Brexit, sterline e fatture sbagliate: Chiara ha perso €2.800 in un anno prima di cambiare metodo

A cura della redazione InvoiceFlow — pubblicato 1 giugno 2026 — lettura 9 minuti

Chiara Conti vive in un appartamento con vista sull'Arno, in via dei Serragli, Firenze Oltrarno. Ha 36 anni, una laurea in lingue e letterature straniere più un master in traduzione specializzata, e da sei anni lavora come traduttrice legale freelance: contratti, atti notarili, perizie giudiziarie, documenti per immigrazione. Le sue lingue di lavoro sono italiano, inglese e francese.

Il suo portfolio clienti è geograficamente diversificato: studi legali a Milano e Roma che le inviano documentazione in inglese, agenzie di traduzione tedesche e francesi che le passano commesse per la coppia inglese-italiano, e alcuni clienti diretti in UK che l'hanno trovata su ProZ.com. I pagamenti arrivano in EUR, GBP e USD.

Fino al 2020, la vita fiscale di Chiara era ragionevolmente semplice: i clienti europei pagavano in EUR con bonifico SEPA, e il problema del cambio era limitato ai pochi clienti USA che pagavano in dollari. Poi è arrivato il Brexit.

Brexit e l'IVA: cosa è cambiato il 1° gennaio 2021

Prima del Brexit, i clienti UK erano clienti UE. Per una traduttrice italiana che lavorava con uno studio legale di Londra, la fattura seguiva il meccanismo del reverse charge intracomunitario: Chiara emetteva la fattura senza IVA italiana con la dicitura "inversione contabile / reverse charge" e lo studio londinese gestiva l'IVA britannica (VAT) autonomamente.

Dal 1° gennaio 2021, il UK non è più nell'UE. Per i servizi prestati a soggetti passivi (aziende) nel UK, le regole cambiano: si applicano le norme per i servizi a destinatari extra-UE, che in Italia si traduce in non imponibilità ai sensi dell'art. 7-ter DPR 633/72. Il servizio è considerato fuori campo IVA italiano perché il destinatario è fuori dall'UE.

In pratica, il risultato è quasi lo stesso (niente IVA italiana in fattura), ma la dicitura normativa è diversa, il codice documento è diverso, e soprattutto non si tratta più di operazione intracomunitaria ma extra-UE. Questo ha effetti sulla modulistica dichiarativa (non va nel Modello Intrastat per le prestazioni) e sui termini.

Chiara questa distinzione non l'ha capita subito. Per quasi tutto il 2021 ha continuato a emettere fatture ai clienti UK con la dicitura del reverse charge intracomunitario — quella che usava prima del Brexit. Il suo commercialista l'ha scoperto in fase di dichiarazione annuale e hanno dovuto fare delle correzioni. "Non ho pagato sanzioni perché l'importo era sotto la soglia, ma ho perso un pomeriggio con il commercialista e ho pagato un'ora in più di onorario," racconta Chiara.

Il problema delle commissioni forex

Parallelamente al problema delle diciture IVA, c'era il problema delle sterline. I clienti UK pagano in GBP. Chiara riceveva i pagamenti su un conto Revolut e poi li trasferiva sul conto corrente italiano, dove venivano convertiti in euro.

Il processo aveva tre punti di perdita:

  1. La spread di Revolut: anche il conto Revolut gratuito applica una small fee per la conversione nei weekend. Sulle conversioni GBP→EUR, Chiara stimava una perdita media dello 0,8-1% rispetto al tasso BCE.
  2. Il tasso di trasferimento verso il conto italiano: quando trasferiva da Revolut alla banca italiana, la banca applicava la propria spread (ulteriore 0,5-1%).
  3. La mancata gestione del tasso sulla fattura: Chiara emetteva le fatture in GBP senza indicare l'equivalente EUR al tasso BCE. Quando il commercialista doveva registrare l'operazione in contabilità, usava il tasso del giorno del pagamento, non quello del giorno della fattura. Le differenze di cambio tra emissione e pagamento non venivano mai calcolate correttamente.

Somma di tutte queste perdite nel 2022: Chiara ha stimato, con l'aiuto del commercialista, circa €2.800 di perdite tra commissioni forex evitabili e inesattezze contabili. Su un fatturato UK di circa €22.000 equivalenti, era il 12,7%. Una cifra significativa.

