Meerdere bedrijven runnen vanuit één app: een gids voor meerdere bedrijfsprofielen

Door de redactie van InvoiceFlow — gepubliceerd 16 juni 2026 — leestijd 9 minuten

Bijna niemand heeft tegenwoordig nog precies één inkomstenbron. Je hebt een vaste baan en een bedrijfje voor in het weekend. Je runt een designbureau onder de ene naam en pakt af en toe een persoonlijke freelanceklus onder je eigen naam. Je doet de boekhouding voor drie klanten, elk met een eigen merk. Het werk is gescheiden, het geld is gescheiden, de klanten zijn gescheiden — maar op de een of andere manier belandt het allemaal in één chaotische facturatiemap met logo's die niet bij elkaar passen en een voortdurend giswerk welk sjabloon nu eigenlijk bij welk merk hoort.

De oplossing is niet een tweede app, een tweede telefoon of een spreadsheet. Het zijn meerdere bedrijfsprofielen: aparte identiteiten binnen één InvoiceFlow-installatie, elk met een eigen branding, eigen sjablonen en eigen instellingen, maar prima naast elkaar levend. Dit artikel legt uit wie ze nodig heeft, hoe je ze goed instelt en hoe je de data netjes houdt zodra je er meer dan één hebt.

Wat een profiel eigenlijk is

Een bedrijfsprofiel is de volledige identiteit die op je documenten verschijnt en je standaardinstellingen bepaalt. Zie het als een op zichzelf staand merk. Elk profiel heeft zijn eigen:

Wanneer je van profiel wisselt, schakelt de hele app over naar die identiteit. Nieuwe facturen gebruiken het logo, het sjabloon, de standaardvaluta en de nummeringsreeks van dat profiel. Je stelt niet elke keer met de hand iets opnieuw in — je kiest gewoon welke pet je vandaag opzet.

Wie meer dan één profiel nodig heeft

De freelancer met een nevenactiviteit

Je schrijft van maandag tot vrijdag code onder je eigen naam en verkoopt in het weekend met de hand gegoten kaarsen onder het merk "Ember & Oak." Voor de Belastingdienst zijn dat twee verschillende bedrijven en voor een klant twee compleet verschillende sferen. Het kaarsenmerk wil een warm, creatief sjabloon met een logo; je dev-facturen willen iets strak en zakelijks. Twee profielen, twee identiteiten, één app.

De bureau-eigenaar die ook freelancet

Je runt een studio met vijf man die klanten factureert als "Northwind Studio." Af en toe pak je een persoonlijk project — de website van een vriend, een snel adviesgesprek — dat je liever niet door de boeken van de studio laat lopen. Een apart persoonlijk profiel houdt dat inkomen netjes gescheiden, met een eigen, eenvoudiger sjabloon en eigen nummering, zodat het nooit door elkaar loopt met studiofacturen.

De boekhouder of accountant

Dit is de zwaarste gebruiker van profielen. Als je de facturatie voor verschillende kleine bedrijven beheert, krijgt elk klantbedrijf zijn eigen profiel: een eigen logo, eigen juridische gegevens, een eigen sjabloon, een eigen valuta- en btw-instelling. Je wisselt er de hele dag tussen, en elk profiel produceert documenten die eruitzien alsof ze van dat bedrijf kwamen — want voor zover de ontvanger weet, was dat ook zo.

De eigenaar van meerdere merken

Eén onderneming, meerdere naar buiten gerichte merken. Een holding met een premiumlijn en een budgetlijn. Een restaurantgroep met drie locaties. Elk merk moet op papier onderscheidend ogen, ook al beheert één persoon ze allemaal. Profielen geven je die scheiding zonder dat je in drie aparte accounts hoeft in te loggen.

Een profiel aanmaken: blanco of dupliceren

InvoiceFlow biedt je twee manieren om een nieuw profiel aan te maken, en de keuze telt zwaarder dan het lijkt.

Blanco beginnen

Kies voor een blanco profiel wanneer het nieuwe bedrijf echt anders is dan alles wat je al runt. Een ander land, een andere valuta, een andere visuele identiteit, een andere btw-opzet. Je vult de bedrijfsgegevens in, uploadt het vierkante en het brede logo, kiest een sjabloon en stelt je standaardinstellingen vanaf nul in. Het kost een paar minuten, maar alles is bewust gekozen en er is niets overgeërfd dat je later moet opsporen en aanpassen.

