Twee tarieven, twee werelden: hoe BIG-fysiotherapeut Sandra haar gemengde praktijk financieel ordent

Door de redactie van InvoiceFlow — gepubliceerd 1 juni 2026 — leestijd 8 minuten

Sandra Kooijman (41) opende drie jaar geleden haar eigen fysiotherapiepraktijk aan de Amsterdamsestraatweg in Utrecht. Na veertien jaar in loondienst bij een grote groepspraktijk in Nieuwegein wilde ze meer vrijheid: haar eigen patiënten, haar eigen uren, haar eigen aanpak. Wat ze niet volledig had voorzien, was de complexiteit van haar eigen administratie.

"Als fysiotherapeut in loondienst deed iemand anders de financiën. Ik behandelde patiënten, zorgde voor hun herstel, en aan het einde van de maand stond er geld op mijn rekening. Als ZZP'er ben ik ineens ook mijn eigen boekhouder."

De twee gezichten van een fysiotherapiepraktijk

Sandra's praktijk heeft twee distincte inkomstenbronnen, elk met een fundamenteel andere BTW-behandeling:

Fysiotherapie (BTW-vrijgesteld): Reguliere fysiotherapeutische behandelingen door een BIG-geregistreerde therapeut zijn in Nederland vrijgesteld van BTW op grond van artikel 11, lid 1, onderdeel g van de Wet op de omzetbelasting. Sandra staat ingeschreven in het BIG-register (Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg), wat haar het recht geeft om BTW-vrijgestelde zorg te leveren. Haar fysiotherapiefacturen dragen geen BTW. Ze mag ook geen BTW aftrekken over haar praktijkkosten die uitsluitend voor de vrijgestelde diensten worden gemaakt.

Sportmassage (BTW 21%): Naast haar reguliere praktijk geeft Sandra sportmassage-sessies aan sporters van Utrecht FC Vrouwen en particuliere sporters. Sportmassage is géén erkende BIG-beroepshandeling en valt daardoor niet onder de BTW-vrijstelling voor gezondheidszorg. Sandra's sportmassage-facturen bevatten BTW van 21%.

"Het is precies dezelfde beweging die ik maak," zegt Sandra droogjes. "Dezelfde handen. Maar als het fysiotherapie is bij een patiënt met rugproblemen, is het vrijgesteld. Als het sportmassage is bij een sporter die beter wil presteren, is het belast. Dat kost me elk jaar extra uitleg aan mijn accountant."

De verzekeraarswereld

Naast het BTW-onderscheid heeft Sandra een derde complicatie: betalingsstromen van verzekeraars. De meeste fysiotherapie wordt vergoed vanuit de aanvullende verzekering. Patiënten van Zilveren Kruis, VGZ, CZ en andere verzekeraars declareren hun behandelingen bij hun verzekeraar — of Sandra factureert rechtstreeks aan de verzekeraar.

Rechtstreeks factureren aan verzekeraars (directe declaratie) vereist dat Sandra een overeenkomst heeft met de betreffende verzekeraar en dat haar facturen aan hun systemen voldoen. Ze is aangesloten bij het Vektis-declaratiesysteem voor de meeste grote verzekeraars. Die facturen hebben een specifiek formaat: diagnose-behandelcombinatiecode (DBC), AGB-code van de praktijk en de therapeut, en de behandelperiode.

"Voor Vektis gebruik ik een apart declaratiesysteem dat de verzekeraar zelf vereist," legt Sandra uit. "Maar voor de patiënten die particulier betalen — geen vergoeding of vergoeding uitgeput — en voor mijn sportmassageklanten, maak ik gewone facturen. En dat deed ik voorheen in Word."

De Word-chaos

Sandra's Word-factuurtemplate was oorspronkelijk ontworpen voor fysiotherapiefacturen: patiëntnaam, behandelcode, datum, bedrag, geen BTW. Dat werkte voor haar directe patiëntenbetalingen. Maar toen ze sportmassage toevoegde aan haar aanbod, paste ze de template aan om ook een BTW-regel te kunnen toevoegen.

Probleem: ze vergat regelmatig welke versie van de template voor welke dienst gold. In haar tweede jaar stuurde ze een sportmassageklant een factuur zonder BTW — een patiënt die toch verwacht had BTW te kunnen aftrekken als zakelijke kostenpost (hij was een zelfstandig sporter die als ZZP'er zijn sportmassages als beroepskosten opgaf).

Erger: ze stuurde één keer een fysiotherapiefactuur met BTW 21% aan een patiënt. Die patiënt belde verward: "Staat hier BTW op? Mijn verzekeraar vergoedt fysiotherapie maar niet met BTW." Sandra moest de factuur corrigeren, de patiënt geruststellen, en haar accountant raadplegen.

"Die twee fouten kostten me elk een uur tijd en een paar honderd euro aan accountantskosten. En ik sliep er slecht van. Als zorgverlener wil je nooit het gevoel hebben dat je een patiënt verkeerd hebt gefactureerd."

InvoiceFlow voor de gemengde zorgpraktijk

Sandra hoorde van InvoiceFlow via een collega-fysiotherapeut die zelf ook sportmassage en personal training aanbood. "Ze zei: je kunt per dienst een BTW-instelling vastleggen. Fysiotherapie op vrijgesteld, sportmassage op 21%. Nooit meer verwarring."

