Γραφίστας freelance στην Άνω Πόλη: πώς βάλα τάξη σε 15 πελάτες, 3 τύπους εγγράφων και το myDATA

Από τη συντακτική ομάδα InvoiceFlow — δημοσιεύτηκε 1 Ιουνίου 2026 — ανάγνωση 8 λεπτά

Κάθε Παρασκευή απόγευμα, ο Δημήτρης Κωνσταντίνου, 28 χρόνων, καθόταν στο γραφείο του στην Άνω Πόλη της Θεσσαλονίκης και προσπαθούσε να θυμηθεί ποιος πελάτης θέλει τι. Ο καφέ στο Βαρδάρι; Απόδειξη. Η εταιρία packaging από το Κορδελιό; Τιμολόγιο χωρίς ΦΠΑ — γιατί ήταν εκτός ΕΕ, είχε πει ο λογιστής. Το στούντιο κινηματογράφου από τη Θεσσαλονίκη; Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών με ΦΠΑ 24%. Και η start-up από Βερολίνο; Reverse charge — αλλά ο Δημήτρης δεν ήταν σίγουρος τι ακριβώς σημαίνει αυτό στην πράξη.

Πεντεκόσια ευρώ έπαιρνε για ένα logo. Αλλά κάθε εβδομάδα αφιέρωνε δύο με τρεις ώρες να καταλαβαίνει τι έγγραφο να εκδώσει και να ξαναγράφει λάθη. Και τότε ήρθε η ειδοποίηση από τον λογιστή: «Δημήτρη, πρέπει να μάθεις και το myDATA.»

Το χάος των τύπων εγγράφων στην ελληνική πραγματικότητα

Για έναν freelancer στην Ελλάδα, η επιλογή εγγράφου εξαρτάται από πολλές μεταβλητές. Ο Δημήτρης το είχε μάθει σταδιακά από τον λογιστή του, τον κύριο Παπαθανασίου, αλλά κάθε φορά έπρεπε να ξαναρωτάει:

• Απόδειξη παροχής υπηρεσιών: Για ιδιώτες που δεν χρειάζονται τιμολόγιο για λογιστικές ανάγκες. Απλή, χωρίς ΑΦΜ πελάτη.
• Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών (B2B εντός Ελλάδας): Για επαγγελματίες και εταιρίες στην Ελλάδα. ΦΠΑ 24%, ΑΦΜ πελάτη υποχρεωτικό.
• Τιμολόγιο με αντιστροφή επιβάρυνσης (reverse charge): Για εταιρίες εντός ΕΕ (εκτός Ελλάδας). Μηδενικό ΦΠΑ, αναγραφή «Reverse charge — άρθρο 196 Οδηγίας 2006/112/ΕΚ».
• Τιμολόγιο εξαγωγής υπηρεσιών (εκτός ΕΕ): Για πελάτες σε τρίτες χώρες. Μηδενικό ΦΠΑ, χωρίς αναγραφή αντιστροφής.

Ο Δημήτρης είχε 15 ενεργούς πελάτες. Περίπου οκτώ ήταν ελληνικές εταιρίες, τρεις ιδιώτες, δύο ευρωπαϊκές εταιρίες (μία γερμανική, μία γαλλική), και δύο εκτός ΕΕ (μία στη Σερβία, μία στη Βόρεια Μακεδονία). Κάθε κατηγορία απαιτούσε διαφορετική αντιμετώπιση.

«Έκανα λάθη», παραδέχεται ο Δημήτρης. «Μια φορά έβαλα ΦΠΑ 24% σε γερμανική εταιρία που έπρεπε να πάρει reverse charge. Έπρεπε να εκδώσω πιστωτικό τιμολόγιο και να ξαναφτιάξω τα πάντα. Χαμένες δύο ώρες και αμηχανία με τον πελάτη.»

