Tien kilometer voorbij de grens: hoe installateur Jan zijn Belgische klanten correct factureert
Door de redactie van InvoiceFlow — gepubliceerd 1 juni 2026 — leestijd 9 minuten
Jan Willems rijdt elke maandagochtend vanuit zijn huis in Maastricht richting Luik. Het is een rit van 35 minuten — de Albertkanaal rechts, de Ardennen links. Hij werkt als ZZP-installateur: verwarmingssystemen, ventilatie, klimaatbeheersing. Zijn reputatie heeft de grens overgestoken; hij heeft vaste klanten in Luik, Hasselt en Genk naast zijn klantenbestand in Zuid-Limburg.
Maar zijn factuuradministratie had die grens lang niet zo soepel overwonnen.
"De eerste keer dat ik een factuur stuurde aan een Belgisch bedrijf, deed ik gewoon 21% BTW. Mijn Belgische klant belde om te zeggen dat dat niet correct was. Ik had geen idee wat hij bedoelde."
Jan Willems: installateur op de grens
Jan, 50 jaar, is installatietechnicus met dertig jaar ervaring. Hij heeft zijn eigen bedrijf als ZZP'er in Maastricht, ingeschreven bij de KvK en BTW-plichtig in Nederland. Hij heeft een Nederlands BTW-nummer en doet zijn BTW-aangifte bij de Nederlandse Belastingdienst.
Zijn Belgische activiteiten zijn gegroeid door mond-tot-mondreclame. Een Nederlandse klant die in Luik woonde, vertelde zijn buren over Jan. Die buren kenden een aannemer in Hasselt die Jan vervolgens inschakelde voor een groot renovatieproject. Zo ging het verder.
Nu heeft hij drie categorieën Belgische klanten: Belgische bedrijven (aannemers, vastgoedbeheerders), Belgische zelfstandigen en eenmanszaken, en Belgische particulieren. Elk heeft een andere BTW-behandeling.
De BTW-regels voor grensoverschrijdende dienstverlening
Voor dienstverleners die over de grens werken, gelden de EU-regels voor de plaats van dienst. De hoofdregel: diensten aan zakelijke afnemers (B2B) worden belast in het land van de afnemer — en de BTW wordt verlegd naar die afnemer. Diensten aan particulieren (B2C) worden in principe belast in het land van de dienstverlener, tenzij specifieke uitzonderingen gelden.
Dit leidt voor Jan tot de volgende praktijk:
Belgische bedrijfsklanten (B2B): Jan rekent geen BTW op zijn factuur. Hij vermeldt het Belgische BTW-nummer van de klant op de factuur, en vermeldt "BTW verlegd / Verlegging van heffing" of de Belgische equivalente tekst. De Belgische klant is verantwoordelijk voor het opgeven van de BTW in België via zijn eigen BTW-aangifte.
Belgische particulieren (B2C): hier is het ingewikkelder. De hoofdregel voor diensten aan particulieren is dat de BTW van het land van de dienstverlener (Nederland, 21%) geldt. Maar er zijn uitzonderingen voor bepaalde diensten aan onroerend goed — en installatie aan een Belgisch onroerend goed kan onder de Belgische BTW vallen. Dit is een grijs gebied dat zijn belastingadviseur voor hem heeft uitgezocht.
De Belgische BTW bij particulieren: het grijze gebied
Jan heeft een belastingadviseur in Maastricht die gespecialiseerd is in grensoverschrijdende arbeid en belastingen — een relatief nichemarkt, maar in de Euregiozone Maastricht-Luik absoluut noodzakelijk. Die adviseur heeft hem uitgelegd dat voor installatiediensten aan onroerend goed de "place of supply"-regel in de EU-BTW-richtlijn bepaalt dat dergelijke diensten belast zijn in het land waar het onroerend goed zich bevindt.
Dit betekent: als Jan een verwarmingssysteem installeert bij een particulier in Luik, is Belgische BTW van toepassing. Het Belgische tarief voor installatiediensten aan woningen is in veel gevallen 6% (voor renovatie van woningen ouder dan tien jaar) — lager dan het Nederlandse 21%.
"Dit is het meest verrassende deel voor mijn Belgische klanten: ze betalen soms minder BTW dan Nederlandse klanten voor hetzelfde werk. Dat is geen truc — het is Europees recht."
Voor zijn BTW-aangifte heeft dit complexe gevolgen: Jan moet de Belgische BTW die hij heeft aangerekend, afdragen in België. Daarvoor heeft hij een Belgische BTW-registratie via het OSS-systeem (One Stop Shop) of een directe Belgische BTW-registratie. Zijn adviseur heeft dit geregeld.
VIES: het BTW-nummer als sleutelstap
Voor alle Belgische zakelijke klanten controleert Jan het BTW-nummer via VIES voordat hij de eerste factuur stuurt. Het VIES-systeem bevestigt dat het nummer actief is en correct geregistreerd staat in de Belgische BTW-administratie. Zonder die controle loopt hij risico: als het nummer ongeldig blijkt, is de BTW-verlegging niet rechtsgeldig en is hij zelf mogelijk BTW verschuldigd.
