Il cliente vuole la fattura elettronica: la storia di Alessia, fotografa e-commerce ai Navigli

A cura della redazione InvoiceFlow — pubblicato 1 giugno 2026 — lettura 9 minuti

Alessia Ferretti ha 29 anni, uno studio fotografico in un sottoscala riadattato in via Vigevano — zona Navigli, Milano — e un catalogo di clienti e-commerce che nel 2024 le ha portato il suo miglior anno di sempre. Fotografie di prodotto, shooting di moda, campagne per marketplace: Alessia ha trovato la sua nicchia e lavora bene.

Ma a febbraio 2024, quando un nuovo cliente — una piattaforma di moda online con sede a Milano ma con amministrazione a Bologna — le manda un'email con scritto "per favore, ci serve la fattura elettronica tramite SDI con il nostro codice destinatario", Alessia sente lo stomaco stringersi.

"Non sapevo neanche cosa fosse un codice destinatario," racconta. "Pensavo che la fattura fosse la fattura: la faccio su Word, la mando via email, pagano. Fine. Invece scopro che esiste tutto un mondo parallelo fatto di XML, sistemi di interscambio, PEC, intermediari... Mi sono sentita stupida per non saperlo già."

Cos'è la fattura elettronica e perché non puoi evitarla

Dal 1° gennaio 2019, in Italia, la fattura elettronica è obbligatoria per quasi tutti i titolari di Partita IVA che effettuano operazioni B2B (tra imprese) e B2C (verso consumatori finali). Il sistema si chiama SDI — Sistema di Interscambio — ed è gestito dall'Agenzia delle Entrate.

In pratica: una fattura elettronica non è un PDF inviato per email. È un file XML con un formato preciso (FatturaPA), firmato digitalmente, trasmesso all'SDI, che lo smista al destinatario. Il destinatario può riceverlo in due modi:

1. Attraverso un codice destinatario: un codice alfanumerico di 7 caratteri che identifica il canale informatico del ricevente.
2. Attraverso una PEC (Posta Elettronica Certificata): l'indirizzo PEC del destinatario, al quale l'SDI invia il file XML.

Se non fornisci né codice destinatario né PEC, la fattura finisce nel "cassetto fiscale" dell'Agenzia delle Entrate del destinatario, che dovrà andarla a recuperare. Il cliente preferisce non farlo e quindi chiede il codice.

Per Alessia, e per moltissimi freelance nella sua situazione, il problema è che la Partita IVA in regime forfettario è esonerata dall'obbligo di emettere fattura elettronica (almeno fino a certe soglie, che cambiano periodicamente), ma se il cliente la chiede, bisogna saperla fare. E i clienti grandi — quelli che valgono di più — la chiedono quasi sempre.

Il labirinto dei software

Alessia passa due settimane a cercare una soluzione. Prova il software gratuito messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate: è funzionale, ma l'interfaccia è pensata per commercialisti, non per una fotografa che vuole smettere di pensare alle fatture il prima possibile. Poi valuta tre software di fatturazione a pagamento: uno costa €15 al mese, uno €29, uno ha un piano gratuito ma con limite di 5 fatture al mese. Nessuno le convince del tutto.

Il problema più grande non è il software in sé. È che Alessia non capisce il flusso completo. Chi trasmette fisicamente il file XML all'SDI? Lei? Deve avere qualcosa installato? Ci vuole la firma digitale sul file? Quanto costa?

Dopo molte ricerche, Alessia capisce che esistono degli intermediari SDI: aziende (spesso già integrate nei software di fatturazione) che ricevono il file XML che hai compilato, lo firmano digitalmente, lo trasmettono all'SDI per tuo conto, e ti restituiscono la ricevuta di consegna. Il costo è di solito qualche centesimo per fattura, o incluso in un abbonamento annuo.

Il flusso corretto è quindi:

1. Tu compili la fattura con tutti i dati (incluso codice destinatario o PEC del cliente).
2. Il software genera il file XML nel formato corretto.
3. Il file viene trasmesso all'intermediario SDI.
4. L'intermediario lo trasmette all'SDI dell'Agenzia delle Entrate.
5. L'SDI lo recapita al cliente (via codice destinatario o PEC).
6. Ricevi la notifica di consegna.

Il PDF che Alessia ha sempre allegato alle email è semplicemente una copia di cortesia: utile per il cliente come riferimento visivo, ma non ha valore legale ai fini della fatturazione elettronica. La fattura "vera" è il file XML nel sistema dell'SDI.

