Digitaaliset allekirjoitukset paikan päällä: hanki kyllä ennen kuin lähdet

Jokaisessa työssä on tarkka, kallis hetki, jonka useimmat ihmiset antavat livetä käsistä: se hetki, kun asiakas sanoo kyllä. Seisot heidän keittiössään, heidän innakallaan tai heidän toimistossaan. Olet käynyt läpi työn, keskustellut hinnasta, ja he ovat nyökkäilleet — "Joo, tehdään se." Ja sitten sanot "Hienoa, lähetän sinulle tarjouksen allekirjoitettavaksi sähköpostitse" ja lähdet. Siinä lauseessa kaupat kuolevat. Tarjous makaa avaamattomana viikon. Asiakas puhuu puolisonsa kanssa, saa toisen hinnan, jäähtyy. Kun seuraat, se varmuus, jonka teillä molemmilla oli siinä keittiössä, on haihtunut, ja olet jahtaamassa allekirjoitusta työn tekemisen sijaan.

Ratkaisu on kaapata kyllä samalla kun seisot siinä vielä. Puhelimesi kädessä voit saada tarjouksen tai sopimuksen allekirjoitettua paikan päällä — juuri siellä, ennen kuin pakkaat pakettiauton. InvoiceFlown Allekirjoitustyökalu antaa sinulle kaapata allekirjoituksen näytöltä, ja sopimukset tukevat digitaalista allekirjoitusta, joten asiakirja, jonka asiakas juuri hyväksyi, muuttuu allekirjoitetuksi asiakirjaksi samassa hengityksessä. Tässä artikkelissa kerrotaan, miksi paikan päällä allekirjoittaminen kannattaa sisällyttää rutiiniin, mitä allekirjoitetaan ja milloin, ja miten se hiljaa suojaa sinua riidoilta, jotka syövät kenttäpalvelumarginaaleja.

Mitä "lähetän sen allekirjoitettavaksi" maksaa

Jokainen tunti kyllä-hetken ja allekirjoituksen välillä on riskiä. Kyse ei ole siitä, että asiakkaat olisivat epärehellisiä — useimmat eivät — vaan siitä, että innostuksella on puoliintumisaika. Mitä pidempi viive, sitä enemmän tilaa on toisille ajatuksille, kilpaileville tarjouksille, aikatauluristiriidoille ja tavalliselle unohdukselle. Sopimuksen hetkellä otettu allekirjoitus lukitsee päätöksen, jonka asiakas on jo tehnyt, samalla kun he tuntevat itsensä hyväksi sen tekemisestä.

Viive maksaa sinulle myös konkreettisesti. Allekirjoittamaton tarjous ei voi luotettavasti pitää paikkaasi aikataulussa. Et voi tilata materiaaleja "ehkä" vastaan. Epäröit aloittaa, koska allekirjoittamattoman työn aloittaminen on se, miten päädyt puolivalmiiseen keikkaan, josta asiakas nyt väittää, ettei "koskaan täysin hyväksynyt." Joten työ odottaa, viikkosi muuttuu epätasaiseksi, ja maksu, jonka olisi pitänyt aloittaa kellonsa tänään, aloittaa sen ensi viikolla sen sijaan — jos ollenkaan. Allekirjoitussilmukan sulkeminen paikan päällä ei vain tunnu paremmalta; se vetää koko kassavirtaaikajanasi eteenpäin.

Allekirjoitustyökalu: kaappaa kyllä sekunneissa

InvoiceFlown Allekirjoitustyökalu — yksi sovelluksen yhdestätoista työkalusta — antaa sinulle kaapata allekirjoituksen suoraan näytöltä. Asiakas allekirjoittaa sormella tai kynällä, suoraan puhelimellasi, ja kaapattua allekirjoitusta voidaan käyttää asiakirjassa. Ei tulostinta, ei skannausta, ei "annatko löytää kynän" ja ei toista laitetta. Pidät puhelinta esillä, he allekirjoittavat, valmis.

