Diseñadora de interiores en Bilbao: facturar proyectos por fases con IVA del 21% y hitos contractuales

Tiempo de lectura: 14 minutos. Caso adaptado de Indautxu, Bilbao.

Nerea Etxeberria abrió su estudio de interiorismo «Etxe Atelier» en la calle Gardoqui de Indautxu en 2019, tres meses antes de que el mundo se cerrara. Sobrevivió haciendo reformas pequeñas que sus vecinos le encargaban por boca a boca: un baño en Deusto, una cocina en Algorta, un dormitorio infantil en Las Arenas. Hoy, seis años más tarde, lleva proyectos que van de los 12.000 a los 80.000 euros, dirige un equipo de tres personas y factura unos 240.000 euros al año.

El problema que nunca terminaba de resolver era el mismo desde el principio: los proyectos de interiorismo no son una factura única. Son un viaje de tres a seis meses con fases, anticipos, modificaciones y, casi siempre, alguna sorpresa. Este es el caso de cómo Nerea estructuró su facturación por hitos contractuales usando InvoiceFlow, manteniendo el IVA al 21% impecable y un PDF que sus clientes —en su mayoría parejas profesionales de 35 a 55 años— miran sin arrugar la nariz.

El proyecto típico: cinco fases, cinco facturas

Un encargo medio de Etxe Atelier es la reforma integral de un piso de 90 m² en Indautxu o Abando, con presupuesto de honorarios profesionales de 9.600 € + IVA (Nerea cobra por proyecto, no por hora). El cronograma estándar es:

1. Fase 1 – Toma de datos y concepto. Levantamiento de planos, conversaciones con el cliente, primera propuesta visual. Factura: 20% del total (1.920 € + IVA).
2. Fase 2 – Anteproyecto aprobado. Planos en escala, paleta de materiales, primer 3D. Factura: 25% (2.400 € + IVA).
3. Fase 3 – Proyecto ejecutivo. Documentación completa, pliego de condiciones, lista de proveedores. Factura: 25% (2.400 € + IVA).
4. Fase 4 – Dirección de obra. Visitas semanales, gestión con gremios. Factura: 20% (1.920 € + IVA).
5. Fase 5 – Entrega y styling. Cierre, decoración, fotografías para portfolio. Factura: 10% (960 € + IVA).

Antes de InvoiceFlow, Nerea llevaba estas fases en una hoja de cálculo. Cada factura se copiaba de un Word plantilla, se ajustaban datos a mano, y se enviaba al correo del cliente desde Gmail. Funcionaba, pero le robaba dos tardes por proyecto y, en una ocasión —Nerea lo recuerda con vergüenza— envió una factura con el nombre de otro cliente en el encabezado.

La configuración del perfil Etxe Atelier

Nerea creó un perfil único en InvoiceFlow con:

• Logo: una versión cuadrada minimalista (la «E» monograma en cobre sobre fondo blanco roto) y una versión ancha con la palabra completa «Etxe Atelier — interiorismo Bilbao». Subió ambas al editor de logo cuadrado y al de logo ancho de la app.
• Datos fiscales: NIF, dirección de Gardoqui, IAE epígrafe 851.1 (servicios técnicos de arquitectura y urbanismo).
• IVA por defecto: 21% general. Sin recargo de equivalencia porque su clientela es B2B (despachos de abogados que compran su piso, médicos, ejecutivos) o B2C en régimen general.
• Plantilla PDF personalizada: usó el editor visual de plantillas para crear una plantilla en cobre y crema, con la tipografía serif que usa en su web. Bloque de banco abajo, bloque de notas en cursiva con el agradecimiento personalizado.

Cotización con cinco hitos integrados

Cuando Nerea cierra un proyecto nuevo —por ejemplo, una pareja de médicos que reforman su piso en Plaza Nueva, presupuesto de honorarios 11.200 €— emite una cotización con cinco líneas:

La cotización muestra el total: 11.200 € + 2.352 € IVA = 13.552 € total proyecto. El cliente firma la cotización digitalmente (o en papel y la fotografía Nerea con el escáner OCR de la app) y queda registrada.

Cuando llega el momento de facturar la Fase 1, Nerea convierte la línea de la cotización en factura. InvoiceFlow conserva el vínculo: la factura nº 2026-014 dice «correspondiente a la cotización 2026-008, hito 1 de 5». Si el cliente pregunta dentro de cuatro meses por qué le facturan 1.355 €, Nerea le muestra el árbol del proyecto: la cotización original, las cuatro facturas previas y la quinta correspondiente.

El IVA del 21% y las excepciones

El interiorismo en España aplica IVA general al 21% sobre honorarios profesionales. Excepciones que Nerea ha encontrado:

• IVA reducido 10%: cuando factura una obra de rehabilitación de vivienda particular cumpliendo los requisitos del artículo 91.Uno.2.10 de la Ley del IVA (rehabilitación con cierto umbral económico). En esos casos crea un preset de impuestos «IVA reducido 10% rehabilitación» y lo aplica solo a las líneas correspondientes.
• IVA 0% intracomunitario: una vez tuvo un cliente con NIF-IVA portugués que reformaba una casa en San Sebastián a través de una sociedad lusa. Operación con inversión del sujeto pasivo. Preset específico en la app.
• Exenciones varias: ninguna en su caso habitual.

