Van ontwerp tot oplevering: hoe tuinarchitect Roos haar fasefacturering professionaliseerde
Door de redactie van InvoiceFlow — gepubliceerd 1 juni 2026 — leestijd 9 minuten
Een tuin ontwerpen voor een klant is één ding. Uitleggen hoe je de kosten factureert — en waarom je de planten tegen inkoopprijs doorbelast zonder winstopslag — is iets heel anders. Roos de Vries, 41, tuinarchitect in Utrecht, weet dit als geen ander. Ze heeft jaren geworsteld met een factuursysteem dat niet aansloot bij de werkelijkheid van haar vak.
"Een tuinproject loopt soms zes tot twaalf maanden. Je begint met een ontwerp, dan start de uitvoering, dan volgt de oplevering. Dat zijn drie verschillende momenten waarop ik een factuur stuur. Maar ik had geen systeem om die drie facturen per project bij te houden en aan elkaar te koppelen."
Tuinarchitectuur als ZZP: de financiële structuur
Roos werkt exclusief voor particulieren in de regio Utrecht — mensen met een tuin van enige omvang die een professioneel ontwerp willen, doorgaans bij nieuwbouwwoningen of bij een renovatie na een verbouwing. Projecten variëren van 5.000 tot 40.000 euro inclusief materialen en arbeid.
Haar factureringsstructuur is gebaseerd op drie fases:
Fase 1 — Ontwerp (30%): na goedkeuring van het schetsontwerp stuurt Roos een factuur voor het ontwerpwerk. Dit dekt haar uren voor de eerste consultatie, het schetsontwerp, de revisies en het definitieve ontwerp met beplantingsplan en materiaalspecificatie.
Fase 2 — Uitvoering start (40%): wanneer de uitvoering begint, stuurt ze een tweede factuur. Dit is het moment waarop ze materialen inkoopt, aannemer en grondwerkers inschakelt en de werkzaamheden begint. Deze factuur dekt de arbeidskosten voor de uitvoeringsfase.
Fase 3 — Oplevering (30%): na de definitieve oplevering en de opleverkeur stuurt ze de eindfactuur. Hierbij is ook de finale materiaalafrekening inbegrepen: hoeveel planten, bestrating en overig materiaal is daadwerkelijk gebruikt.
"Die driedeling is in mijn branche standaard. Het beschermt mij — ik draag nooit de volledige projectkosten zelf — en het beschermt de klant, die betaalt naarmate het werk vordert."
Het doorbelastingsprobleem: planten zonder marge
Een bijzonder aspect van tuinarchitectuurprojecten is de doorbelasting van materiaalkosten. Roos koopt planten, bestrating, grond en andere materialen in voor rekening van de klant. Ze brengt deze in rekening op de factuur, maar zonder winstopslag.
De reden is zakelijk en praktisch: haar verdienmodel is gebaseerd op haar ontwerpuren en haar begeleidingsvergoeding — niet op de marge op materialen. Klanten waarderen dit; het geeft vertrouwen dat ze niet stiekem een opslag rekent op de planten die ze bij de kwekerij inkoopt.
Maar dit leidt tot een BTW-complicatie. De materialen die Roos inkoopt bevatten BTW (21% of 9% voor bepaalde tuinplanten). Ze belast deze door aan de klant, eveneens inclusief BTW. De BTW die zij heeft betaald bij inkoop, trekt ze af als voorbelasting. Netto: geen BTW-last voor haar, maar de boekhouding moet wel kloppen.
"Mijn oude Excel-sjabloon had geen ruimte voor een doorbelastingsregel die BTW-neutraal was. Ik zette alles op één regel en mijn boekhouder moest elk kwartaal uitpuzzelen welke BTW bij de materialen hoorde en welke bij mijn arbeid."
Mislukking met facturatiesoftware voor grote bureaus
Roos probeerde twee jaar lang een uitgebreide projectmanagement- en factureringssoftware die populair is bij architectenbureaus. De software kon alles — budgetbeheer, urenregistratie, factuurplanning per fase — maar was ontworpen voor bureaus met meerdere medewerkers en bijbehorende overhead.
Voor Roos als eenpersoonsbedrijf was het systeem te omslachtig. Ze had tien minuten nodig om een eenvoudige fase-factuur te genereren, de interface was niet geoptimaliseerd voor mobiel gebruik, en de exportfunctie voor PDF leverde bestanden op die er niet professioneel uitzagen.
"Ik werkte op bouwplaatsen en in tuinen. Ik wil een app op mijn telefoon waarmee ik in vijf minuten een factuur kan maken. Geen desktop met tien menu's."
InvoiceFlow: projectarchief per tuin
Via een zelfstandige interieurarchitect in haar netwerk hoorde Roos over InvoiceFlow. De interieurarchitect gebruikte de app al een jaar voor soortgelijke fasefacturering bij renovatieprojecten. Roos installeerde de app en was direct enthousiast over de clientdatabase: voor elke klant kun je meerdere facturen aanmaken die gegroepeerd worden weergegeven.
