Pekárna z Hradce Králové: jak oddělit maloobchod a velkoobchod s DPH a nezbláznit se

Dvě úplně jiné poloviny jednoho pekařského dne

Jana Veselá otevřela svou řemeslnou pekárnu v Hradci Králové před čtyřmi lety. Začínala s jednou pecí a kváskovým chlebem, dnes má prodejnu v centru, vlastní e-shop s rozvozem po městě — a postupně i rostoucí velkoobchodní část. Její den se přirozeně dělí na dvě poloviny, které spolu na první pohled skoro nesouvisejí.

První polovina je maloobchod: lidé, kteří si přijdou koupit bochník za 89 Kč nebo croissanty na víkend. Platí na místě nebo přes e-shop, dostanou účtenku a žádnou fakturu nechtějí. Rychlé, drobné transakce, velký objem.

Druhá polovina je velkoobchod: tři kavárny v centru, jeden hotel u řeky Labe a dvě firmy, kterým Jana dodává pečivo na ranní porady. Tihle zákazníci potřebují něco úplně jiného — pravidelné dodávky, dohodnuté ceny a hlavně řádnou fakturu s DPH, kterou si dají do účetnictví a odečtou.

Když jeden systém nestačí na dva světy

Zpočátku Jana řešila všechno jednou pokladnou a pár ručně psanými fakturami pro velkoodběratele. Jak velkoobchod rostl, začalo to skřípat. Kavárna „U Mostu" chtěla na konci měsíce jednu souhrnnou fakturu za všechny denní dodávky, ne deset drobných. Hotel potřeboval fakturu s přesně rozepsaným DPH 12 %, které se na pečivo a potraviny vztahuje. A Jana se jako čerstvá plátkyně DPH zároveň musela poprat s kontrolním hlášením — a každá ručně psaná faktura byla zdrojem chyby, která by jí v hlášení udělala paseku.

Navíc se jí maloobchod a velkoobchod neustále motaly dohromady. Když si chtěla spočítat, kolik vlastně vydělává na dodávkách firmám oproti pultovému prodeji, nešlo to. A protože u velkoodběratelů jde o fakturu se splatností (ne platbu na místě), začaly se objevovat nedoplatky — hotel zaplatil za březen až v květnu a Jana to ani pořádně neuhlídala.

Řešení: dva typy zákazníků, jedna aplikace, čisté DPH

Jana přešla na InvoiceFlow a podle typu zákazníka si oddělila evidenci tak, aby každý svět žil vlastním životem, ale dal se kdykoli sloučit do celkového přehledu.

Velkoobchodní klienti jako profily s vlastními cenami

Každého velkoodběratele — kavárny, hotel i firmy — má Jana jako samostatný klientský profil s dohodnutými cenami. Když jim peče, jen přidává položky; ceny už zná aplikace. Na fakturách se automaticky počítá DPH 12 % u potravin, takže hotel dostane přesně rozepsaný daňový doklad, který bez problémů zaúčtuje. Jana má na faktuře své IČO i DIČ a vše odpovídá tomu, co později vykazuje v kontrolním hlášení.

Měsíční souhrnné faktury přes opakované faktury

Pro velkoodběratele, kteří chtějí jednu fakturu měsíčně, využila Jana opakované faktury. U pravidelných stálých dodávek se faktura vystaví na konci měsíce sama, Jana doplní případné odchylky a odešle. Z hodin ručního skládání měsíčních faktur se stalo pár minut. A protože každá faktura má jasnou splatnost a aplikace hlídá připomínky, hotel už neplatí za březen v květnu.

Maloobchod jednoduše, velkoobchod profesionálně

Maloobchodní zákazníci žádnou fakturu nepotřebují, takže je Jana neeviduje jednotlivě — pultový prodej řeší pokladnou. InvoiceFlow používá cíleně tam, kde má smysl: u velkoobchodu, kde je potřeba profesionální dokument. Díky editoru šablon dostaly velkoobchodní faktury vzhled pekárny — logo, hřejivé barvy, elektronický podpis Jany — takže kavárny a hotel dostávají doklad, který odpovídá kvalitě jejího chleba.

Přehled, který konečně dává smysl

Protože jsou velkoobchodní faktury vedené odděleně, Jana konečně vidí, kolik jí velkoobchod přináší — a že právě tahle část roste nejrychleji. Na základě dat se rozhodla přidat čtvrtou kavárnu a jednu firmu, kde se jí to vyplatí nejvíc. Bez čistého přehledu by se rozhodovala poslepu.

Záloha a klid při kontrolním hlášení

Jako plátkyně DPH si Jana nemůže dovolit ztratit data. Má proto zapnutou pravidelnou zálohu, takže veškeré faktury jsou v bezpečí, a kdyby přišel dotaz nebo kontrola, vše dohledá. Strukturované faktury z aplikace navíc dělají sestavení kontrolního hlášení mnohem snazší než dřív, kdy ručně psané doklady byly minovým polem.

Výsledky po roce s odděleným systémem

• Velkoobchodní nedoplatky pod kontrolou. Měsíční faktury se splatností a automatické připomínky ukončily situace typu „hotel platí za březen v květnu".
• Bezchybné DPH 12 % a snazší kontrolní hlášení. Strukturované faktury nahradily ručně psané doklady plné chyb.
• Čas na pečení, ne na papíry. Opakované měsíční faktury ušetřily Janě několik hodin měsíčně.
• Rozhodování podle dat. Oddělený přehled velkoobchodu ukázal, kde růst dává smysl.

Co si odnést, pokud máte dva typy zákazníků

Spousta českých výrobců — pekárny, palírny, farmy, výrobci kosmetiky — žije ve dvou světech zároveň: koncový zákazník, který chce jen produkt, a B2B odběratel, který potřebuje fakturu s DPH do účetnictví. Snaha řešit oba jedním nástrojem vede k chaosu. Klíč je oddělit je: velkoodběratele veďte jako profily s dohodnutými cenami, používejte opakované faktury pro měsíční souhrny, nechte aplikaci hlídat DPH 12 % a připomínky — a maloobchod nechte žít jednoduše vedle. Jana Veselá z Hradce Králové dokázala, že dvě poloviny jednoho byznysu mohou fungovat v harmonii, když má každá svůj řád.