Tandatangan Digital di Tempat: Dapatkan Persetujuan Sebelum Anda Pergi

Ada satu momen yang tepat dan mahal dalam setiap kerja yang kebanyakan orang biarkan terlepas: momen apabila pelanggan berkata ya. Anda berdiri di dapur mereka, atau jalan masuk rumah mereka, atau pejabat mereka. Anda sudah melihat-lihat kerja, berbincang tentang harga, dan mereka mengangguk — "Ya, jom buat." Dan kemudian anda berkata, "Bagus, saya akan e-mel sebut harga untuk ditandatangani," dan anda pun pergi. Ayat itulah tempat perjanjian pergi untuk mati. Sebut harga itu kekal tidak dibuka selama seminggu. Pelanggan berbincang dengan pasangan mereka, mendapat harga kedua, menjadi sejuk. Menjelang anda menindaklanjuti, keyakinan yang anda berdua rasakan di dapur itu sudah menguap, dan anda kini mengejar tandatangan dan bukannya melakukan kerja.

Penyelesaiannya adalah menangkap persetujuan itu semasa anda masih berdiri di dalamnya. Dengan telefon di tangan, anda boleh mendapatkan sebut harga atau kontrak ditandatangani di tempat — tepat di sana, sebelum anda mengemas van. Alat Tandatangan InvoiceFlow membolehkan anda menangkap tandatangan pada skrin, dan kontrak menyokong tandatangan digital, jadi dokumen yang pelanggan baru bersetuju itu menjadi dokumen yang ditandatangani dalam nafas yang sama. Artikel ini adalah tentang mengapa penandatanganan di tempat itu berbaloi untuk dibina ke dalam rutin anda, apa yang perlu ditandatangani dan bila, dan bagaimana ia secara senyap melindungi anda dari pertikaian yang memakan margin perkhidmatan lapangan.

Kos "saya akan hantar untuk ditandatangani"

Setiap jam antara persetujuan dan tandatangan adalah risiko. Bukan kerana pelanggan tidak jujur — kebanyakan tidak — tetapi kerana antusias mempunyai separuh hayat. Semakin lama jurangnya, semakin banyak ruang untuk pemikiran kedua, sebut harga pesaing, konflik jadual, dan kelupaan biasa. Tandatangan yang diambil pada momen persetujuan mengunci keputusan yang pelanggan sudah buat, semasa mereka masih berasa baik tentangnya.

Kelewatan itu juga merugikan anda secara konkrit. Sebut harga yang tidak ditandatangani tidak boleh dengan yakin memegang slot anda dalam jadual. Anda tidak boleh memesan bahan berdasarkan "mungkin." Anda teragak-agak untuk memulakan, kerana memulakan kerja yang tidak ditandatangani adalah cara anda berakhir separuh siap pada kerja yang pelanggan kini mendakwa mereka "tidak pernah benar-benar bersetuju." Jadi kerja itu menunggu, minggu anda menjadi tidak menentu, dan bayaran yang sepatutnya bermula hari ini bermula minggu depan — jika ada. Menutup gelung tandatangan di tapak bukan sahaja terasa lebih baik; ia menarik keseluruhan garis masa aliran tunai anda ke hadapan.

Alat Tandatangan: tangkap persetujuan dalam beberapa saat

Alat Tandatangan InvoiceFlow — salah satu daripada sebelas alat dalam aplikasi — membolehkan anda menangkap tandatangan terus pada skrin. Pelanggan menandatangani dengan jari atau stylus, tepat pada telefon anda, dan tandatangan yang ditangkap itu boleh diletakkan pada dokumen. Tiada pencetak, tiada pengimbas, tiada "biarkan saya cari pen," dan tiada peranti kedua. Anda hulurkan telefon, mereka tandatangan, selesai.

Yang menjadikan ini praktikal di lapangan adalah ia menghilangkan setiap alasan untuk kelewatan. Tangguhan klasik — "saya tidak ada pencetak," "hantarkan dan saya akan tandatangan bila di komputer," "biarkan saya semak dengan pejabat" — semuanya mengandaikan tandatangan adalah langkah berasingan yang kemudian. Apabila penandatanganan mengambil masa sepuluh saat pada peranti yang sudah ada di tangan anda, tangguhan itu tidak sempat terbentuk. Anda telah mengubah penandatanganan dari tugas masa hadapan menjadi formaliti masa kini.

Apabila digunakan dengan baik, Alat Tandatangan juga meningkatkan professionalisme yang dirasai oleh operasi kecil. Seorang paip sole-trader yang menghasilkan sebut harga yang bersih pada telefon dan menangkap tandatangan di tempat kelihatan lebih teratur dan lebih serius daripada seseorang yang berjanji untuk "e-mel sesuatu nanti." Keyakinan pelanggan pada momen itu adalah sebahagian daripada apa yang anda lindungi, dan tandatangan yang lancar pada peranti mengukuhkannya dan bukannya menghilangkannya.

