Is coachingwerk BTW-vrijgesteld? Lisa dacht van ja — haar belastingadviseur dacht anders
Door de redactie van InvoiceFlow — gepubliceerd 1 juni 2026 — leestijd 9 minuten
Het was een telefoontje dat Lisa Hendriks op een maandagochtend terugbracht naar de basis. Haar belastingadviseur belde met een vraag die achteraf een stuk ingewikkelder bleek dan ze had gedacht: "Heb jij eigenlijk een BIG-registratie?" Lisa antwoordde van niet — ze had een certificering als voedings- en leefstijlcoach, maar geen BIG-registratie. "Dan ben je gewoon BTW-plichtig," zei de adviseur. "Volle 21 procent. Op al je diensten."
Lisa had in haar eerste jaar als zelfstandig coach geen BTW berekend op haar facturen. Ze dacht dat coaching onder gezondheidszorg viel en daarmee BTW-vrijgesteld was. Een begrijpelijke vergissing — maar wel een dure.
"Ik moest alsnog BTW afdragen over mijn eerste jaar omzet. Dat was een rekening van bijna 4.000 euro. Dat was de dag waarop ik besloot dat ik me nooit meer zou vergissen over BTW."
Lisa Hendriks: voedingscoach in Amsterdam
Lisa, 33 jaar, is voedings- en leefstijlcoach in Amsterdam. Ze begon haar praktijk drie jaar geleden na een carrière als dieetassistente in een ziekenhuis. Ze begeleidt klanten bij gezond eten, stressmanagement en leefstijlverandering — een groeiende markt, zeker na de corona-jaren.
Haar klantenportefeuille bestaat uit twee groepen. De eerste groep is particulieren: mensen die op eigen initiatief coaching zoeken, doorgaans via haar website of Instagram. Ze betalen per sessie (75 euro) of via een coachingpakket (3 of 6 maanden). De meeste particulieren betalen via iDEAL na ontvangst van de factuur.
De tweede groep groeit snel: bedrijven die haar inhuren voor werknemerswelzijn. HR-managers van Amsterdamse bedrijven benaderen haar voor workshops over voeding op het werk, individuele coachingtrajecten voor medewerkers, en soms een volledig preventie-programma. Die klanten betalen via factuur op naam van het bedrijf, met een betalingstermijn van 30 dagen.
De BTW-vraag: vrijgesteld of niet?
De kern van Lisas vergissing was een misverstand over de BTW-vrijstelling voor gezondheidszorg. In Nederland zijn medische diensten vrijgesteld van BTW — maar die vrijstelling geldt alleen voor diensten die worden verleend door BIG-geregistreerde zorgverleners: artsen, psychologen, fysiotherapeuten, verpleegkundigen en een aantal andere erkende beroepen.
Voedings- en leefstijlcoaches zijn in principe niet BIG-geregistreerd, tenzij ze ook een erkend medisch beroep uitoefenen (bijvoorbeeld als diëtiste met een HBO-diploma). Een coach met een particuliere certificering — hoe gerenommeerd ook — valt buiten de BIG-vrijstelling en is gewoon BTW-plichtig.
Dit is een misverstand dat breed leeft in de coachingswereld. Lisa is niet de enige geweest die dit probleem ondervond. In haar netwerk van coaches heeft ze meerdere collega's aangetroffen die jaren geen BTW hebben gefactureerd terwijl ze dat wel hadden gemoeten.
"De Belastingdienst is hier de afgelopen jaren strenger op geworden. Ze kennen de sector en weten dat veel coaches ten onrechte de vrijstelling claimen."
B2B wellness: BTW verlegd voor EU-klanten
Naast haar Nederlandse bedrijfswellnesskjenten werkt Lisa ook voor een paar internationale bedrijven. Een Duits technologiebedrijf met een kantoor in Amsterdam heeft haar ingeschakeld voor een welzijnsprogramma voor zijn Nederlandse medewerkers. Het contract is gesloten met het moederbedrijf in Berlijn.
Voor zakelijke diensten die worden geleverd aan een BTW-plichtig bedrijf in een ander EU-land, geldt het principe van BTW-verlegging: de BTW wordt verlegd naar de afnemer. Lisa hoeft geen BTW te berekenen op haar factuur, maar moet wel de tekst "BTW verlegd / Reverse charge" vermelden, samen met het BTW-nummer van de klant.
"De eerste keer dat ik dit moest toepassen, was ik volledig de kluts kwijt. Ik had geen idee wat ik op de factuur moest zetten. Mijn belastingadviseur heeft me door de stappen geloodst."
Met InvoiceFlow heeft ze per klant een BTW-instelling kunnen vastleggen: haar Nederlandse particulieren krijgen 21% BTW, haar Nederlandse bedrijfsklanten ook, en de Europese bedrijfsklanten krijgen een factuur met BTW-verlegging. Ze hoeft daar niet elke keer over na te denken.
Sessieregistratie per klant: overzicht als basis voor groei
Een praktisch probleem waarmee Lisa kampte: bijhouden hoeveel sessies elke klant had gehad, wanneer een pakket werd vernieuwd, en welke klanten bijna op het einde van hun coachingtraject zaten. Met een spreadsheet werd dit al snel onoverzichtelijk bij een groeiend klantenbestand van twintig of meer actieve klanten.