Come InvoiceFlow si inserisce in questo flusso

Alessia scopre InvoiceFlow in modo inaspettato: la app compare in una ricerca su Google Play mentre cerca "fattura PDF freelance gratis" e decide di provarla per le fatture ai clienti privati (per i quali la fattura elettronica SDI non è obbligatoria). Poi nota che può impostare il codice destinatario nel profilo cliente.

La configurazione è semplice: nel profilo di ogni cliente B2B, Alessia inserisce il codice destinatario a 7 cifre che il cliente le ha comunicato. Quando crea la fattura per quel cliente, il campo appare già compilato. Se il cliente usa la PEC invece del codice destinatario, inserisce l'indirizzo PEC: l'app lo gestisce allo stesso modo.

InvoiceFlow genera un PDF professionale della fattura con tutti i dati necessari — inclusi codice destinatario, dati fiscali completi del mittente e destinatario, IVA, numero progressivo. Questo PDF Alessia lo usa come copia di cortesia da allegare all'email al cliente, come aveva sempre fatto.

Per la trasmissione all'SDI, Alessia si è poi affidata a un intermediario (un servizio da €25 annui per le prime 50 fatture) che prende il PDF o i dati inseriti e genera e trasmette l'XML. Il flusso non è pienamente integrato in un unico click, ma è un processo chiaro e ripetibile: InvoiceFlow per il PDF e il database clienti, intermediario SDI per la trasmissione formale.

La differenza tra fattura PA e fattura B2B

C'è un'altra distinzione che Alessia ha dovuto imparare sulla propria pelle: la differenza tra fattura verso la Pubblica Amministrazione e fattura verso un'azienda privata.

La fattura PA (verso enti pubblici: comuni, scuole, ASL, ministeri) usa il codice destinatario a 6 cifre dell'ufficio PA (reperibile sull'Indice delle Pubbliche Amministrazioni, IPA) e ha requisiti aggiuntivi come il CIG (Codice Identificativo Gara) se collegata a un appalto. La fattura B2B privata usa il codice destinatario a 7 cifre.

Alessia ha avuto questo problema quando ha fatto uno shooting per il Comune di Sesto San Giovanni: il codice che le avevano dato sembrava sbagliato finché non ha capito che i comuni hanno un codice a 6 cifre sul portale IPA, non a 7. "Ho perso tre giorni a capire una cosa che in realtà è semplice se qualcuno te la spiega," dice.

InvoiceFlow le ha aiutato a tenere ordinati i dati: un profilo per il cliente pubblico con codice PA, un profilo per ogni cliente privato con codice B2B. Zero confusione.

Un anno dopo: i numeri di Alessia

Nell'arco del 2024, Alessia ha fatturato €38.000 — il suo record. Circa il 60% dei clienti richiedeva fattura elettronica SDI. Prima di adottare un flusso strutturato, ogni fattura elettronica le costava 45-60 minuti tra ricerca del codice, compilazione, invio, verifica della ricevuta. Con il flusso attuale (InvoiceFlow + intermediario SDI) ci vuole circa 12 minuti per fattura.

Il risparmio di tempo nel corso dell'anno: oltre 20 ore. Per una fotografa che vale €60 l'ora, sono €1.200 di tempo recuperato.

Ma il vero valore, dice Alessia, è la serenità. "Adesso quando un cliente mi dice 'ci manda la fattura elettronica con il nostro SDI?' non sento più quella stretta allo stomaco. So esattamente cosa fare e quanto mi ci vuole."

Consigli per chi parte da zero con la fattura elettronica

1. Chiedi sempre il codice destinatario prima di fare il lavoro. Inseriscilo nella scheda cliente insieme alla P.IVA. Se non lo sai al momento di emettere la fattura, perdi tempo a cercarlo.
2. Distingui subito PA da privato. I codici sono diversi (6 vs 7 cifre), i requisiti aggiuntivi sono diversi. Se hai dubbi, chiedi esplicitamente al cliente.
3. Non confondere la copia di cortesia PDF con la fattura elettronica. Il PDF lo puoi mandare via email; la fattura vera deve passare per SDI.
4. Scegli un intermediario SDI economico fin dall'inizio. Se emetti meno di 50 fatture B2B l'anno, bastano €20-30 annui. Non serve un gestionale da €100 al mese.
5. Tieni un registro numeri progressivi coerente. L'SDI non accetta fatture con lo stesso numero progressivo dello stesso mittente. InvoiceFlow gestisce questo automaticamente.

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