Consulente IT da Sassari: rimborsi spese, trasferte nel Nord e fatture in franchi svizzeri
A cura della redazione InvoiceFlow — pubblicato 1 giugno 2026 — lettura 9 minuti
Marco Campus ha 35 anni, vive nel quartiere Latte Dolce di Sassari, e ogni volta che torna da una trasferta a Milano o Torino si siede al computer con la stessa sensazione di nausea: deve ricostruire le spese del viaggio, trovare le ricevute sparse nel portafoglio e nella borsa, capire quali addebitare al cliente e quali no, e poi scrivere un'email che spieghi tutto in modo professionale senza sembrare che stia elemosinando rimborsi.
"Ho impiegato due mesi a farmi rimborsare una trasferta a Torino da €1.200," racconta. "Non perché il cliente non volesse pagare, ma perché io avevo perso la ricevuta del taxi, avevo mescolato le spese personali con quelle di lavoro, e il resoconto che avevo inviato era così confuso che il loro ufficio acquisti l'aveva rimandato indietro tre volte."
Il profilo del consulente remoto sardo
Marco è specializzato in cybersecurity — penetration testing, audit di sicurezza, formazione aziendale. Opera principalmente da remoto dalla sua postazione a Sassari, ma una volta ogni 4-6 settimane deve recarsi fisicamente dai clienti per assessment in loco, presentazioni al board, o workshop di formazione.
I suoi clienti principali sono tre: un'azienda manifatturiera nel varesotto (cliente storico, 40% del fatturato), una società fintech di Torino (30%), e una società finanziaria di Ginevra, in Svizzera (30%). Tutti e tre hanno richiesto la sua presenza in loco più volte nell'ultimo anno.
Con il regime forfettario, il coefficiente di redditività per i servizi professionali è 78% per commercio, ma per i servizi informatici e di consulenza tecnologica (ATECO 62.xx) il coefficiente corretto è 78% se la prestazione rientra nelle attività di servizi, con verifica specifica con il commercialista. Il suo reddito imponibile è quindi il 78% del fatturato lordo, con imposta sostitutiva al 15%.
Il regime forfettario semplifica moltissimo la vita fiscale, ma crea un problema specifico con i rimborsi spese: come vanno gestiti?
Il nodo dei rimborsi spese nel regime forfettario
Nel regime forfettario, le spese non sono deducibili analiticamente. Il forfait del coefficiente di redditività copre tutto, spese incluse. Questo significa che se Marco anticipa €1.200 di spese di trasferta per un cliente e poi le addebita in fattura come rimborso a piè di lista, quel rimborso diventa tecnicamente parte del corrispettivo della prestazione e concorre al plafond dei €85.000.
La gestione corretta — quella che minimizza l'impatto sul plafond — è il rimborso "fuori fattura" con accordo scritto preventivo: il cliente rimborsa direttamente le spese documentate senza che queste transitino sulla fattura di prestazione. In alternativa, le spese possono essere indicate in fattura come "rimborso spese documentate" a titolo di anticipazione in nome e per conto del cliente (art. 15 DPR 633/72), che non concorre al volume d'affari.
"Il mio commercialista mi ha spiegato la differenza tra rimborso ex art. 15 e corrispettivo aggiuntivo," dice Marco. "Ma nel pratico, quando ero in stazione a Milano con la ricevuta del taxi sul telefono e dovevo mandare qualcosa al cliente, non riuscivo a tenere tutto separato."
La fattura confusa e il cliente che non paga
La situazione è arrivata al punto critico nell'autunno 2024. Marco aveva fatto tre trasferte consecutive a Milano in sei settimane per il cliente manifatturiero (un audit di sicurezza prolungato). Spese totali anticipate: €2.840 tra voli Sassari-Malpensa, hotel a Sesto San Giovanni, taxi e pasti di lavoro.
Aveva inviato una fattura di €4.200 per le giornate di consulenza, con un allegato Excel con le spese. Il cliente aveva pagato la fattura principale ma aveva bloccato il rimborso spese per "documentazione incompleta". L'ufficio acquisti chiedeva ricevute originali, codici fiscali dell'esercente, e separazione tra spese rimborsabili (volo, hotel, taxi) e non rimborsabili (minibar, spese personali).
"Ho passato un pomeriggio intero a ricostruire tre settimane di spese da memory e da foto sul telefono. Alla fine ho recuperato €2.100 su €2.840 perché alcune ricevute erano illeggibili o mancavano."
La soluzione: tracking spese in tempo reale
InvoiceFlow gli ha permesso di risolvere il problema alla fonte, non a posteriori. Ora Marco ha una routine precisa durante ogni trasferta: appena paga una spesa (taxi, hotel, ristorante), apre l'app, crea una voce spesa con importo, categoria, cliente di riferimento, e fotografa la ricevuta. L'intera operazione richiede 30 secondi.