In InvoiceFlow maakt ze voor elke klant een klantprofiel aan met een notitieveld voor het type pakket en de startdatum van het traject. Elke sessie resulteert in een factuurregister — of in een batch-factuur aan het eind van een maand voor klanten die een maandabonnement hebben. Zo heeft ze altijd een overzicht van wie actief is, wanneer het traject afloopt en wanneer het tijd is om een vervolgaanbod te doen.
"Dat klinkt als CRM-denken, maar voor mij is het gewoon bijhouden wie mijn klanten zijn en wat ik voor hen doe. Een factuurapp die dat ondersteunt is waardevoller dan een duur CRM-systeem."
De B2B-wellness-factuur: wat er op moet staan
Voor bedrijfswellnesskjenten heeft Lisa een specifiek factuurformat ontwikkeld. De factuur vermeldt: het bedrijf als klant (naam, adres, KvK of BTW-nummer), de contactpersoon (HR-manager of directeur), de periode waarop de dienstverlening betrekking heeft, het type dienst (workshop, individueel traject, groepssessie), het aantal deelnemers (bij groepsactiviteiten), en de totaalprijs exclusief BTW met BTW-specificatie.
Dit formaat is opgebouwd als een template in InvoiceFlow. Bij een nieuwe B2B-opdracht selecteert ze het template, vult de klantspecifieke gegevens in, en heeft binnen vijf minuten een professionele factuur klaar.
"Vroeger dacht ik dat B2B facturering ingewikkeld was. Nu zie ik het als: zakelijke klanten zijn gewoon mensen die een goede, correcte factuur willen. Als jij die levert, zijn ze tevreden."
De KOR-discussie: voor wie relevant?
In haar tweede jaar als coach vroeg Lisa zich af of de Kleineondernemersregeling (KOR) voor haar van toepassing was. De KOR stelt ZZP'ers vrij van BTW-plicht als hun jaaromzet onder de 20.000 euro blijft. Ze zou dan geen BTW berekenen op haar facturen en geen BTW-aangifte doen — administratief veel eenvoudiger.
Haar belastingadviseur adviseerde haar dit niet te doen. Haar omzet groeide snel en zou de grens waarschijnlijk al in het tweede halfjaar overschrijden. Als je de KOR toepast en je omzet overschrijdt de grens, moet je BTW gaan berekenen midden in het jaar — wat verwarrend is voor klanten die al een aanbetaling zonder BTW hebben gedaan.
"De KOR is nuttig voor coaches die echt klein starten. Maar als je groei verwacht, is het beter om direct BTW-plichtig te beginnen. Minder verrassingen."
Wat Lisa geleerd heeft
Drie jaar na die vervelende belastingrekening heeft Lisa haar administratie volledig op orde. Ze heeft een belastingadviseur die ze elk kwartaal spreekt, ze doet haar BTW-aangifte op tijd, en ze heeft via InvoiceFlow een systeem dat haar de juiste BTW automatisch laat toepassen per klanttype.
Ze heeft inmiddels ook een collega-coach begeleid die dezelfde vergissing had gemaakt. "Ik heb haar exact uitgelegd wat mij was overkomen en welke stappen ze moest nemen. Een belastingadviseur inschakelen, alsnog BTW afdragen over de vorige jaren, en dan beginnen met het juiste systeem. Het is pijnlijk, maar beter vroeg dan laat."
Haar bedrijfsomzet is in drie jaar meer dan verdrievoudigd. De B2B-wellnessmarkt groeit sterk, en Lisa profiteert daarvan. Haar administratie groeit mee — zonder dat ze er meer tijd aan kwijt is.
Praktische tips voor coaches en therapeuten
Op basis van haar ervaring geeft Lisa de volgende adviezen aan ZZP'ers in de coachings- en welzijnssector:
Check als eerste je BIG-status. Ben je geregistreerd? Dan kun je mogelijk aanspraak maken op BTW-vrijstelling voor een deel van je diensten. Ben je niet geregistreerd? Dan ben je gewoon BTW-plichtig, punt.
Vraag bij B2B-klanten altijd naar hun BTW-nummer en bevestig of zij BTW-plichtig zijn in hun land. Voor EU-klanten is dat de basis voor de BTW-verleggingsregeling. InvoiceFlow stelt je in staat dit per klant in te stellen, zodat je het nooit vergeet.
Maak per klanttype een apart template. Particulieren, Nederlandse bedrijven en buitenlandse bedrijven hebben elk hun eigen BTW-behandeling en factuurformat. Als je dat van tevoren inbouwt, bespaar je jezelf elke keer opzoekwerk.
Conclusie
Lisa Hendriks helpt mensen gezonder te leven. Ze doet dat met kennis, empathie en structuur. Diezelfde structuur heeft ze nu ook in haar administratie — dankzij een betere kennis van de BTW-regels en een app die die kennis automatisch toepast. InvoiceFlow heeft haar geholpen van een stressvolle vergissing naar een vlekkeloos systeem te komen.
Download InvoiceFlow gratis in de Google Play Store en factureer correct — welk klanttype je ook bedient.