Kontrak dengan tandatangan digital: apabila kerja lebih besar daripada sebut harga

Untuk kerja yang lebih kecil, sebut harga yang ditandatangani sering kali cukup untuk mengesahkan skop dan harga. Untuk kerja yang lebih besar atau lebih lama, anda mahukan kontrak — dan kontrak InvoiceFlow menyokong tandatangan digital. Kontrak melakukan apa yang sebut harga tidak boleh: ia mengeja skop, terma, jadual pembayaran, apa yang berlaku jika sesuatu berubah, dan sempadan kerja. Apabila kontrak itu ditandatangani secara digital, di tempat, anda telah mengubah perbualan menjadi perjanjian yang ada giginya.

Ini paling penting tepat di mana kerja lapangan cenderung untuk salah: peluasan skop dan "itu bukan yang kita bincangkan." Kontrak yang pelanggan tandatangani — dengan skop dan harga tepat di atas tandatangan mereka — adalah pertahanan terbaik tunggal terhadap pengembangan perlahan kerja menjadi kerja tambahan yang tidak dibayar. Ini bukan tentang ketidakpercayaan. Ini tentang kedua-dua anda mempunyai pemahaman yang sama yang ditulis dan dipersetujui, supaya apabila pelanggan kemudian berkata "semasa anda di sini, boleh juga...," anda berdua tahu itu adalah baris baru, bukan percuma yang dilipat ke dalam persetujuan asal.

Fikirkan sebut harga dan kontrak sebagai dua alat untuk dua saiz komitmen. Sebut harga yang ditandatangani mengesahkan kerja yang diskret dan difahami dengan baik — tukar paip, cat pagar, buat servis bermusim. Kontrak yang ditandatangani membingkai projek di mana skop, peringkat, dan wang perlu ditakrifkan dari awal — pembaikan bilik mandi, pemasangan berbilang lawatan, pengaturan pengurusan. Kedua-duanya boleh ditandatangani di tempat; anda memilih instrumen yang sesuai dengan saiz janji itu.

Kes perdagangan dan perkhidmatan lapangan: persetujuan yang dibayar lebih cepat

Tiada tempat lain di mana penandatanganan di tapak lebih berbaloi berbanding dalam perdagangan dan perkhidmatan mudah alih — ahli elektrik, paip, mekanik, pembersih, tukang landskap, kecantikan mudah alih, sesiapa yang hadir di lokasi, bersetuju kerja secara bersemuka, dan kemudian pergi. Bagi perniagaan ini, jurang antara lawatan dan perjanjian yang ditandatangani adalah kebocoran terbesar tunggal dalam saluran paip itu.

Bayangkan seorang mekanik mudah alih. Dia berada di rumah pelanggan, mendiagnosis masalah, dan menyebut harga £480 untuk bahagian dan buruh. Pelanggan bersetuju. Jika dia berkata "saya akan mesej sebut harga itu," dia kini mengharap pelanggan menandatangani sebelum garaj seterusnya menawarkan harga yang lebih murah — dan mengharap mereka tidak berasa dingin tentang jumlah yang mereka terima secara lisan tetapi tidak pernah komitkan secara bertulis. Jika sebaliknya dia memusing telefonnya, menunjukkan butiran baris, dan pelanggan menandatangani tepat di sana, kerja itu terkunci. Dia boleh memesan bahagian dengan yakin, menjadualkan lawatan balik, dan invois yang mengikuti mendarat terhadap perjanjian yang ditandatangani yang tiada siapa boleh menafikan.

Corak yang sama berulang merentas setiap perdagangan di tapak. Tukang landskap yang mendapat kontrak penyelenggaraan bermusim ditandatangani pada lawatan pertama mempunyai keseluruhan musim yang dikomitkan. Pembersih yang menangkap tandatangan pada skop yang dipersetujui mengelakkan hujah "tapi awak tak buat tingkap" kemudian. Ahli elektrik yang mendapat tandatangan pada sebut harga sebelum memesan unit pengguna tidak berjudi wang bahan pada "mungkin" secara lisan. Dalam setiap kes tandatangan melakukan dua kerja sekaligus: ia mengkomitkan pelanggan, dan ia memulakan garis masa pembayaran lebih awal, kerana kerja yang ditandatangani adalah kerja yang boleh anda mulakan dan bil dengan yakin.

Cara penandatanganan di tapak mempercepatkan pembayaran

Hubungan antara penandatanganan dan mendapat bayaran lebih langsung daripada yang kelihatan:

• Kerja yang ditandatangani bermula lebih awal. Anda tidak duduk pada kerja menunggu pengesahan; pengesahan sudah ada di tangan anda, jadi jam bagi keseluruhan projek bermula hari ini.
• Skop yang ditandatangani memendekkan penghujungnya. Pertikaian pada penghujung — tentang apa yang dipersetujui — adalah yang melewatkan pembayaran akhir. Tandatangan pada permulaan menghilangkan kebanyakannya, jadi invois penutup dibayar dan bukannya dihujahkan.
• Dokumen yang ditandatangani menambat invois. Apabila invois merujuk kerja yang pelanggan tandatangani, tiada yang perlu dirundingkan semula. Anda mengutip berdasarkan perjanjian, bukan membukanya semula.