Το myDATA: η νέα υποχρέωση που μπερδεύει όλους

Το myDATA (My Digital Accounting and Tax Application) είναι η ηλεκτρονική πλατφόρμα της ΑΑΔΕ όπου κάθε επιχείρηση και επαγγελματίας οφείλει να διαβιβάζει ηλεκτρονικά τα παραστατικά (τιμολόγια, αποδείξεις) που εκδίδει. Η υποχρέωση αφορά τον Δημήτρη ως ατομική επιχείρηση.

Το πρόβλημα: η διαβίβαση δεν γίνεται αυτόματα. Χρειάζεται να ορίσει σωστά τον τύπο του παραστατικού, την κατηγορία (π.χ. «Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών»), τα ΦΠΑ, και τον αντισυμβαλλόμενο. Αν κάτι είναι λάθος, η ΑΑΔΕ μπορεί να εντοπίσει αποκλίσεις.

«Ο λογιστής μου έλεγε κάθε τρίμηνο να του δώσω λίστα με τα τιμολόγια. Του έδινα. Μετά με παίρνει τηλέφωνο: "Δημήτρη, αυτό το τιμολόγιο για τη Γερμανία δεν έχει τον σωστό τύπο στο σύστημα."» Κάθε τέτοια διόρθωση κόστιζε χρόνο και στους δύο.

Η στιγμή που αναζήτησε λύση

Τον Φεβρουάριο 2025, ένας άλλος γραφίστας στη Θεσσαλονίκη — φίλος από το πανεπιστήμιο — του ανέφερε το InvoiceFlow σε μια συζήτηση στο καφενείο. «Μου είπε ότι τα έχει όλα οργανωμένα: templates ανά τύπο πελάτη, αυτόματη επιλογή ΦΠΑ, και ο λογιστής του χαίρεται.»

Ο Δημήτρης κατέβασε το app εκείνο το βράδυ. Σε λιγότερο από μία ώρα είχε στήσει πέντε templates:

1. «Έλληνας ιδιώτης» — Απόδειξη παροχής υπηρεσιών, χωρίς ΑΦΜ πελάτη, ΦΠΑ 24%
2. «Ελληνική εταιρία» — Τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών, ΑΦΜ πελάτη υποχρεωτικό, ΦΠΑ 24%
3. «Εταιρία ΕΕ (reverse charge)» — Τιμολόγιο με μηδενικό ΦΠΑ, αναγραφή reverse charge στις σημειώσεις
4. «Εκτός ΕΕ» — Τιμολόγιο εξαγωγής, μηδενικό ΦΠΑ, εγγραφή στα αγγλικά
5. «Εκτός ΕΕ (αγγλικά)» — Ίδιο με το προηγούμενο αλλά με αγγλικές ετικέτες για διεθνείς πελάτες

Κάθε φορά που δέχεται νέα παραγγελία, ανοίγει το InvoiceFlow, επιλέγει το κατάλληλο template, και σε τρία λεπτά έχει έτοιμο PDF. Δεν χρειάζεται να θυμάται ΦΠΑ — υπολογίζεται αυτόματα. Δεν χρειάζεται να ανατρέξει σε σημειώσεις για το reverse charge — υπάρχει ήδη στο template.

Τι είναι πραγματικά το myDATA και γιατί αφορά κάθε freelancer

Το myDATA λειτουργεί ως «καθρέφτης» της λογιστικής κάθε επιχείρησης. Κάθε τιμολόγιο που εκδίδεις πρέπει να διαβιβαστεί ηλεκτρονικά στην ΑΑΔΕ — είτε μέσω της διαδικτυακής πλατφόρμας, είτε μέσω λογισμικού που ενσωματώνεται με το API της ΑΑΔΕ.

