury zbiorcze w InvoiceFlow mają komplet danych wymaganych dla faktury ustrukturyzowanej: poprawne NIP-y obu stron, jednoznaczne pozycje, daty dostaw, stawki VAT (produkty spożywcze w dużej części objęte stawką 5% i 8%, część 23%). Dzięki temu Marek jest gotowy na pełne wdrożenie KSeF bez przebudowy procesu. Wszystkie dokumenty są też zabezpieczone kopią zapasową — gdyby kolejna restauracja zniknęła, Marek ma teraz komplet podpisanych dowodów.

Wynik: pół dnia zamiast trzech i 23 000 zł zamiast 120 000 zł

Spadek przeterminowanych należności z 120 000 zł do 23 000 zł oznaczał, że Marek odzyskał blisko 100 000 zł zamrożonego kapitału. Mógł ograniczyć kosztowny kredyt obrotowy, negocjować lepsze ceny u własnych dostawców dzięki płatnościom z góry i — wreszcie — przestać spędzać końce miesięcy na WhatsAppie. Te odzyskane trzy dni miesięcznie poświęcił na pozyskanie pięciu nowych restauracji.

Wniosek dla każdego dostawcy B2B

W sprzedaży z odroczonym terminem Twoim największym wrogiem nie jest nieuczciwy klient — jest brak twardego, podpisanego śladu, co dostarczyłeś i na co się umówiliście. Faktura zbiorcza oparta na elektronicznie podpisanych odbiorach plus automatyczne przypomnienia zamieniają comiesięczny chaos w przewidywalny proces. A przy obowiązkowym KSeF i tak będziesz musiał mieć dokumenty w porządku — lepiej zacząć od razu i przy okazji odzyskać setki tysięcy złotych płynności.