Apa yang perlu ditandatangani, dan bila

Tidak setiap interaksi memerlukan tandatangan, dan terlalu banyak kertas kerja untuk kerja kecil boleh terasa berat. Berikut adalah lalai yang munasabah untuk bila hendak menangkap satu.

Pada sebut harga, untuk mana-mana kerja yang anda teragak-agak untuk memulakan tanpa tandatangan

Jika kerja melibatkan memesan bahan, memegang slot, atau sebarang jumlah yang cukup besar sehingga salah faham akan menyakitkan, dapatkan sebut harga ditandatangani sebelum anda pergi. Tandatangan itu mengubah anggaran menjadi persetujuan untuk meneruskan.

Pada kontrak, untuk projek dengan peringkat atau wang yang sebenar

Untuk apa jua yang berbilang lawatan, berbilang peringkat, atau melebihi ambang yang anda tetapkan sendiri, gunakan kontrak dan dapatkan tandatangan digital padanya. Di sinilah anda mentakrifkan jadual pembayaran (deposit, pencapaian, atau baki akhir), sempadan skop, dan proses perubahan — semua perkara yang mencegah hujah mahal kemudian.

Pada pengesahan siap, di mana ia sesuai

Untuk sesetengah kerja lapangan, tandatangan pada penyelesaian — "ya, ini dilakukan kepada kepuasan saya" — sama berharganya dengan yang pada permulaan, kerana ia menutup pintu pada aduan selepas fakta sebelum anda menghantar invois akhir. Alat Tandatangan menjadikan ini langkah sepuluh saat dalam perjalanan keluar pintu, semasa pelanggan masih berdiri dalam kerja yang siap dan kelihatan gembira dengannya.

Cara ia mengurangkan pertikaian

Pertikaian berkembang dalam jurang antara apa yang satu orang ingat bersetuju dan apa yang orang lain ingat. Penandatanganan di tempat meruntuhkan jurang itu. Kedua-dua pihak melihat dokumen yang sama, pada skop yang sama dan harga yang sama, pada momen yang sama — dan pelanggan menandatanganinya. Tiada "saya fikir awak kata," kerana apa yang dikatakan ada pada skrin yang mereka tandatangani.

Ini melindungi pelanggan juga, yang sebahagiannya sebab ia berfungsi. Mereka bukan menandatangani misteri; mereka menandatangani sebut harga atau kontrak yang tepat yang baru anda lalui bersama, dengan nombor yang kelihatan. Ketelusan itu membebaskan. Pelanggan yang teragak-agak untuk menandatangani di tempat sering kali adalah pelanggan yang sebenarnya belum bersedia untuk komit — dan mengetahuinya sekarang, semasa anda masih boleh berbincang, jauh lebih baik daripada mendapatinya setelah anda memesan bahan dan memblok tiga hari.

Apabila anda mengeluarkan invois atau kontrak sebagai PDF, ia membawa perjanjian dengan bersih. Dokumen InvoiceFlow dipaparkan dengan betul merentas skrip dan menggunakan templat profesional, jadi sebut harga atau kontrak yang ditandatangani itu kelihatan seperti kerja perniagaan sebenar, bukan coretan pada buku nota. Dan kerana keseluruhan aliran itu hidup di telefon anda, pertama luar talian, anda boleh menangkap tandatangan di ruang bawah tanah, jalan masuk luar bandar, atau tempat letak kereta tanpa isyarat — data ada pada peranti anda, dan ia disegerakkan apabila anda kembali dalam julat.

Membinanya ke dalam rutin anda

1. Sediakan sebut harga atau kontrak di telefon anda sebelum atau semasa lawatan, supaya ia sedia pada momen pelanggan berkata ya.
2. Lalui butiran baris dan harga bersama pelanggan secara lisan — persetujuan lebih mudah ditandatangani apabila ia baru sahaja diucapkan.
3. Untuk kerja yang diskret, dapatkan sebut harga ditandatangani; untuk kerja berbilang peringkat atau yang lebih besar, gunakan kontrak dengan tandatangan digital dan takrifkan jadual pembayaran padanya.
4. Hulurkan telefon dan tangkap tandatangan dengan Alat Tandatangan — jari atau stylus, sepuluh saat.
5. Di mana sesuai, tangkap pengesahan siap dalam perjalanan keluar, supaya invois akhir tidak mendapat tentangan.
6. Hantar PDF yang ditandatangani dan invois dari aplikasi; perjanjian itu kini adalah sauh untuk mendapat bayaran.

Disiplinnya mudah: jangan sekali-kali biarkan persetujuan tidak ditangkap. Pelanggan sudah membuat keputusan; satu-satunya tugas anda adalah menjadikan penandatanganan begitu mudah sehingga tiada sebab untuk menangguhkannya. Pusingkan telefon, biarkan mereka menandatangani, dan keluar dengan komitmen dan bukannya "mungkin." Kerja bermula lebih awal, pertikaian kebanyakannya tidak berlaku, dan garis masa pembayaran bermula pada hari kerja dipersetujui — yang tepat di mana ia sepatutnya bermula.