Mikä tekee tästä käytännöllistä kentällä on se, että se poistaa jokaisen viivytyksen syyn. Klassinen pysäyttely — "minulla ei ole tulostinta", "lähetä se ja allekirjoitan kun olen tietokoneella", "anna minun tarkistaa toimiston kanssa" — kaikki olettavat, että allekirjoittaminen on erillinen, myöhempi vaihe. Kun allekirjoittaminen vie kymmenen sekuntia jo kädessäsi olevalla laitteella, nuo pysäyttelyt eivät saa mahdollisuutta muodostua. Olet muuttanut allekirjoittamisen tulevasta asioinnista nykyiseksi muodollisuudeksi.

Käytettynä hyvin Allekirjoitustyökalu myös nostaa pienen toiminnan koettua ammattimaisuutta. Ammatinharjoittaja putkimies, joka tuottaa siistin tarjouksen puhelimeen ja kaappaa allekirjoituksen paikan päällä, luetaan järjestyneemmäksi ja vakavammaksi kuin se, joka lupaa "lähettää jotain sähköpostitse." Asiakkaan luottamus hetkellä on osa sitä, mitä suojelet, ja sujuva, laitteessa tapahtuva allekirjoitus vahvistaa sitä sen sijaan, että lävistäisi sen.

Sopimukset digitaalisella allekirjoituksella: kun työ on suurempi kuin tarjous

Pienemmissä töissä allekirjoitettu tarjous riittää usein vahvistamaan laajuuden ja hinnan. Suuremmissa tai pidemmissä töissä haluat sopimuksen — ja InvoiceFlown sopimukset tukevat digitaalista allekirjoitusta. Sopimus tekee sen, mitä tarjous ei voi: se selittää laajuuden, ehdot, maksuaikataulun, mitä tapahtuu jos asiat muuttuvat ja työn rajat. Kun tuo sopimus allekirjoitetaan digitaalisesti, paikan päällä, olet muuttanut keskustelun sopimukseksi, jolla on hampaita.

Tämä on tärkeintä juuri siellä, missä kenttätyö pyrkii menemään pieleen: laajuuden ryöpytys ja "emme niin sovittu." Sopimus, jonka asiakas allekirjoitti — laajuuden ja hinnan ollessa oikein hänen allekirjoituksensa yläpuolella — on paras yksittäinen puolustus työn hidasta laajenemista palkattomaksi lisätyöksi vastaan. Kyse ei ole epäluottamuksesta. Kyse on siitä, että teillä molemmilla on sama ymmärrys kirjallisena ja sovittuna, jotta kun asiakas myöhemmin sanoo "kun olet täällä, voisitko myös...", te molemmat tiedätte, että se on uusi rivi, ei alkuperäiseen kyllä-vastaukseen sisältyvä ilmaistuote.

Ajattele tarjousta ja sopimusta kahtena työkaluna kahdenkokoiselle sitoumukselle. Allekirjoitettu tarjous vahvistaa erillisen, hyvin ymmärretyn työn — vaihda hana, maalaa aita, tee kausihuolto. Allekirjoitettu sopimus kehystää projektin, jossa laajuus, vaiheet ja raha on määriteltävä etukäteen — kylpyhuoneen remontti, moniosainen asennus, pidätyspalkkiojärjestely. Molemmat voidaan allekirjoittaa paikan päällä; valitset välineen, joka vastaa lupauksen kokoa.

Ammatti- ja kenttäpalvelutapaus: kyllä, joka maksaa nopeammin

Missään paikan päällä allekirjoittaminen ei maksa enemmän kuin ammateissa ja mobiilipalveluissa — sähköasentajat, putkimiehet, mekanikot, siivoojat, maisemoijat, mobiili kauneudenhoito, kaikki, jotka tulevat paikalle, sopivat työn kasvotusten ja sitten lähtevät. Näille yrityksille käynnin ja allekirjoitetun sopimuksen välinen aukko on putkilinjan yksittäinen suurin vuoto.

