Op de brug van zijn eigen bedrijf: hoe maritiem consultant Jan-Willem zijn internationale factuurstroom navigeert
Door de redactie van InvoiceFlow — gepubliceerd 1 juni 2026 — leestijd 8 minuten
Jan-Willem de Groot (55) heeft zijn halve leven doorgebracht in en rond de haven van Rotterdam. Hij begon als maritiem officier, werkte twaalf jaar bij Maersk en acht jaar bij een grote havenbeheerder, en richtte vijf jaar geleden zijn eigen martitime consultancybedrijf op. Hij adviseert over scheepsoperaties, veiligheidsprotocollen, havenlogistiek en duurzame brandstofstrategieën — een niche die in tijden van energietransitie nooit populairder is geweest.
"Ik ken elke kraan in de Europese haven," zegt Jan-Willem. "Maar de Belastingdienst ken ik minder goed. En dat heeft me geld gekost."
Twee werelden, twee BTW-regimes
Jan-Willems klanten vallen in twee duidelijk te onderscheiden categorieën:
Nederlandse klanten (EUR, BTW 21%): Havenbedrijven, logistieke dienstverleners en maritieme bedrijven die zijn gevestigd in Nederland. Advies aan het Havenbedrijf Rotterdam, aan stuwadoors in de Waalhaven, aan tankerterminals op Maasvlakte. Standaard BTW-behandeling: 21% over zijn uurtarief.
Internationale rederijen buiten EU (USD/EUR, 0%): Zijn meest winstgevende klanten zijn grote internationale rederijen — uit Griekenland, de VS, Singapore, Japan. Ze huren Jan-Willem in als adviseur voor hun Europese activiteiten, maar zijn zelf gevestigd buiten Nederland en buiten de EU.
Voor internationale rederijen geldt in Nederland een bijzondere BTW-behandeling. Artikel 7-ter van de Wet op de omzetbelasting bepaalt dat diensten aan internationale zeevervoerders die hoofdzakelijk gebruik maken van zee-internationale routes, in sommige gevallen belast zijn met 0% BTW. Daarnaast geldt voor diensten aan niet-EU-bedrijven het algemene 0%-tarief voor exportdiensten.
"Ik heb mijn accountant meer dan eens gebeld om te vragen: welk artikel geldt hier? Is dit art. 7-ter of gewone exportdiensten? Het antwoord hangt af van de rederij, de aard van de dienst en of er internationaal zeevervoer bij betrokken is. Het is niet altijd zwart-wit."
De USD-complicatie
De internationale scheepvaartwereld rekent in dollars. Jan-Willems dagtarief voor internationale klanten is $1.800 per dag — een tarief dat hij heeft afgestemd op marktstandaarden in de maritieme sector. Zijn Nederlandse klanten betalen in euro's: €1.200 per dag.
In zijn eerste twee jaar als zelfstandige maakte hij zijn USD-facturen handmatig in Word — een Engelse template met zijn dollartarief, een handmatige berekening van zijn BTW-voetnoot ("VAT 0% pursuant to Art. 7 of the Dutch VAT Act") en zijn bankgegevens inclusief zijn IBAN voor internationale overboekingen.
Problemen: hij vergat regelmatig de juiste wettelijke verwijzing op zijn USD-facturen. Soms schreef hij "VAT 0% — export services", soms "Art. 7-ter", soms helemaal niets. Zijn accountant: "Als je 0% BTW factureert, moet je op de factuur vermelden waarom. Zonder onderbouwing accepteert de Belastingdienst de 0%-aangifte niet."
Een tweede probleem: zijn USD-inkomsten moesten voor de BTW-aangifte omgerekend naar euro's. Jan-Willem deed dit handmatig, op basis van de wisselkoers van de dag van ontvangst. Maar hij vergat soms welke koers hij had gebruikt, en zijn accountant moest de berekeningen reconstrueren uit zijn bankafschriften.
De verwarring over art. 7-ter
Jan-Willem had zijn accountant gevraagd om een schriftelijke uitleg van artikel 7-ter. De notitie die hij terugkreeg was gedetailleerd maar niet eenvoudig. Kernpunt: de 0%-regeling voor diensten aan internationale zeevervoerders is van toepassing als de dienst "rechtstreeks samenhangt met het internationale zeevervoer." Technisch advies over routeoptimalisatie valt daar mogelijk onder. Maar algemeen managementadvies over bedrijfsstrategie mogelijk niet.
"Ik adviseer rederijen soms over hun veiligheidsprotocollen, wat direct samenhangt met scheepsoperaties. Maar soms adviseer ik ze over hun HR-beleid of hun duurzaamheidsrapportage. Is dat ook art. 7-ter? Mijn accountant zei: waarschijnlijk niet — dat is een gewone exportdienst aan een niet-EU-bedrijf, met hetzelfde nultarief maar een andere grondslag."
Voor Jan-Willem betekende dit dat hij per type adviesopdracht moest bepalen welke wettelijke grondslag gold. En dat hij dit correct op zijn factuur moest vermelden.
