PyME en Quito: factura electrónica al SRI con IVA del 12% y dos negocios bajo un mismo techo

Tiempo de lectura: 14 minutos. Caso adaptado del sector de La Mariscal y Carcelén, Quito.

Carolina Yánez tiene 41 años, dos hijos en edad escolar y, desde 2018, dos negocios. El primero es «Papelería La Tarjeta Azul», una papelería esquinera en La Mariscal que heredó de su madre cuando ella se jubiló. El segundo es «Distribuidora Yánez», un emprendimiento que arrancó en 2021 vendiendo material escolar al por mayor a colegios particulares de Carcelén, Cumbayá y el valle de Los Chillos. Las dos están registradas a su nombre como persona natural obligada a llevar contabilidad, pero operan como negocios distintos con clientes distintos, precios distintos y márgenes distintos.

Hasta marzo de 2024, Carolina mezclaba todo en un solo sistema. La factura electrónica del SRI la emitía desde el portal del Servicio de Rentas Internas, una por una, copiando datos de un cuaderno donde anotaba pedidos. Los recordatorios de cobro los hacía por WhatsApp. Los reportes mensuales —cuánto vendió cada negocio, qué le deben— los armaba a fin de mes con calculadora y ojo. Algo iba a romperse, y se rompió.

El error de los 1.300 dólares

En febrero de 2024, Carolina facturó al Colegio Don Bosco de Carcelén un pedido grande de cuadernos y materiales: 1.347,80 USD subtotal + 161,74 USD de IVA (12%) = 1.509,54 USD. Lo hizo desde el portal del SRI a nombre de su RUC con la actividad de «venta al por mayor», correcta. El problema fue que en su cuaderno lo registró como venta de la papelería minorista. Cuando llegó la retención que el colegio le hizo (1% del valor antes del IVA, porque es contribuyente especial), Carolina no la cruzó con la factura correcta. El SRI le observó el casillero 721 del formulario 104 en abril. Multa: 187 USD. Más el trabajo de reconciliar.

Esa misma semana decidió separar los negocios de forma sistemática. Su contadora, Ximena Pazmiño del sector La Carolina, le recomendó probar una app móvil para llevar la capa operativa. Le habló de InvoiceFlow.

Dos perfiles aislados, un solo RUC

Una de las primeras decisiones de Carolina fue crear dos perfiles de negocio separados en InvoiceFlow, aun cuando ambos comparten el mismo RUC y la misma persona natural:

  1. Papelería La Tarjeta Azul: actividad minorista, clientes finales en su mayoría, IVA del 12% aplicado a casi todo, ticket medio de 8 USD.
  2. Distribuidora Yánez: ventas al por mayor a colegios e instituciones, factura con detalle extenso, retenciones aplicables, ticket medio de 420 USD.

El aislamiento por perfil de InvoiceFlow significa que el panel de cada negocio muestra solo sus propios números. Cuando Carolina entra a «La Tarjeta Azul» ve ingreso diario de la papelería, gastos asignados a la papelería, días promedio hasta cobro de la papelería (que son cero, casi todo en efectivo). Cuando entra a «Distribuidora Yánez» ve los pedidos institucionales, las facturas pendientes de cobro y las retenciones aplicadas.

La factura electrónica fiscal —la que tiene clave de acceso y autorización SRI— la sigue emitiendo desde el portal del SRI o desde el software autorizado de su contadora. InvoiceFlow no compite con el SRI: convive con él como capa de gestión, presupuestos, cotizaciones, recordatorios y tablero financiero.

IVA del 12% y los productos con tarifa 0%

Ecuador maneja dos tarifas principales: 12% (general) y 0% (libros, productos de la canasta básica, transporte, salud, educación particular). En la papelería, casi todo va al 12%. En la distribuidora, los libros de texto van al 0% mientras que los cuadernos, lápices y borradores van al 12%.

Carolina configuró en InvoiceFlow dos presets de impuestos: «IVA 12% general» e «IVA 0% libros». En su catálogo de productos —que tiene cargados en bilingüe español/inglés porque algunos colegios bilingües se lo piden— cada SKU está marcado con su tarifa correspondiente. Cuando emite una proforma o factura, la app aplica la tarifa correcta automáticamente por línea.

