Fatturavo €2.000 al mese e non capivo dove finivano i soldi: la storia di Marco, web designer a Trastevere

A cura della redazione InvoiceFlow — pubblicato 1 giugno 2026 — lettura 9 minuti

Marco Gentili ha 34 anni, lavora da un piccolo studio al secondo piano di un palazzo di via della Lungaretta, a Trastevere. Fuori dalla finestra c'è il solito caos romano: motorini, turisti con le valigie a rotelle, il profumo del pane della panetteria sotto casa. Dentro, Marco fissa lo schermo e cerca di capire dove sono finiti i suoi soldi.

Era il gennaio del 2024. Marco faceva il web designer da quasi tre anni. Aveva clienti affezionati — agenzie creative, piccoli e-commerce, qualche studio legale che aveva bisogno di un sito istituzionale — e il lavoro non mancava. I suoi compensi mensili si aggiravano intorno ai €2.000 lordi. Eppure sul conto corrente arrivava sempre meno di quanto si aspettasse, e ogni volta che provava a fare i conti su un foglio di carta, i numeri non tornavam.

Il problema che Marco non riusciva a spiegare

Per capire la storia di Marco bisogna partire da come fatturava allora. All'epoca Marco non aveva la Partita IVA. Emetteva ricevute con ritenuta d'acconto: il meccanismo previsto dalla legge per i lavoratori autonomi occasionali o per chi presta servizi soggetti a ritenuta. Concretamente, ogni volta che inviava una ricevuta al cliente, questo aveva l'obbligo di trattenere il 20% del compenso lordo prima di pagargli il saldo, e di versare quella cifra direttamente all'Agenzia delle Entrate.

In teoria non è una perdita: la ritenuta è un anticipo sull'IRPEF che si recupera in sede di dichiarazione dei redditi. In pratica, però, Marco non ha mai completamente capito questo meccanismo. E soprattutto, non teneva traccia delle ritenute subite.

I conti erano questi: su €2.000 di compensi mensili, i clienti gli trattenevano €400 ogni mese. A fine anno, €4.800 erano stati versati all'Agenzia delle Entrate per suo conto senza che lui li vedesse mai sul conto. Poi c'era il problema della dichiarazione: Marco si affidava a un CAF, pagava €150 di onorario, e alla fine recuperava solo una parte della ritenuta — di solito intorno a €1.200-1.500 — perché la sua aliquota IRPEF era comunque del 23% per quel scaglione di reddito.

"Praticamente regalavo soldi allo Stato ogni mese e ogni anno ne recuperavo meno della metà," racconta Marco. "E il bello è che il mio commercialista di allora non mi aveva mai spiegato le alternative."

L'apertura della Partita IVA e la scoperta del regime forfettario

La svolta arriva quando un collega — Luca, anche lui designer, con lo studio in Prati — gli consiglia di aprire la Partita IVA in regime forfettario. Marco non ne aveva mai sentito parlare in modo chiaro. Sapeva che esisteva qualcosa chiamato "forfettari" ma pensava fosse complicato, pieno di vincoli, roba da commercialisti.

Invece il regime forfettario è, almeno nei suoi pilastri, sorprendentemente semplice:

Facciamo i conti per Marco, con un fatturato annuo di €24.000 (€2.000 × 12 mesi):

Confrontando con la situazione precedente: prima pagava circa €3.600 di IRPEF (su redditi netti simili, a scaglione 23%) e recuperava solo parzialmente la ritenuta. Adesso pagava meno di €2.500 di imposta sostitutiva e soprattutto riceveva l'intero compenso sul conto corrente ogni mese, senza aspettare il recupero in dichiarazione.

La differenza annua tra i due scenari, per Marco, era di circa €3.000-3.500 tra ritenute non più trattenute, imposta ridotta e zero rimborsi da aspettare.

Il problema della fatturazione: due regimi, due tipi di documento

Aprire la Partita IVA regime forfettario risolve il problema fiscale, ma ne crea uno nuovo: durante la transizione, Marco aveva ancora qualche cliente che pagava con ricevuta e ritenuta (contratti vecchi, non ancora rinnovati) e nuovi clienti da fatturare in forfettario. Aveva bisogno di gestire due tipi di documento diversi.

Le differenze non sono solo formali. Una ricevuta con ritenuta deve riportare: il compenso lordo, la ritenuta d'acconto del 20%, il netto a pagare, la marca da bollo da €2 se superiore a €77,47 (da applicare fisicamente o in modalità virtuale). Una fattura forfettaria deve riportare: il compenso, la dicitura di esenzione IVA, il riferimento normativo alla Legge 190/2014, e la dicitura che il compenso non è soggetto a ritenuta d'acconto in quanto il contribuente aderisce al regime forfettario (con riferimento all'art. 1, co. 67, L. 190/2014).

Marco aveva provato con Word e con Excel. Con Word la formattazione era sempre diversa da un documento all'altro. Con Excel faceva confusione tra i template. Serviva qualcosa di più strutturato.

La scoperta di InvoiceFlow

Un sabato mattina di marzo, mentre sfogliava un gruppo Facebook di freelance italiani, Marco vede un post di qualcuno che raccomanda InvoiceFlow per la gestione delle fatture. "Lo usi anche per il forfettario?" chiede qualcuno nei commenti. "Sì, ho impostato il template con la dicitura corretta e adesso ci vuole un minuto," risponde l'autore del post.