Een bestaand profiel dupliceren

Kies voor dupliceren wanneer het nieuwe profiel een naaste verwant is van een profiel dat je al hebt. Hetzelfde land, dezelfde btw-regels, dezelfde algemene uitstraling — je hebt alleen een andere naam en een ander logo nodig. Bij dupliceren worden de instellingen van het bronprofiel als uitgangspunt overgenomen, zodat je aan het aanpassen bent in plaats van aan het opbouwen. Dit is de snelle route voor een meer-merken-eigenaar die een tweede merk opzet, of voor een boekhouder die een klant onboardt die lijkt op een bestaande.

Goed om te weten: dupliceren is bedoeld voor wanneer je het gedeelde uitgangspunt wílt. Merk je dat je dupliceert en daarna bijna alles verandert, dan wilde je eigenlijk een blanco profiel. Kies degene die je het minste opruimwerk oplevert.

Branding: het twee-logosysteem per profiel

Hier komt een detail dat stilletjes het verschil maakt tussen een verzorgde factuur en een amateuristische. InvoiceFlow gebruikt een twee-logosysteem, en elk profiel heeft zijn eigen paar.

Een vierkant logo werkt waar de lay-out een compacte, blokvormige plek heeft — een hoek van de koptekst, een stempelachtig merkteken. Een breed logo (een horizontale combinatie, meestal je icoon plus de bedrijfsnaam) werkt waar het sjabloon een lange banner bovenaan reserveert. De meeste logo's zijn ontworpen als één vorm en worden vervolgens onhandig in de verkeerde ruimte gepropt. Door beide varianten op te slaan kan het sjabloon automatisch de variant plaatsen die past bij de lay-out die het tekent — zodat hetzelfde merk er correct uitziet in zowel een compact sjabloon als een gedurfd, bannerachtig sjabloon.

Beide logo's gaan door een ingebouwde bijsnijfunctie, zodat je je beeldmerk in elke plek kunt passen zonder de app te verlaten of met een aparte editor te worstelen. Voor iemand die drie merken runt, zijn dat drie paar logo's, elk gekoppeld aan een eigen profiel, elk automatisch correct geplaatst. Je stelt het één keer per profiel in en vergeet het verder.

Sjablonen: gedeeld of profielspecifiek

Sjablonen zijn waar opstellingen met meerdere profielen echt flexibel worden. Je hebt de 12 ingebouwde pdf-sjablonen — strak, professioneel, gedurfd, elegant, compact, modern, klassiek, creatief, minimaal, aannemer, gestreept en termijnbetaling — plus de visuele editor voor eigen sjablonen, waarmee je je eigen lay-out bouwt uit secties op een rastersysteem.

De eigen editor heeft één eigenschap die specifiek belangrijk is voor meerdere profielen: een eigen sjabloon kan gedeeld worden tussen bedrijfsprofielen of profielspecifiek blijven. Heb je dus een lay-out ontworpen waar je dol op bent, dan kun je die hergebruiken over al je merken (alleen het logo en de gegevens veranderen). Of, als één merk een lay-out nodig heeft waar niemand anders aan mag komen, dan houd je dat sjabloon vergrendeld aan dat profiel. Een bureau zou één verzorgde huisstijl kunnen delen over zijn submerken; een boekhouder houdt het sjabloon van elke klant privé bij het profiel van die klant.

Een uitgewerkt voorbeeld: het netjes houden

Maak kennis met Daniel, een ontwikkelaar in Austin. Overdag werkt hij als zzp'er onder zijn eigen naam. Daarnaast runt hij een kleine dienst voor het bouwen van Shopify-winkels genaamd "Launchpad Web." Hij heeft twee profielen ingesteld.

Profiel één — Daniel Reyes, zzp'er. Minimaal sjabloon. Het vierkante logo is gewoon zijn monogram. Facturen in USD, exclusief btw, betalingstermijn van 30 dagen, nummering DR-2026-001. De betalingsinstructies tonen zijn bankgegevens en een betaallink.

Profiel twee — Launchpad Web. Aangemaakt door het eerste te dupliceren (zelfde land, zelfde valuta, zelfde btw-opzet) en daarna de naam, beide logo's en het sjabloon naar de gedurfde stijl te veranderen. Nummering LPW-2026-001. Dezelfde bank, maar een andere betaallink en een pittiger e-mailsjabloon met samenvoegvelden die de klant bij naam begroeten.