Sandra migreerde haar klantgegevens en bouwde een itemdatabase op:

Elke keer dat ze een factuur maakt, selecteert ze de dienst en de BTW-instelling is automatisch correct. Ze kan ook twee diensten op één factuur combineren — als een patiënt dezelfde dag fysiotherapie en een sportmassage heeft — waarbij elk item zijn eigen BTW-tarief behoudt.

De functies die haar praktijk ordenen

Per-dienst BTW-instellingen: De kern van Sandra's gebruik van InvoiceFlow. Elk item in haar database heeft een vaste BTW-status: vrijgesteld of 21%. Ze kan de instelling per factuur nooit per ongeluk wijzigen zonder het bewust te doen.

Verzekeraarstemplate: Voor haar directe patiëntenbetalingen (niet via Vektis) heeft Sandra een template gemaakt met vermelding van haar AGB-code — de unieke code voor zorgverleners in het Nederlandse zorgstelsel. Elke fysiotherapiefactuur bevat automatisch haar AGB-code, zodat patiënten het document kunnen indienen bij hun aanvullende verzekeraar als vergoedingsverzoek.

Diagnose-aantekening per patiënt: In het klantprofiel noteert Sandra de diagnose of behandelreden. Dit maakt het voor patiënten makkelijker om hun factuur in te dienen bij de verzekeraar, en het geeft Sandra een overzicht van haar behandelcasussen.

BTW-scheiding in kwartaaloverzicht: Sandra's kwartaaloverzicht in InvoiceFlow toont duidelijk de scheiding: totale omzet fysiotherapie (vrijgesteld), totale omzet sportmassage (21% BTW). Dit is cruciaal voor haar BTW-aangifte: ze draagt alleen BTW af over de sportmassage-omzet, maar mag ook alleen de inkoop-BTW aftrekken die verband houdt met haar BTW-plichtige activiteiten.

Elektronische handtekening voor behandelovereenkomsten: Sandra gebruikt de handtekeningfunctie van InvoiceFlow voor de jaarlijkse toestemmingsverklaring die patiënten moeten ondertekenen voor gegevensdeling met verzekeraars. Een kleine tijdwinst, maar merkbaar bij een grote patiëntenstroom.

De pro-rata BTW-aftrek

Een aspect dat Sandra uitgebreid met haar accountant heeft besproken, is de pro-rata aftrek van inkoop-BTW. Als ZZP'er met zowel BTW-vrijgestelde als BTW-belaste omzet, mag Sandra niet al haar inkoop-BTW aftrekken. Ze mag alleen het deel aftrekken dat evenredig is aan haar BTW-belaste omzet.

Als 70% van haar omzet BTW-vrijgesteld is (fysiotherapie) en 30% BTW-plichtig (sportmassage), mag ze 30% van haar algemene inkoop-BTW aftrekken. Inkoopkosten die uitsluitend aan de sportmassage zijn toe te schrijven (massage-olie, sportmassagetafel) mogen volledig worden afgetrokken.

"Dit is iets wat ik nooit zelf had uitgedacht. Mijn accountant regelt het jaarlijks. Maar het kwartaaloverzicht van InvoiceFlow, met de duidelijke scheiding van vrijgestelde en belaste omzet, maakt zijn werk veel eenvoudiger. Hij hoeft de percentages niet meer handmatig te berekenen."

Resultaat na drie jaar

Sandra's praktijk is gegroeid van veertig patiënten in het eerste jaar naar negentig actieve patiënten en twaalf sportmassageklanten. De administratie is meegegroeide zonder proportioneel meer tijd te kosten. "In het eerste jaar deed ik er vier uur per week over. Nu doe ik er nog steeds vier uur per week over, met meer dan het dubbele aantal facturen. Dat is de winst van een goed systeem."

Ze heeft nul BTW-fouten gemaakt in de afgelopen twee jaar. Haar accountant heeft twee keer opmerkingen gemaakt over haar administratie — positieve: "Dit is hoe het hoort."

Advies voor zorgverleners als ZZP'er

Controleer altijd je BIG-registratie. De BTW-vrijstelling voor gezondheidszorg is gekoppeld aan inschrijving in het BIG-register. Als je BIG-registratie verloopt, vervalt ook je BTW-vrijstelling. InvoiceFlow kan je hieraan niet herinneren — dat is jouw verantwoordelijkheid.

Scheiding is key. Als je vrijgestelde én belaste diensten levert, houd dan de omzet strikt gescheiden. Gebruik per dienst het juiste BTW-tarief. Nooit mengen op één factuurlijn.

Vraag je accountant naar de pro-rata aftrek. Als je zowel vrijgestelde als belaste omzet hebt, is de aftrek van inkoop-BTW een jaarlijkse berekening. Zorg dat je kwartaaloverzichten die berekening mogelijk maken.

Download InvoiceFlow

Ben jij fysiotherapeut, ergotherapeut, diëtist of ander BIG-zorgverlener met een gemengde praktijk? InvoiceFlow helpt je met de juiste BTW-instelling per dienst, een template met AGB-code voor verzekeraars, en een kwartaaloverzicht dat je boekhouder blij maakt.

Download gratis via Google Play.

Download InvoiceFlow op Google Play