Για τους freelancers, η διαδικασία είναι η εξής:

• Εκδίδεις τιμολόγιο (με InvoiceFlow ή άλλο μέσο)
• Ο λογιστής σου το εισάγει στο myDATA (ή το κάνεις εσύ αν έχεις πρόσβαση)
• Το myDATA αντιστοιχεί τα δικά σου αρχεία με αυτά των πελατών σου
• Κάθε τρίμηνο, η φορολογική δήλωση ΦΠΑ βασίζεται αυτόματα στα διαβιβασμένα παραστατικά

«Πριν καταλαβαίνω ότι ο λογιστής κάνει ουσιαστικά εκ νέου ότι έχω κάνει εγώ χειροκίνητα», λέει ο Δημήτρης. «Τώρα του δίνω PDF εξαγωγή από το InvoiceFlow κάθε μήνα και αυτός απλώς τα εισάγει. Μισή ώρα αντί για δύο ώρες.»

Η βάση δεδομένων πελατών που αλλάζει τα πάντα

Ένα χαρακτηριστικό που ο Δημήτρης δεν είχε υπολογίσει εξαρχής: η βάση δεδομένων πελατών στο InvoiceFlow. Κάθε πελάτης καταχωρείται μία φορά — ονοματεπώνυμο ή επωνυμία εταιρίας, ΑΦΜ, χώρα, διεύθυνση. Κάθε φορά που εκδίδει νέο τιμολόγιο, επιλέγει τον πελάτη από τη λίστα και τα στοιχεία συμπληρώνονται αυτόματα.

«Πριν έψαχνα στο email "ΑΦΜ [εταιρία]" κάθε φορά που έπρεπε να κάνω τιμολόγιο. Τώρα έχω 15 πελάτες αποθηκευμένους με όλα τα στοιχεία τους.»

Επιπλέον, η λίστα παρακολουθεί ποιοι έχουν πληρώσει και ποιοι όχι. Ο Δημήτρης αντιμετώπιζε συχνά καθυστερήσεις πληρωμής — ιδιαίτερα από τις ελληνικές εταιρίες, που τηρούν συχνά 30-45 ημέρες πληρωμής. «Τώρα βλέπω μια λίστα "εκκρεμείς πληρωμές" και στέλνω υπενθύμιση με ένα κλικ. Αισθάνομαι λιγότερο αμήχανα — δεν είμαι εγώ που ζητάω, είναι το σύστημα.»

Πρακτικός οδηγός: Ποιο έγγραφο να εκδώσετε ανά περίπτωση

Βασισμένος στην εμπειρία του, ο Δημήτρης κατάρτισε αυτόν τον πρακτικό οδηγό:

Ελληνικός ιδιώτης (φυσικό πρόσωπο)

Εκδίδετε Απόδειξη Παροχής Υπηρεσιών. ΦΠΑ 24% (ή κατάλληλος συντελεστής αν υπάρχει μειωμένος). Δεν χρειάζεται ΑΦΜ πελάτη.

Ελληνική εταιρία ή ελεύθερος επαγγελματίας

Εκδίδετε Τιμολόγιο Παροχής Υπηρεσιών. ΦΠΑ 24%. ΑΦΜ πελάτη υποχρεωτικό. Ο πελάτης μπορεί να πάρει έκπτωση ΦΠΑ εισροών.

Εταιρία εντός ΕΕ (εκτός Ελλάδας) — B2B

Εκδίδετε Τιμολόγιο με αντιστροφή επιβάρυνσης. ΦΠΑ 0%. Αναγράψτε στο τιμολόγιο: «VAT reverse charge — Article 196 of Council Directive 2006/112/EC». Ο πελάτης αποδίδει ΦΠΑ στη χώρα του. Πριν εκδώσετε, επαληθεύστε το ΑΦΜ ΕΕ του πελάτη στο VIES (vies.ec.europa.eu).

Εταιρία εκτός ΕΕ (Σερβία, Βόρεια Μακεδονία, ΗΒ, ΗΠΑ κ.τ.λ.)

Εκδίδετε Τιμολόγιο εξαγωγής υπηρεσιών. ΦΠΑ 0% (απαλλαγή λόγω εξαγωγής). Δεν χρειάζεται αναγραφή reverse charge.