Il problema dei template diversi per ogni tipo di cliente

Chiara aveva clienti di quattro tipi fiscalmente diversi:

  1. Clienti italiani (aziende o privati): fattura con IVA 22% o ricevuta.
  2. Clienti UE — Francia, Germania, altri: reverse charge intracomunitario, fattura in EUR.
  3. Clienti UK post-Brexit: non imponibile art. 7-ter, fattura in GBP.
  4. Clienti USA: non imponibile art. 7-ter, fattura in USD.

Per ognuno di questi tipi, le fatture avevano struttura diversa. Chiara usava quattro template Word diversi, rinominati "template_IT.docx", "template_EU.docx", "template_UK.docx", "template_USA.docx". Ogni volta che emetteva una fattura, apriva il template corretto, modificava manualmente nome cliente, importo, data, numero progressivo, tasso di cambio. Il rischio di usare il template sbagliato o di dimenticare di aggiornare un campo era costante.

Nel 2022, ha scoperto di aver usato il template EU per un cliente UK tre volte — dicitura del reverse charge intracomunitario invece di non imponibile art. 7-ter. Piccola irregolarità, grande ansia da correzione.

InvoiceFlow: profili cliente che portano con sé il regime fiscale corretto

Chiara scopre InvoiceFlow attraverso un forum di traduttori su Facebook, "ProZ.com Italia". Qualcuno aveva postato "qualcuno conosce un'app per fatture in più valute che non costi un rene?" e uno dei commenti menzionava InvoiceFlow.

La funzione che risolve il suo problema principale è la configurazione del profilo cliente con paese e regime IVA. Per ogni cliente, Chiara imposta:

Quando crea una fattura per un cliente UK, l'app usa automaticamente il template con la dicitura "non imponibile art. 7-ter" e la valuta GBP. Nessun rischio di usare il template sbagliato. Nessun rischio di dimenticare la dicitura normativa.

Per la gestione del cambio, il processo che Chiara ha adottato è simile a quello di Lorenzo (che abbiamo raccontato nell'articolo sul developer torinese): inserisce il tasso BCE del giorno nell'app quando emette la fattura, e la fattura riporta esplicitamente l'equivalente EUR. Il commercialista usa quel dato per la registrazione contabile.

I risultati dopo 18 mesi

Da quando usa InvoiceFlow (inizio 2023), Chiara ha azzerato gli errori di regime IVA. Zero fatture da correggere nel 2023 e nel 2024.

Per le commissioni forex, ha anche cambiato approccio: per i clienti UK che fattura in GBP, ha aperto un conto Wise in GBP e lascia che i fondi si accumulino. Li converte in EUR una volta al mese, con il servizio di conversione Wise che applica il tasso interbancario puro più una piccola commissione fissa. La perdita sulle conversioni si è ridotta dall'1,5% allo 0,4%. Su €22.000 di fatturato UK, risparmio annuo: circa €240.

Ma il risparmio più grande è il tempo: da 45-60 minuti a fattura (con la ricerca del template giusto, la compilazione manuale, il controllo della dicitura) a 10 minuti. Con circa 80 fatture estere all'anno, sono quasi 45 ore risparmiate.

"Il modo migliore per descrivere InvoiceFlow," dice Chiara, "è che mi ha tolto un peso mentale. Non devo più ricordarmi le regole per ogni tipo di cliente. Le ho impostate una volta nell'app e da quel momento l'app le ricorda per me."

Guida rapida: IVA sulle fatture estere per i traduttori

  1. Cliente italiano (privato): fattura con IVA 22% (o senza se sei forfettario).
  2. Cliente aziendale UE (con P.IVA europea): reverse charge B2B intracomunitario — no IVA italiana, dicitura "inversione contabile" o "reverse charge art. 7-bis DPR 633/72".
  3. Cliente UK post-Brexit (azienda): non imponibile art. 7-ter DPR 633/72 — no IVA italiana. Fattura in GBP se richiesta.
  4. Cliente USA o altro extra-UE (azienda): stesso trattamento UK — non imponibile art. 7-ter.
  5. Per tutte le fatture in valuta estera: indica sempre il tasso BCE del giorno e l'equivalente EUR.

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