Retenciones: el detalle que Carolina vigila

Cuando Carolina factura al Colegio Don Bosco —un contribuyente especial designado por el SRI— el colegio le retiene:

Estas retenciones son crédito tributario que Carolina aplica en su declaración mensual de IVA y semestral de IR. InvoiceFlow no emite el comprobante de retención —ese lo emite el cliente que retiene— pero Carolina lleva un registro paralelo en la app: cada factura emitida a contribuyente especial está marcada y, cuando llega el comprobante de retención (lo recibe por correo SRI), lo archiva con OCR en la app vinculado a la factura.

El resultado es que cuando la contadora hace el formulario 104 mensual, todo está cruzado. Cero errores como el de febrero de 2024.

Factura electrónica: el flujo paralelo SRI + InvoiceFlow

El flujo real de Carolina cuando le llega un pedido del Colegio Don Bosco:

  1. Recibe el pedido por correo electrónico del departamento de compras.
  2. Genera cotización en InvoiceFlow desde el perfil «Distribuidora Yánez» en formato PDF con el catálogo de productos y el IVA por línea. La envía al colegio.
  3. El colegio aprueba con una orden de compra. Carolina convierte la cotización en proforma o directamente en factura operativa.
  4. Emite la factura electrónica fiscal en el sistema del SRI con los mismos datos. Recibe la clave de acceso y el XML firmado.
  5. Adjunta el XML y el PDF SRI al expediente del cliente dentro de InvoiceFlow. La app le permite anexar documentos.
  6. Despacha el pedido con nota de entrega generada en InvoiceFlow.
  7. Recibe el pago a 30 días (estándar institucional) más la retención. Marca cobrada.

El SRI vive en su propio silo. InvoiceFlow es la capa donde Carolina realmente opera el negocio.

Plantilla del PDF: papelería vs. distribuidora

Carolina diseñó dos plantillas personalizadas distintas con el editor visual de InvoiceFlow:

Cuando emite desde un perfil u otro, sale la plantilla correcta. Sus clientes institucionales esperan formalidad; sus clientes de la papelería esperan calidez. Una sola app, dos identidades.

Recurrencias: contratos anuales con colegios

Cuatro colegios particulares tienen contrato anual con Distribuidora Yánez para suministro mensual de material durante el año lectivo (10 meses, de septiembre a junio). Carolina configuró facturas recurrentes en InvoiceFlow: el día 5 de cada mes, durante el año lectivo, se genera la factura automáticamente con el listado pactado. Si un colegio pide algo extra, agrega líneas antes de enviar.

Resultado: ya no se olvida de facturar el mes de octubre porque está enferma o porque entró en clases con sus hijos. La recurrencia corre sola.

OCR de recibos: gastos rastreados

Carolina maneja gastos de compra de inventario en dos proveedores principales: uno en El Recreo (papel al por mayor) y otro en Calderón (importador de útiles asiáticos). Fotografía cada factura de compra con la app. El OCR extrae proveedor, fecha, subtotal e IVA. La contadora recibe el reporte mensual ya categorizado.

Multimoneda: clientes que vienen con dólar americano real (no «efectivo dólar»)

Ecuador está dolarizado, así que técnicamente no hay multimoneda. Pero cuando Carolina recibe un encargo grande de una organización binacional (USAID local, por ejemplo) que pide factura con conversión referencial a EUR para reportes internos, InvoiceFlow le permite añadir una nota de tasa de cambio referencial al pie del PDF sin alterar la factura electrónica fiscal del SRI, que sigue siendo en USD.

Tablero por perfil: revisión de lunes

Cada lunes a las 7 a.m., antes de abrir la papelería, Carolina revisa:

Papelería La Tarjeta Azul:

Distribuidora Yánez:

Si el «pendiente >30 días» sube de 3.000 USD, Carolina enciende un protocolo: llama personalmente al colegio. Antes, ese protocolo no existía.

Errores que cometió Carolina

  1. Mezclar los dos negocios en un solo cuaderno los primeros años. Costó el lío del SRI en febrero 2024.
  2. No registrar las retenciones recibidas oportunamente. Crédito tributario perdido en 2023 estimado en 340 USD.
  3. No usar plantilla profesional para clientes institucionales. Un colegio le dijo en 2022 que la factura «no parecía de empresa formal». Cambió desde entonces.

Para tu PyME ecuatoriana

Si tienes uno o varios negocios bajo el mismo RUC en Ecuador, las lecciones de Carolina aplican:

Descarga InvoiceFlow en Google Play. Crea tu primer perfil. Carga tu catálogo con las tarifas correctas. Diseña una plantilla profesional. La diferencia se nota en el primer cierre de mes.

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