Para clientes B2C que están en régimen de recargo de equivalencia (raros en interiorismo, más comunes en comercio minorista), no aplica el recargo a sus honorarios porque ella no vende bienes. Solo aplicaría si revendiera mobiliario, lo cual evita: prefiere que el cliente compre directamente al proveedor.

Términos de pago: el preset que se aplica solo

Nerea tiene tres presets de términos de pago guardados:

1. Estándar 15 días: para clientes consolidados. «Pago a 15 días de la fecha de emisión. Mora del 1% mensual a partir del día 16 (Ley 3/2004 de morosidad).»
2. Anticipo 100% antes de iniciar: para Fase 1 con clientes nuevos.
3. Pago a la entrega del hito: para clientes con quien hay relación larga.

El preset incluye automáticamente la cláusula de mora al pie del PDF, con referencia legal correcta. Cuando un cliente se retrasa más de 25 días, Nerea le envía un correo desde la app con la plantilla «Recordatorio cordial, cláusula 1%».

El editor visual de plantillas: por qué importa para una interiorista

Para Nerea, el aspecto del PDF de factura no es cosmético. Es marketing. El cliente recibe la factura por correo y la abre frente a su pareja o socio. Si el PDF parece sacado de un módulo fiscal de Excel, transmite que el estudio es amateur. Si es un PDF cuidado, transmite que todo el proyecto lo será.

Usando el editor visual de plantillas personalizadas de InvoiceFlow, Nerea diseñó su PDF en cobre y crema con:

• Cabecera con su logo ancho a la izquierda y datos fiscales pequeños a la derecha.
• Bloque del cliente con tipografía elegante.
• Tabla de líneas en serif limpio, con totales destacados.
• Bloque legal y bancario al pie en cursiva discreta.
• Nota personal en el lateral derecho: «Gracias por confiar tu casa a Etxe Atelier».

La plantilla queda guardada en su perfil y se aplica a todas las facturas. Si necesita una variante específica para un cliente B2B grande con membrete distinto, duplica la plantilla y modifica.

Multimoneda: el cliente francés de Biarritz

Bilbao está a 100 km de Biarritz. Una pareja franco-bilbaína le encargó a Nerea reformar su piso en el centro de Biarritz, contrato firmado por la sociedad francesa del marido. La factura va en EUR (no hay cambio de moneda) pero el PDF lo emite en francés gracias a los PDF multilingües de InvoiceFlow. «Facture», «Échéance», «Sous-total», «TVA» —aunque sea cero por reverse charge intracomunitario—. El cliente francés agradeció el detalle.

Tablero por perfil: lo que Nerea revisa los viernes

Cada viernes a las 18:00, antes de cerrar el estudio, Nerea revisa:

• Proyectos activos: 7 en este momento.
• Hitos facturados este mes: 12.
• Hitos pendientes de facturar próximas dos semanas: 4 (alarma para no olvidarlos).
• Días promedio hasta cobro: 11.
• Facturación trimestral: 64.200 €.

El número que más cuida son los hitos pendientes de facturar. Olvidarse de facturar la Fase 4 hasta dos meses tarde —error que cometió en 2022— es regalarle financiación al cliente sin contraprestación.

OCR de recibos: gastos del proyecto trazables

Cuando Nerea compra muestras de tela en una mercería de la calle Diputación, o vinilos en un proveedor de Erandio, fotografía el ticket con la app. El OCR de recibos extrae fecha, total e IVA, y Nerea asigna el gasto al proyecto correspondiente. Al final del año, cuando su gestora prepara la declaración de IRPF y el IVA trimestral, todos los gastos están categorizados.

Errores reales que cometió

1. Facturar Fase 5 antes de cobrar Fase 4. El cliente nunca pagó la 5 porque «todavía no había terminado de mudarse». Aprendió a no avanzar al hito siguiente si el anterior no está pagado.
2. Plantilla sin cláusula de mora los primeros dos años. Cuando un cliente se retrasó 4 meses, no tenía base legal clara para reclamar intereses.
3. Mezclar facturas de subcontratistas con sus propias facturas. Hasta que entendió que los subcontratistas (yesero, fontanero, electricista) deben facturar directamente al cliente final, no a ella.

Para ti, profesional de proyectos largos

Si trabajas en interiorismo, arquitectura, consultoría estratégica, desarrollo de software o cualquier servicio con entregas escalonadas, las lecciones son:

• Divide el proyecto en hitos antes de empezar. Documenta cada uno en la cotización inicial.
• No avances al hito siguiente si el anterior no está cobrado.
• Plantilla PDF cuidada: comunica profesionalidad y reduce fricción de pago.
• Preset de términos de pago con cláusula de mora aplicable legalmente.
• Tablero semanal: hitos pendientes de facturar es el KPI clave.

Descarga InvoiceFlow en Google Play. Diseña tu plantilla en el editor visual. Configura tu IVA por defecto. Estructura tu próximo proyecto en hitos. Tu yo del próximo viernes te lo agradecerá.

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