"Ik heb één keer een klant gehad wiens BTW-nummer in VIES stond, maar die inmiddels zijn BTW-registratie had laten verlopen. Dat was een nare situatie. Sindsdien controleer ik bij elke nieuwe opdracht opnieuw."
In InvoiceFlow heeft hij per klant het BTW-nummer opgeslagen in het klantprofiel. Dat nummer staat automatisch op de factuur, samen met de vermelding "BTW verlegd" voor Belgische zakelijke klanten.
Twee profielen: Nederland en België
Jan heeft in InvoiceFlow twee bedrijfsprofielen aangemaakt. Het Nederlandse profiel gebruikt hij voor al zijn Nederlandse klanten: BTW 21%, betalingstermijn 14 of 30 dagen, factuuromschrijving in het Nederlands.
Het Belgische profiel is specifieker. De factuuromschrijving is ook in het Frans (hij werkt in de Waalse regio en spreid ook naar Francophone klanten), de BTW-instelling is afhankelijk van het klanttype (B2B verlegd, B2C Belgisch tarief), en de betalingstermijn volgt de Belgische norm van 30 dagen.
"Het is fijn dat ik één app gebruik voor zowel mijn Nederlandse als mijn Belgische facturering. Ik hoef niet te wisselen tussen systemen of spreadsheets. Alles staat bij elkaar."
Valuta: altijd euro, maar toch
Zowel Nederland als België gebruiken de euro, dus valutaconversie is geen probleem. Maar de factuurlayout verschilt soms: Belgische bedrijven verwachten soms een "factuur" aangeduid als "Facture" (Frans) of "Factuur" (Nederlands), afhankelijk van de regio. In Luik is Frans de voertaal; in Hasselt is dat Nederlandstalig.
Jan heeft voor zijn Franstalige klanten een factuurtemplate met de tekst deels in het Frans: "Facture", "TVA transférée" (BTW verlegd), en de bedrijfsgegevens in het Frans. InvoiceFlow ondersteunt dit via de aanpasbare factuuromschrijving.
Opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP)
Als Jan diensten levert aan Belgische BTW-plichtige bedrijven met BTW-verlegging, moet hij die leveringen opgeven in de Opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) — een jaarlijkse of kwartaalmatige opgave bij de Nederlandse Belastingdienst. Die opgave geeft de Europese belastingautoriteiten een kruiscontrole: Jan geeft op dat hij diensten heeft geleverd aan een bepaald Belgisch BTW-nummer, en de Belgische belastingdienst controleert of dat bedrijf inderdaad de BTW heeft aangegeven.
"Mijn belastingadviseur doet die ICP-opgave voor mij. Maar ik moet hem de gegevens aanleveren: welke Belgische klanten, welke bedragen. InvoiceFlow geeft me dat overzicht per klant per kwartaal."
Grensarbeid en inkomstenbelasting
Als ondernemer woont Jan in Nederland en werkt hij ook in België. Voor zijn inkomstenbelasting geldt in principe dat zijn winst in Nederland belast is, ook als die winst is verdiend in België — tenzij hij in België een vaste inrichting heeft (een kantoor, een magazijn). Dat heeft hij niet; hij werkt altijd bij zijn klanten op locatie. Zijn winst is dus volledig in Nederland belastbaar.
"Dit is een misverstand dat ik soms tegenkom bij collega's die ook grensoverschrijdend werken. Ze denken dat ze in België geen belasting hoeven te betalen omdat ze in Nederland wonen. Dat klopt — maar alleen als ze geen vaste inrichting in België hebben. De BTW is een ander verhaal."
Praktische tips voor grensoverschrijdende ZZP'ers
Jan deelt zijn ervaringen met andere installateurs en bouwvakkers die in de Euregiozone werken. Zijn advies:
Schakel een specialist in voor grensoverschrijdende belasting. Een gewone belastingadviseur in Amsterdam heeft niet altijd kennis van de Belgische BTW-wetgeving. Zoek iemand die gespecialiseerd is in grensoverschrijdende arbeid en Europese BTW-regels.
Controleer altijd BTW-nummers van Belgische zakelijke klanten via VIES voordat je de eerste factuur stuurt. Die twee minuten beschermen je tegen dure correcties later.
Maak per land een apart klantprofiel in InvoiceFlow. De BTW-behandeling is anders, de taal is anders, de betaalnormen zijn anders. Door profielen te scheiden, bouw je de juiste instellingen één keer in en pas je ze daarna nooit meer aan.
Conclusie
Jan Willems installeerde zijn eerste verwarmingsketel op zijn zestiende in een Maastrichtse kelder. Dertig jaar later installeert hij systemen aan beide kanten van de grens. Zijn vakkennis is grenzeloos geworden; zijn administratie heeft die grens nu ook weten te overwinnen. Met InvoiceFlow — en een goede belastingadviseur — heeft hij een systeem dat correcte Belgische en Nederlandse facturen genereert zonder dat hij elke keer opnieuw hoeft na te denken over de BTW-regels.
Download InvoiceFlow gratis in de Google Play Store en factureer over de grens zonder hoofdpijn.