대구 식자재 납품업자가 미수금 1억 2천을 2천 3백만 원으로 줄인 이야기

InvoiceFlow 팀 · 2026년 6월 1일 · 읽는 시간 15분

새벽 4시, 카카오톡 지옥

대구 북구 매천동 농수산물도매시장. 새벽 4시면 최동욱 대표의 하루가 시작된다. 그의 회사는 대구 시내 28개 식당에 채소, 육류, 수산물, 공산품을 납품한다. 월 납품 규모만 4억 5천만 원. 직원 6명에 냉장 탑차 4대를 굴리는, 작지 않은 식자재 유통업체다.

그런데 최 대표를 가장 괴롭히는 건 새벽 배송도, 단가 협상도 아니었다. 바로 '대사(對査)'와 '미수금'이었다.

"식당마다 주문을 카카오톡으로 받아요. '오늘 대파 2박스, 삼겹살 20kg, 양파 1망 추가요.' 이런 게 하루에 수백 건이에요. 월말에 이걸 다 모아서 식당별로 얼마인지 맞추는 게 대사인데, 이게 사흘이 걸렸어요. 사흘 밤을 새우다시피 했죠."

외상 거래라는 한국 식자재 유통의 숙명

식자재 납품은 거의 100% 외상 거래다. 식당은 재료를 먼저 받아 장사를 하고, 한 달 치를 모아 다음 달에 결제한다. 이 '월말 정산' 구조는 식당 입장에선 현금 흐름에 유리하지만, 납품업자 입장에선 한 달 치 매출이 통째로 외상으로 깔려 있는 셈이다.

문제가 터지는 지점은 두 곳이었다.

1. 대사 분쟁

카카오톡 주문은 기록이 흩어진다. "그날 삼겹살 20kg 시킨 적 없는데요?" "분명히 시키셨어요, 보세요." 이런 실랑이가 월말마다 벌어졌다. 카톡을 스크롤해 가며 증거를 찾는 데만 한 식당당 30분씩 걸렸다.

2. 미수금

대사가 끝나도 결제가 제때 안 됐다. 어떤 식당은 "장사가 안돼서 다음 달에…"라며 미뤘고, 어떤 식당은 폐업하고 잠적했다. 최 대표의 장부에 깔린 미수금은 한때 1억 2천만 원에 달했다. 월 매출의 4분의 1이 받지 못한 돈으로 묶여 있었던 것이다.

구분개선 전
거래처(식당)28개
월 납품액₩450,000,000
월말 대사 소요약 3일
누적 미수금약 ₩120,000,000
대사 분쟁(월)평균 8건

전자세금계산서, B2B의 기본이지만 흔히 부실한 부분

식당 대부분은 일반과세 사업자라서, 최 대표는 매월 전자세금계산서를 발행해야 했다. 식당은 이 세금계산서로 매입세액공제를 받기 때문에 발행이 정확해야 한다. 그런데 카카오톡 기반의 흩어진 주문을 바탕으로 세금계산서를 만들다 보니, 공급가액이 틀리거나 누락되는 일이 잦았다.

"세금계산서 금액이 틀리면 식당 사장님이 바로 알아채요. 자기 매입세액공제랑 직결되니까. 그럼 또 재발행하고, 신뢰는 깎이고… 악순환이었죠."

B2B 거래에서 정확한 사업자등록번호, 공급가액, 세액이 담긴 전자세금계산서는 신뢰의 기본이다. 이것이 흔들리면 거래 관계 전체가 흔들린다.

발견: 주문을 '청구서'로 구조화하다

최 대표는 인근 청과 도매상 사장에게서 InvoiceFlow 얘기를 들었다. "주문을 청구서로 쌓아두면 월말에 자동으로 합산된다"는 말이 핵심이었다.

1. 거래처별 월간 청구서

이제 납품할 때마다 품목·수량·단가를 청구서에 항목으로 추가한다. 식당(거래처)별로 청구서가 쌓이고, 월말이 되면 한 달 치가 자동 합산된 월간 세금계산서가 나온다. 사흘 걸리던 대사가 반나절로 줄었다.

"이게 진짜 혁명이었어요. 매일 납품한 게 그날그날 기록에 박히니까, 월말에 더 맞출 게 없어요. 이미 다 맞춰져 있는 거죠."

2. 전자 서명으로 인수 확인

배송 기사가 식당에 물건을 내려놓을 때, 식당 측이 InvoiceFlow의 전자 서명으로 '인수 확인'을 한다. "안 시켰다" "안 받았다"는 분쟁이 사라졌다. 누가 언제 무엇을 얼마에 받았는지가 서명과 함께 기록된다.

3. 자동 결제 알림

결제 기한이 다가오면 거래처에 자동으로 정중한 알림이 간다. 사람이 직접 "사장님 입금 좀…"이라고 전화하는 어색함이 사라졌다. 알림은 기한 5일 전, 당일, 연체 후에 단계적으로 발송된다.

미수금이 줄어든 진짜 메커니즘

최 대표가 강조한 건, 미수금이 줄어든 건 독촉을 더 세게 해서가 아니라는 점이다.

결과: 숫자가 말한다

지표개선 전개선 후
월말 대사 소요약 3일약 반나절
누적 미수금약 ₩120,000,000약 ₩23,000,000
대사 분쟁(월)평균 8건0~1건
세금계산서 재발행월 평균 6건월 평균 0~1건
평균 결제 지연약 18일약 5일

미수금이 1억 2천만 원에서 2천 3백만 원으로, 약 5분의 1로 줄었다. 묶여 있던 약 1억 원의 현금이 풀리면서, 최 대표는 도매시장에서 현금 결제로 더 좋은 단가에 물건을 떼올 수 있게 됐다. 수금이 매입 경쟁력으로 이어진 것이다.

"현금이 도니까 사업이 살아나요. 미수금에 묶여 있을 땐 좋은 물건이 들어와도 못 잡았거든요. 이제는 현금 박치기로 싸게 떼와서 마진이 더 좋아졌어요."

부가세와 백업: 안전망

월간 세금계산서는 공급가액과 부가세 10%를 정확히 분리해 발행된다. 식당 측의 매입세액공제도 깔끔해져서 거래처 만족도가 올랐다. 또 최 대표는 모든 거래·청구·인수 서명 기록을 백업·복원 기능으로 보관한다. 폐업 후 잠적한 거래처에 대한 채권 회수(소송·지급명령) 때, 이 기록이 결정적 증거가 된다.

결제 수단도 다양화했다. 큰 거래처는 계좌이체, 소규모 식당은 토스나 카카오페이 송금을 활용하고, 입금이 확인되면 청구서에 자동 반영된다.

같은 고민을 하는 납품·유통업자에게