A fine trasferta, il resoconto spese per cliente è già pronto. Può esportarlo in PDF con ricevute allegate e inviarlo direttamente dall'app. Non più ricostruzioni post-viaggio.
Rimborsi spese come voce separata in fattura
La funzione che ha risolto il problema fiscale è la possibilità di aggiungere righe di tipo "rimborso spese" con una descrizione specifica e senza IVA (o con la dicitura art. 15). Marco ha configurato un template con due sezioni distinte: la sezione "Consulenza" con le giornate di lavoro al suo tariffa giornaliera, e la sezione "Rimborso Spese Documentate (Art. 15 DPR 633/72)" con il dettaglio delle spese anticipate.
Il cliente vede chiaramente la separazione. L'ufficio acquisti non ha più domande. E Marco sa esattamente quanto dello "speso durante la trasferta" rientrerà nel suo corrispettivo imponibile e quanto no.
Il cliente svizzero: fatture in CHF
Il cliente di Ginevra — una società finanziaria indipendente — paga in franchi svizzeri. La Svizzera non è nell'UE: non si applica il reverse charge intra-UE. Per i servizi B2B resi a soggetti extra-UE, ai sensi dell'art. 7-ter DPR 633/72, il luogo di tassazione è il paese del committente. Quindi: niente IVA italiana sulla fattura per il cliente svizzero.
La fattura a Ginevra riporta la dicitura "Operazione non soggetta IVA ai sensi dell'art. 7-ter DPR 633/72 — committente soggetto passivo extra-UE." In franchi svizzeri, naturalmente.
InvoiceFlow gestisce la multi-valuta nativamente. Marco ha configurato il profilo cliente svizzero con la valuta CHF. Quando emette la fattura, può inserire direttamente i valori in CHF. L'app mostra il controvalore indicativo in EUR (utile per il monitoraggio del plafond forfettario), ma la fattura vera e propria riporta solo CHF.
"Il tasso di cambio EUR/CHF fluttua. Ogni trimestre il mio compenso base in CHF vale un po' di più o un po' di meno in euro. Con l'app posso vedere immediatamente quanto sto avvicinandomi al plafond dei €85.000 anche tenendo conto della conversione."
Il bonifico dalla Svizzera e la conversione
Quando il bonifico svizzero arriva sul conto corrente italiano, arriva già convertito in EUR dalla banca, a un tasso leggermente diverso da quello indicativo usato in fattura. Questa differenza di cambio — positiva o negativa — va registrata correttamente. Marco la annota nell'app come nota alla fattura pagata.
"Nel 2025, le differenze di cambio mi hanno favorito: ho guadagnato circa €320 in più rispetto al controvalore che avevo calcolato. Piccola cosa, ma è importante saperlo per la dichiarazione."
Il tracking per cliente: chi vale cosa
Con InvoiceFlow, Marco ha iniziato a vedere — per la prima volta in modo chiaro — il valore netto di ogni cliente, non solo il fatturato lordo. Il cliente manifatturiero del varesotto genera €42.000 di fatturato annuo, ma richiede €8.000 di spese di trasferta e 15 giorni fisici fuori casa. Il cliente fintech di Torino genera €28.000 con €3.500 di spese e 8 giorni fuori. Il cliente svizzero genera €22.000 (in CHF, convertiti) con €2.200 di spese e 4 giorni fuori.
Calcolando il netto per giornata effettiva lavorata (compresi i giorni di trasferta come giorni "persi" per il lavoro remoto), il cliente svizzero è il più redditizio. Il cliente del varesotto è quello meno efficiente per ora lavorata. "È una scoperta che mi ha fatto riflettere su come allocare il mio tempo nel 2026."
Consigli per consulenti IT con clienti multi-geografici
- Fotografa ogni ricevuta sul momento, non la sera in hotel. 30 secondi subito valgono un pomeriggio risparmiato dopo.
- Distingui chiaramente in fattura la sezione "consulenza" dalla sezione "rimborso spese documentate ex art. 15": il cliente li vede separati, il fisco è soddisfatto.
- Per i clienti extra-UE (Svizzera, UK, USA), usa la dicitura art. 7-ter e verifica con il tuo commercialista: niente IVA italiana, ma il compenso entra nel plafond forfettario.
- Monitora il plafond €85.000 includendo il controvalore EUR dei compensi in valuta estera: i CHF "contano" nel calcolo del forfettario.
- Calcola il rendimento netto per cliente, non solo il lordo: un cliente che genera €40.000 ma ti costa €10.000 di trasferte vale meno di uno che genera €25.000 da remoto.