Harkitse mobiilimekaanikkoa. Hän on asiakkaan kotona, diagnosoi ongelman ja tarjoaa 480 puntaa osalle ja työvoimalle. Asiakas hyväksyy. Jos hän sanoo "lähetän sinulle tarjouksen tekstiviestillä", hän toivoo nyt, että asiakas allekirjoittaa ennen kuin seuraava autotalli tarjoaa halvemman numeron — ja toivoo, etteivät he kylmene summasta, jonka he suullisesti hyväksyivät mutta johon eivät koskaan sitoutuneet. Jos sen sijaan hän kääntyy puhelimensa kanssa, näyttää rivikohteet ja asiakas allekirjoittaa siinä, työ on lukittu. Hän voi tilata osan luottavaisesti, aikatauluttaa paluukäynnin, ja seurannut lasku maistuu allekirjoitetua sopimusta vastaan, jota kukaan ei voi heiluttaa pois.

Sama kaava toistuu jokaisessa paikan päällä tehtävässä ammatissa. Maisemoija, joka saa kausikunnossapitosopimuksen allekirjoitettua ensimmäisellä käynnillä, on sitonut koko kauden. Siivooja, joka kaappaa allekirjoituksen sovittuun laajuuteen, välttää myöhemmin "mutta sinä et puhdistanut ikkunoita" -argumentin. Sähköasentaja, joka saa allekirjoituksen tarjoukselle ennen kotelon tilaamista, ei pelaa materiaaliraha suullisella ehkä-vastauksella. Kummassakin tapauksessa allekirjoitus tekee kaksi työtä kerralla: se sitoo asiakkaan, ja se aloittaa maksuaikataulun nopeammin, koska allekirjoitettu työ on työtä, jonka voit luottavaisesti aloittaa ja laskuttaa.

Miten paikan päällä allekirjoittaminen nopeuttaa maksua

Yhteys allekirjoittamisen ja maksetuksi tulemisen välillä on suorempi kuin miltä näyttää:

• Allekirjoitettu työ alkaa nopeammin. Et istu työn päällä ja odota vahvistusta; vahvistus on jo kädessäsi, joten koko projektin kello alkaa tänään.
• Allekirjoitettu laajuus lyhentää lopetusta. Riidat lopussa — siitä, mitä sovittiin — ovat ne, jotka viivästyttävät loppumaksua. Allekirjoitus alussa poistaa useimmat niistä, joten loppulasku maksetaan sen sijaan, että siitä väitellään.
• Allekirjoitettu asiakirja ankkuroi laskun. Kun lasku viittaa työhön, jonka asiakas allekirjoitti, ei ole mitään neuvoteltavaa. Keräät sopimuksen mukaista maksua, et avaa sopimusta uudelleen.

Mitä allekirjoitetaan ja milloin

Jokainen vuorovaikutus ei tarvitse allekirjoitusta, ja liiallinen paperityö pienissä töissä voi tuntua raskaalta. Tässä on järkevä oletusarvo siitä, milloin kaapata se.

Tarjouksella, kaikille töille, joita epäröisit aloittaa allekirjoittamattomana

Jos työ sisältää materiaalien tilaamisen, paikan pidättämisen tai summan, joka on riittävän suuri, että väärinkäsitys satuttaisi, hanki tarjous allekirjoitettua ennen lähtöäsi. Allekirjoitus muuttaa arvion sitoutuneeksi eteenpäin menoksi.

Sopimuksella projekteille, joissa on vaiheita tai todellista rahaa

Kaikelle monivaiheiselle, monikerroksiselle tai itsellesi asettamasi kynnyksen ylittävälle käytä sopimusta ja hanki siihen digitaalinen allekirjoitus. Tässä määrität maksuaikataulun (käsiraha, välitavoitteet tai loppusaldo), laajuuden rajat ja muutosprosessin — kaikki asiat, jotka estävät kalliit väittelyt myöhemmin.