Ze bouwde haar projectadministratie als volgt op: voor elk tuinproject maakt ze een klantprofiel aan met naam, adres en een notitie over het projecttype. Dan maakt ze drie factuurconcepten: fase 1, fase 2 en fase 3. De eerste twee zijn als concept opgeslagen; ze verstuurt ze pas op het juiste moment.
"Het is alsof ik een kleine projectmap per tuin heb in de app. Ik kan altijd terugzien welke facturen al zijn betaald, welke nog openstaan en welke nog niet zijn verstuurd. Dat geeft me rust."
Doorbelasting zonder marge: de correcte aanpak
In InvoiceFlow heeft Roos een specifieke regelstructuur ontwikkeld voor haar materiaalrijen. Ze maakt een aparte itemregel aan voor "Doorbelaste materiaalkosten — [projectnaam]" met de exacte inkoopbedragen. BTW wordt automatisch berekend op basis van het BTW-tarief dat ze per item instelt.
Voor haar arbeidskosten gebruikt ze een andere regelcategorie. Zo zijn de twee kostensoorten op de factuur duidelijk gescheiden, wat zowel haar boekhouder als de klant prettig vindt. De klant ziet precies wat voor zijn arbeid en wat voor materialen wordt betaald; de boekhouder heeft een heldere structuur voor de BTW-aangifte.
"Mijn eerste factuur met die gescheiden structuur stuurde ik naar een klant in Zeist voor een project van 22.000 euro. Ze reageerde: 'Eindelijk begrijp ik hoe de kosten zijn opgebouwd.' Dat was een compliment dat meer waard was dan de factuur zelf."
BTW voor tuinarchitecten: 21% op diensten
Tuinarchitectuurdiensten vallen onder het standaard BTW-tarief van 21 procent. Materialen zoals planten hebben een wisselend tarief: vers snijbloemen en potplanten zijn 9 procent BTW, maar bestrating, grond, tuinmeubelen en constructiematerialen zijn 21 procent.
Roos verwerkt dit onderscheid nauwkeurig in haar materiaalspecificatie. Bij grote materiaalinkopen maakt ze een bijlage met een gedetailleerde specificatie per item en het bijbehorende BTW-tarief. Die bijlage voegt ze toe aan de factuur als PDF-bijlage.
"Mijn boekhouder was jarenlang de enige die dit onderscheid begreep. Nu leg ik het ook aan klanten uit en zit de specificatie altijd correct in de factuur. Dat scheelt hem een uur werk per kwartaal."
Cashflowmanagement voor langlopende projecten
Langlopende projecten zijn een cashflowuitdaging. Roos koopt soms materialen in voor 8.000 tot 12.000 euro vóórdat ze de tweede fase-factuur heeft ontvangen. Ze financiert dit tijdelijk uit eigen middelen.
Door haar fasefacturering is de maximale voorfinanciering beperkt: ze heeft altijd al 30% van de projectwaarde ontvangen bij de start van de materiaalinkoop. Maar de timing is cruciaal: als een klant de fase-1-factuur laat betaalt, kan ze de materiaalinkoop voor fase 2 niet starten.
"Ik heb één keer meegemaakt dat een klant de eerste factuur drie weken te laat betaalde. Ik moest de beplanting uitstellen omdat ik het geld niet had om in te kopen. Sindsdien hanteer ik in mijn contracten een bepaling dat de volgende fase pas start na betaling van de vorige factuur."
InvoiceFlow helpt haar de betalingsstatus per factuur te monitoren. Ze krijgt een notificatie wanneer de betaling niet op tijd is, en ze stuurt automatisch een herinnering na 7 dagen — eerder dan bij de meeste andere ZZP'ers, omdat haar projectplanning ervan afhangt.
Advies voor tuinarchitecten en aanverwante ZZP'ers
Roos geeft les aan een tuin- en landschapsopleiding in Utrecht en neemt de zakelijke kant van het vak altijd mee. Haar advies aan studenten die gaan starten als ZZP:
Zet fasefacturering altijd op papier in je opdrachtovereenkomst. Leg vast welk percentage je in welke fase factureert, wanneer de betalingstermijn ingaat, en wat de consequenties zijn als een fase te laat betaald wordt. Dit is geen wantrouwen — dit is professioneel ondernemerschap.
Doorbelasting van materialen is eerlijk en transparant, maar vereis daarvoor altijd inkoopbonnen. Als een klant ooit twijfelt aan het doorbelaste bedrag, heb je de bon als bewijs. Bewaar alle bonnen per project in een digitale map.
Gebruik een factureerapp die meegroeit met je projecten. Een app die per klant meerdere facturen kan bijhouden en die de betalingsstatus helder toont, is voor projectmatige ZZP'ers veel meer waard dan een generieke boekhoudapp.
Conclusie
Roos de Vries ontwerpt tuinen die voor jaren meegaan. Haar administratiesysteem doet dat nu ook. Met InvoiceFlow heeft ze een projectarchief dat per tuin bijhoudt welke facturen zijn verstuurd, betaald en nog openstaan. De fasefacturering is ingebakken in haar workflow, de doorbelasting van materialen is correct en transparant, en haar cashflow is beter beheersbaar dan ooit.
Download InvoiceFlow gratis in de Google Play Store en factureer je projecten op professionele wijze.