InvoiceFlow voor de maritieme praktijk
Jan-Willem vond InvoiceFlow via een kennismaking bij een havennetwerkevenement in het World Port Center Rotterdam. Een andere ZZP-maritiem consultant gebruikte het. "Hij liet me zien hoe hij twee aparte templates had: één voor NL-klanten, één voor internationale rederijen. Per klant correct ingesteld. Ik heb het die avond geïnstalleerd."
Hij maakte twee klantprofielen:
NL-klanten: Taal NL, valuta EUR, BTW 21%. Klare Nederlandse factuur met zijn KvK-nummer, BTW-nummer, betalingstermijn dertig dagen.
Internationale rederijen (buiten EU): Taal EN, valuta USD of EUR afhankelijk van de rederij, BTW 0%, met vaste Engelse voetnoot: "VAT 0% — Services rendered to an international shipping company / Services supplied to a non-EU established business (Dutch VAT Act, Art. 7 / Export services)."
Voor klanten waarbij art. 7-ter specifiek van toepassing is (directe diensten voor zeevervoer), past hij de voetnoot aan: "VAT 0% — Services directly related to international maritime transport (Dutch VAT Act, Art. 7(3))."
De functies die zijn havenkantoortje ordenen
Twee aparte klantcategorieën: NL-klanten en internationale klanten worden gescheiden bijgehouden in InvoiceFlow. Het kwartaaloverzicht toont omzet per categorie — handig voor zijn BTW-aangifte: hij draagt BTW af over de NL-omzet en geeft de 0%-exportomzet apart aan.
Vaste Engelse voetnoten per klanttype: Jan-Willem heeft zijn 0%-verantwoording als vaste tekst in het klantprofiel van zijn internationale klanten staan. Het verschijnt automatisch op elke factuur. Zijn accountant heeft de tekst één keer goedgekeurd — daarna is het een vaste voetnoot die hij nooit meer hoeft te controleren.
USD-facturen voor internationale klanten: Zijn dollartarief staat vast in zijn itemdatabase. Als hij een USD-factuur aanmaakt, verschijnt automatisch "$1.800" als dagprijs — geen handmatige berekening, geen wisselkoers-onzekerheid op de factuur zelf. De wisselkoersomrekening voor zijn belastingaangifte doet zijn accountant op basis van de bankafschriften.
Professionele Engelse factuur: Internationale rederijen verwachten Engelse facturen. Jan-Willems facturen in InvoiceFlow zijn volledig in het Engels voor zijn buitenlandse klanten — service description in English, payment terms in English, all figures in USD. Dat is de professionele standaard in de maritieme sector.
Betalingsbewaking: Internationale rederijen betalen soms na negentig dagen — of later. Jan-Willems openstaand factuuroverzicht in InvoiceFlow is zijn dagelijkse controle. Facturen die langer dan dertig dagen openstaan krijgen een Engelstalige herinnering: "Kind reminder: Invoice [number] is now [X] days overdue."
Het resultaat: professional in een professionals-wereld
In de maritieme sector werkt Jan-Willem met CFO's en COO's van grote internationale rederijen. Ze zijn gewend aan professionele factuuradministratie — hun eigen bedrijven zijn beursgenoteerd en worden geauditeerd door grote accountantskantoren. Als zijn factuur rommelig is, tast dat zijn reputatie aan als betrouwbaar adviseur.
"Mijn eerste Engelse factuur in InvoiceFlow stuurde ik naar een Griekse rederij met hoofdkantoor in Piraeus. De CFO mailde me een dag later: 'Thank you for the professional invoice, payment initiated.' Zeven woorden die me vertelden dat mijn factuur de juiste indruk maakte."
Zijn accountantskosten zijn gedaald nadat zijn kwartaaladministratie gestructureerder is geworden. Zijn BTW-aangiftes zijn foutloos. En hij betaalt geen geld meer voor rekening-corourant bij zijn bank door late betalingen — zijn herinneringssysteem heeft zijn gemiddelde betaaltijd verkort van 68 naar 44 dagen.
Advies voor maritieme ZZP'ers en internationale consultants
Documenteer de grondslag voor 0% BTW altijd op de factuur. "VAT 0%" is niet genoeg. Vermeld het artikel: exportdiensten aan niet-EU-bedrijven, of art. 7-ter voor directe maritieme diensten. Dit is je bewijs naar de Belastingdienst.
Stel vaste tarieven in in de valuta van je klant. USD voor internationale rederijen, EUR voor NL-klanten. Geen wisselkoers-conversies op de factuur — dat is verwarrend en onprofessioneel. De omrekening voor je belastingaangifte is een apart administratief proces.
In de haven betaalt niemand altijd op tijd. Plan je cashflow rond realistische betaaltermijnen van zestig tot negentig dagen voor internationale klanten. InvoiceFlow's herinneringssysteem helpt je dat te beperken.
Download InvoiceFlow
Ben jij een maritiem consultant, havenexpert of andere internationale ZZP'er in Rotterdam of een andere havenstad? InvoiceFlow biedt Engelse factuurmallen, USD/EUR multi-currency per klant, automatische 0% BTW-voetnoten en debiteurenbeheer voor internationale klanten.
Download gratis via Google Play.