Valmistumisen allekirjoittaminen, missä se sopii

Joillekuille kenttätöille allekirjoitus valmistumishetkellä — "kyllä, tämä tehtiin tyytyväisyyteeni" — on yhtä arvokas kuin alussa otettu, koska se sulkee oven jälkikäteisille valituksille ennen kuin lähetät loppulaskun. Allekirjoitustyökalu tekee tästä kymmenen sekunnin vaiheen poistuessa, samalla kun asiakas seisoo valmiissa työssä ja on selvästi tyytyväinen.

Miten se vähentää riitoja

Riidat kukoistavat siinä aukkossa, mitä yksi muistaa sovitun ja mitä toinen muistaa. Paikan päällä allekirjoittaminen romahduttaa tuon aukon. Molemmat osapuolet katsoivat samaa asiakirjaa, samaa laajuutta ja samaa hintaa, samalla hetkellä — ja asiakas allekirjoitti sen. Ei "luulin että sanoit", koska se, mitä sanottiin, on näytöllä jonka he allekirjoittivat.

Tämä suojaa myös asiakasta, mikä on osa sitä, miksi se toimii. He eivät allekirjoita mystistä; he allekirjoittavat täsmälleen tarjouksen tai sopimuksen, jonka käsitit yhdessä, numerojen ollessa näkyvillä. Tuo läpinäkyvyys on aseistariisuvaa. Asiakas, joka epäröi allekirjoittaa paikan päällä, on usein asiakas, joka ei todella ollut valmis sitoutumaan — ja sen selvittäminen nyt, samalla kun voit edelleen puhua siitä, on paljon parempi kuin löytää se materiaalien tilaamisen ja kolmen päivän blokkaamisen jälkeen.

Kun luovutat laskun tai sopimuksen PDF:nä, se kantaa sopimuksen siististi. InvoiceFlown asiakirjat renderoituvat oikein eri kirjoitusjärjestelmissä ja käyttävät ammattimaisia pohjia, joten allekirjoitettu tarjous tai sopimus näyttää oikean yrityksen työltä, ei muistikirjaan raapustelulta. Ja koska koko virta asuu puhelimellasi, offline-ensinnä, voit kaapata allekirjoituksen kellarissa, maaseudun innakalla tai pysäköintiparkkihallissa ilman signaalia — data on laitteellasi, ja se synkronoituu kun olet taas kuuluvuusalueella.

Sen sisällyttäminen rutiiniin

1. Valmistele tarjous tai sopimus puhelimellasi ennen tai käynnin aikana, jotta se on valmis heti kun asiakas sanoo kyllä.
2. Käy rivikohdat ja hinta läpi ääneen asiakkaan kanssa — sopiminen on helpompi allekirjoittaa, kun se juuri puhuttiin.
3. Erilliselle työlle hanki tarjous allekirjoitettua; vaiheittaiselle tai suuremmalle käytä digitaalisella allekirjoituksella varustettua sopimusta ja määritä maksuaikataulu siinä.
4. Anna puhelin asiakkaalle ja kaappaa allekirjoitus Allekirjoitustyökalulla — sormi tai kynä, kymmenen sekuntia.
5. Missä sopii, kaappaa valmistumisen allekirjoitus poistuessa, jotta loppulasku ei kohtaa vastarintaa.
6. Lähetä allekirjoitettu PDF ja lasku sovelluksesta; sopimus on nyt ankkuri maksetuksi tulemiselle.

Kurinalaisuus on yksinkertainen: älä koskaan jätä kyllä-vastausta kaappaamatta. Asiakas on jo päättänyt; ainoa tehtäväsi on tehdä allekirjoittamisesta niin kitkatonta, ettei ole syytä lykätä sitä. Käännä puhelin, anna heidän allekirjoittaa ja lähde sitoumus kädessäsi ehkä-vastauksen sijasta. Työ alkaa nopeammin, riidat eivät pääsääntöisesti tapahdu, ja maksuaikataulu alkaa päivänä, jolloin työ sovittiin — mikä on täsmälleen siellä, missä sen pitäisi alkaa.