Tři značky, jeden účet a daňové riziko: jak řemeslné studio z Českého Krumlova udělalo pořádek

Jeden řemeslník, tři světy

Petr Urban žije a tvoří v Českém Krumlově, městě, kde se historie a turismus potkávají na každém rohu. Z malého ateliéru kousek od Lazebnického mostu provozuje hned tři odlišné činnosti, které časem vykrystalizovaly do tří samostatných značek:

• Urban Handmade — ruční výrobky z kůže a dřeva, které prodává turistům i přes vlastní e-shop. Drobné částky, velký objem, hodně koncových zákazníků.
• Urban Studio — design loga a vizuální identity pro malé podniky v jižních Čechách. Vyšší faktury, několik B2B klientů, dlouhodobé zakázky.
• Krumlov Culture — pořádání menších kulturních akcí, řemeslných trhů a workshopů v sezóně. Nepravidelné příjmy, dotace, spolupráce s městem.

Všechno tohle Petr dělá jako jeden OSVČ pod jedním živnostenským listem a jedním IČO. Z daňového pohledu je to legální a běžné — jenže provozně to byl recept na katastrofu.

Když se vám tři byznysy slijí do jedné hromady

Problém začal být akutní, když Petr potřeboval zjistit jednoduchou věc: která z těch tří činností vlastně vydělává? Faktury z e-shopu, faktury za design a doklady z akcí měl všechny v jedné aplikaci, jedné číselné řadě a jednom e-mailu. Když se ho účetní na konci roku zeptala, jaký byl obrat řemeslné výroby zvlášť, neuměl odpovědět bez hodin ručního třídění.

Horší byly faktury samotné. Turista, který si v Krumlově koupil koženou peněženku za 890 Kč, dostal fakturu se stejným logem a stejnou patičkou jako hotel, kterému Petr navrhoval značku za 45 000 Kč. Pro design klienty to působilo amatérsky — značkový designér, který sám nemá vlastní identitu na fakturách? A obráceně, na řemeslné trhy se nehodilo vážné firemní logo studia.

A pak tu bylo daňové riziko. U kulturních akcí občas přicházely dotace a platby od města, které mají jiný daňový režim a vyžadují pečlivou evidenci odděleně od běžné podnikatelské činnosti. Když máte všechno smíchané v jedné hromadě, je jen otázkou času, kdy uděláte chybu, která vás při kontrole z FÚ bude stát čas i nervy. Petr navíc zvažoval, že se u jedné z činností stane plátcem DPH — a to bez čistého oddělení obratů jednotlivých značek nešlo rozumně posoudit.

Řešení: tři firemní profily, jedna aplikace

Petr potřeboval něco, co mu tři značky drží oddělené, ale neztratí přitom přehled nad celkem. Přesně to nabízí správa více firemních profilů v InvoiceFlow. Vytvořil si tři profily — Urban Handmade, Urban Studio a Krumlov Culture — a každý z nich má svou vlastní identitu, ale sdílí jeden účet OSVČ.

Vlastní vzhled a šablona pro každou značku

Díky editoru šablon dostala každá značka jiný vizuál. Urban Handmade má hřejivé, rustikální logo a patičku zmiňující ruční výrobu. Urban Studio má minimalistickou, čistou šablonu s prostorem na portfolio a profesionální barevnost. Krumlov Culture má hravější, barevnou šablonu s místem na informace o akci a partnery. Petr na každém PDF používá svůj elektronický podpis, ale v kontextu té správné značky.

Oddělené číselné řady a přehledy

Každý profil má vlastní číselnou řadu faktur, takže se mu už nemíchají doklady z e-shopu s designovými zakázkami. Hlavně ale každý profil vede vlastní přehled obratu. Petr teď otevře aplikaci a okamžitě vidí, že za poslední čtvrtletí mu Handmade udělal 78 000 Kč, Studio 132 000 Kč a Culture 41 000 Kč. Konečně ví, kde se mu byznys vyplácí a kam dává energii zbytečně.

Klid při daních a kontrole z FÚ

Když přijde čas daňového přiznání, Petr svojí účetní pošle čisté, oddělené přehledy za každou činnost. Příjmy z kulturních akcí včetně dotačních plateb jsou jasně odlišené od běžné podnikatelské činnosti. Pokud by přišel dotaz z FÚ nebo se objevilo v datové schránce avízo ke kontrole, má vše doložitelné během minut. A až se rozhodne stát plátcem DPH u Studia, bude přesně vědět, jaký obrat ke každé činnosti náleží — InvoiceFlow zvládá vést u faktur i DPH 21 % tam, kde je potřeba, a nechat ostatní profily v jednoduchém režimu.

Více měn pro zahraniční zákazníky

Bonus, který Petr nečekal: část turistů z e-shopu Urban Handmade platí ze zahraničí. InvoiceFlow umí vystavit fakturu ve více měnách, takže rakouskému nebo německému zákazníkovi pošle doklad v eurech, zatímco evidence v korunách zůstává čistá. Pro studio, které sídlí pár kilometrů od rakouských hranic, to dává obrovský smysl.

Záloha dat: tři značky, žádné riziko ztráty

Když máte podnikání rozprostřené přes tři značky, ztráta dat by byla trojnásob bolestivá. Petr má proto zapnutou pravidelnou zálohu dat — všechny faktury, klienti a profily jsou bezpečně uložené, takže ani výměna telefonu nebo jeho ztráta neznamená katastrofu.

Výsledek: tři jasné byznysy místo jedné šedé hromady

Po půl roce Petr shrnuje změnu jednoduše: „Konečně vím, co dělám." Tři firemní profily mu daly tři věci, které dřív neměl — profesionální a značce odpovídající faktury, okamžitý přehled o tom, která činnost vydělává, a daňový pořádek, který sníží riziko chyby při kontrole. To vše bez nutnosti zakládat tři firmy nebo platit tři účetní.

Co si odnést, pokud děláte víc věcí pod jedním IČO

Spousta českých OSVČ dělá víc než jednu věc — kadeřnice, která prodává i kosmetiku, fotograf, který natáčí i svatby, řemeslník s e-shopem. Pokud se vám příjmy z různých činností slévají do jedné hromady, ztrácíte dvě věci: přehled a profesionalitu. Oddělené firemní profily vám umožní vystupovat pod každou značkou samostatně, sledovat výsledky každé činnosti zvlášť a mít čisté podklady pro daně — a přitom zůstat jedním podnikatelem s jedním IČO. Český Krumlov Petra Urbana ukazuje, že pořádek nemusí znamenat zakládat firmy. Stačí správně rozdělit, co máte.