De discipline die dit netjes houdt is eenvoudig: controleer welk profiel actief is voordat je iets aanmaakt. Daniels enige bijna-misser was het opstellen van een Launchpad-factuur terwijl het zzp-profiel actief was — hij merkte het op omdat het logo verkeerd was voordat hij hem verzond. De les bleef hangen: kijk eerst even naar het actieve profiel, maak dan pas aan. Omdat elk profiel zijn eigen nummeringsreeks heeft, botsen de documenten nooit, zelfs niet wanneer het werk in dezelfde week overlapt.

Hoe je data bij meerdere profielen netjes houdt

Meer identiteiten betekent meer discipline. Een paar gewoonten houden alles netjes:

  1. Bevestig het actieve profiel voordat je een document aanmaakt. Dit is de allerbelangrijkste gewoonte. Het actieve profiel bepaalt het logo, het sjabloon, de standaardvaluta en de nummering op alles wat je hierna maakt.
  2. Houd klanten bij het merk waar ze bij horen. Een klant maakt deel uit van een zakelijke relatie; die relatie hoort bij een profiel. Gebruik klantgroepen en categorieën binnen elk profiel om bij te houden wie wie is, in plaats van iedereen op één ongedifferentieerde hoop te gooien.
  3. Geef elk profiel een eigen nummeringsvoorvoegsel. DR-, LPW-, NW- — één blik op een factuurnummer vertelt je welk bedrijf de factuur uitschreef. Dit houdt ook elke reeks gatloos, wat van belang is voor je belastingadministratie.
  4. Stem het sjabloon af op het merk, niet op je humeur. Bepaal het sjabloon van elk profiel één keer. Consistentie is wat een merk gevestigd doet ogen. Om de paar facturen van sjabloon wisselen laat een bedrijf eruitzien alsof het zichzelf nog aan het uitvinden is.
  5. Stel standaardinstellingen per profiel in zodat je niet voortdurend hoeft aan te passen. Valuta, btw-behandeling, betalingsinstructies, regels voor late-betalingstoeslag — stel ze in op profielniveau. Als je dezelfde instelling met de hand op elke factuur verandert, had die instelling een profielstandaard moeten zijn.

Waarom één app beter is dan meerdere

Je zou in theorie een tweede facturatie-app kunnen installeren, of een apart account per bedrijf kunnen aanhouden. Mensen doen het. Het is slechter, om saaie maar reële redenen.

Ten eerste staat je data op één plek. InvoiceFlow is offline-first en lokaal-first — je documenten en klanten staan op het apparaat — en er is één back-up om je zorgen over te maken, niet meerdere. Wanneer je van telefoon wisselt, brengt één cloudherstel elk profiel, elk logo en elk sjabloon ongeschonden terug. Verdelen over meerdere apps betekent je back-updiscipline verdelen, en daar gaat data juist verloren.

Ten tweede blijft je rapportage overzichtelijk. Analyses, het bijhouden van betaald versus openstaand, je beste klanten — die leven in één app. Je kunt naar één bedrijf tegelijk kijken, maar je hoeft nooit drie aparte tools met elkaar te verzoenen om je totale financiële plaatje te begrijpen.

Ten derde is wisselen direct. Een boekhouder die vijf bedrijven beheert, logt niet vijf keer per dag uit en weer in. Die wisselt van profiel. De kosten van het schakelen tussen contexten dalen tot bijna niets, en dat is het hele punt van het samenvoegen.

Wanneer je GEEN meerdere profielen moet gebruiken

Profielen scheiden bedrijven, geen klanten. Ben je één freelancer die twintig klanten bedient, dan is dat één profiel met twintig klanten — gebruik klantgroepen en categorieën om ze te ordenen, geen twintig profielen. Een profiel per klant opzetten terwijl je één bedrijf bent, creëert versnippering: gesplitste nummering, gesplitste rapportage en geen echt voordeel. Grijp pas naar een nieuw profiel wanneer er een werkelijk apart merk of een aparte rechtspersoon achter het werk zit.

De kern van de zaak

Als je inkomen uit meer dan één bedrijf komt — een nevenactiviteit, een bureau plus persoonlijk werk, de boeken van meerdere klanten of een portfolio aan merken — dan maken meerdere profielen het verschil tussen een opgeruimde bedrijfsvoering en een map vol niet-bij-elkaar-passende pdf's. Stel elk profiel weloverwogen in: blanco als het echt nieuw is, gedupliceerd als het een naaste verwant is. Geef het zijn eigen twee logo's, zijn eigen sjabloon en zijn eigen standaardinstellingen. Bouw daarna één gewoonte op — controleer het actieve profiel voordat je aanmaakt — en de rest regelt zichzelf.