Τα νούμερα μετά έξι μήνες χρήσης

Τον Αύγουστο 2025, έξι μήνες μετά την υιοθέτηση του InvoiceFlow, ο Δημήτρης κοίταξε πίσω:

• Χρόνος τιμολόγησης ανά εβδομάδα: από ~3 ώρες σε ~30 λεπτά
• Λάθη σε τύπο εγγράφου/ΦΠΑ: από 4-5 τον χρόνο σε μηδέν
• Εκκρεμείς πληρωμές πάνω από 60 ημέρες: από 3 πελάτες σε 1
• Ικανοποίηση του λογιστή: «Σχεδόν άψογη οργάνωση», είπε ο κύριος Παπαθανασίου

«Το πιο σημαντικό είναι ότι τώρα νιώθω επαγγελματίας», λέει ο Δημήτρης. «Στέλνω PDF με λογότυπο, σωστά στοιχεία, σωστό ΦΠΑ. Οι ευρωπαίοι πελάτες μου το εκτιμούν ιδιαίτερα — βλέπουν ότι ξέρω τι κάνω.»

Συμβουλές για νέους freelancers στην Ελλάδα

Ο Δημήτρης θέλει να μοιραστεί αυτά που έμαθε δύσκολα:

1. Ξεκινήστε με λογιστή από την πρώτη μέρα: Ακόμα και αν κερδίζετε €500 το μήνα, ο λογιστής θα σας σώσει από λάθη που κοστίζουν πολύ περισσότερα.
2. Μάθετε τον τύπο εγγράφου πριν τον πελάτη: Ρωτήστε: «Είστε ιδιώτης ή εταιρία; Χρειάζεστε τιμολόγιο για λογιστική;» Αυτές οι δύο ερωτήσεις καθορίζουν τα πάντα.
3. Επαληθεύστε ΑΦΜ ΕΕ στο VIES: Πριν εκδώσετε reverse charge τιμολόγιο, ελέγξτε ότι ο ευρωπαϊκός ΑΦΜ είναι έγκυρος. Αν δεν είναι, πρέπει να βάλετε ΦΠΑ.
4. Τηρείτε αρχείο κάθε τιμολογίου: Το myDATA αρχειοθετεί ηλεκτρονικά, αλλά κρατήστε και εσείς αντίγραφα PDF οργανωμένα ανά έτος/μήνα.
5. Οι εισφορές ΕΦΚΑ δεν είναι διαπραγματεύσιμες: Ως αυτοαπασχολούμενος, πληρώνετε ΕΦΚΑ ανεξάρτητα από το εισόδημά σας. Υπολογίστε τις στον ετήσιο προϋπολογισμό σας.

Το μέλλον ενός οργανωμένου freelancer

Σήμερα, ο Δημήτρης σκέφτεται να επεκτείνει την πελατεία του σε περισσότερες ευρωπαϊκές χώρες. Προηγουμένως, το σκεπτικό αυτό τον ανησυχούσε — «περισσότεροι ευρωπαίοι πελάτες σημαίνει πιο σύνθετη τιμολόγηση». Τώρα νιώθει έτοιμος: τα templates είναι ήδη στημένα, η λογική του reverse charge την κατανοεί, και το InvoiceFlow είναι στο τηλέφωνό του.

Η Θεσσαλονίκη έχει μια ζωντανή κοινότητα freelancers, ιδιαίτερα στους τομείς γραφιστικής, τεχνολογίας και δημιουργικού περιεχομένου. Πολλοί από αυτούς αντιμετωπίζουν ακριβώς τα ίδια προβλήματα που αντιμετώπιζε ο Δημήτρης. Η λύση, όπως και στην περίπτωσή του, είναι διαθέσιμη δωρεάν.

Κατεβάστε το InvoiceFlow δωρεάν στο Google Play