Marco scarica l'app. La prima cosa che nota è la sezione Impostazioni Profilo: può creare un profilo con il suo nome, Partita IVA, codice ATECO, e impostare il regime fiscale. Imposta "Regime Forfettario" e l'app automaticamente suggerisce le diciture corrette per le fatture.

Poi crea un secondo profilo — che chiama "Ricevute transitorie" — per gestire gli ultimi clienti con il vecchio schema della ritenuta. Due profili, due set di template, tutto separato e ordinato.

La funzione che lo colpisce di più è la gestione del database clienti. Marco inserisce una volta i dati di ogni cliente — ragione sociale, P.IVA o codice fiscale, indirizzo, email — e da quel momento basta selezionare il cliente dalla lista per precompilare la fattura. Prima perdeva dieci minuti a ogni fattura a cercare il codice fiscale di Tizio o il numero di P.IVA di Caio. Adesso in trenta secondi la fattura è pronta.

C'è anche la funzione di database articoli/servizi: Marco crea le voci ricorrenti ("Progettazione sito web", "Manutenzione mensile", "Restyling grafico") con descrizione estesa e prezzo unitario. Ogni volta compila la fattura in modo professionale senza riscrivere le stesse parole ogni volta.

I numeri dopo sei mesi

Marco ha aperto la Partita IVA forfettaria ad aprile 2024. A ottobre, dopo sei mesi, tira le somme:

"La cosa più liberatoria," dice Marco, "non è neanche il risparmio fiscale in sé. È che adesso so esattamente quanto guadagno davvero. Prima c'era sempre quella nebbia: ho fatturato tanto questo mese, ma quanto mi arriva? Adesso è semplice: quello che fatturó, meno l'accantonamento per le imposte che faccio da solo su un conto separato, è mio."

Una precisazione importante: quando il forfettario NON conviene

La storia di Marco ha un lieto fine, ma sarebbe disonesto non dire che il regime forfettario non è per tutti. Ci sono almeno tre situazioni in cui conviene stare nel regime ordinario:

  1. Costi elevati: se sei un fotografo che compra attrezzatura cara, un traduttore che usa software costosi, un consulente con un ufficio in affitto, nel regime ordinario puoi dedurre questi costi. Nel forfettario no. Se i tuoi costi reali superano il coefficiente forfettario del tuo settore, potresti pagare di più.
  2. Clienti privati con IVA: un artigiano che lavora con privati può "scaricare" l'IVA al cliente e recuperarla. Nel forfettario non c'è IVA, quindi a parità di prezzo al netto il forfettario è neutro, ma alcune categorie hanno storicamente lavorato con prezzi IVA-inclusa.
  3. Reddito da dipendente concomitante: alcune combinazioni con redditi da lavoro dipendente sopra certi limiti precludono l'accesso al forfettario.

Marco non aveva nessuno di questi problemi: lavorava da casa (nessun ufficio), le sue spese erano minime (un laptop, abbonamenti software per circa €800 annui), e i clienti erano tutti aziende abituate a ricevere fatture senza IVA. Per lui il forfettario era la scelta giusta.

Consigli pratici per chi è nella stessa situazione

Se ti ritrovi nella situazione di Marco, ecco cosa fare:

  1. Verifica il tuo coefficiente di redditività. Ogni codice ATECO ha il suo. I web designer stanno tipicamente intorno al 67%, i consulenti al 78%, i commercianti al 40%. Più è alto il coefficiente, più paghi di imposta sostitutiva, quindi fai il calcolo prima di aprire la Partita IVA.
  2. Calcola il tuo punto di pareggio. Se il tuo reddito netto effettivo (fatturato meno spese reali) è molto inferiore alla base imponibile forfettaria, il regime ordinario potrebbe essere più conveniente. Chiedilo a un commercialista.
  3. Tieni separato il conto per le imposte. Marco si accantona il 16% di ogni fattura su un conto dedicato. Quando arriva il momento dei versamenti (giugno e novembre) non deve stressarsi.
  4. Usa uno strumento digitale per le fatture. Non solo per la professionalità, ma per avere sempre chiaro il totale fatturato. Nel regime forfettario il limite di €85.000 va monitorato: se lo superi nell'anno in corso, dall'anno seguente esci dal regime.

InvoiceFlow come alleato quotidiano

Oggi Marco usa InvoiceFlow tutti i giorni. La mattina, prima di iniziare a lavorare, controlla la dashboard: quali fatture sono state pagate, quali sono in scadenza, qual è il totale fatturato nel mese corrente rispetto allo stesso mese dell'anno precedente.

Quando deve emettere una fattura — di solito a fine progetto o a fine mese per i clienti con canone mensile — apre l'app, seleziona il cliente, aggiunge i servizi dal database, e in due minuti ha un PDF professionale pronto da inviare. Il logo dello studio in alto a destra, i dati fiscali corretti, la dicitura di esenzione IVA nel posto giusto.

"Prima le fatture mi sembravano un problema," dice Marco. "Adesso sono quasi soddisfacente da fare. Clicco, esporto, mando. Finito."

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