Красимир от Русе: как преводач с клиенти в три страни управлява три различни ДДС режима

От редакцията на InvoiceFlow — публикувано на 1 юни 2026 г. — четене 10 минути

Красимир Петков е на 44 години. Живее в Русе — градът на Дунав, чиято уникална география го прави естествен мост между България и Румъния. Работи като специализиран преводач от 2009 г.: езиковата му комбинация е български–румънски–английски, специализирал е в правни, технически и бизнес текстове. Клиентската му база е географски разпръсната: румънски правни кантори от Букурещ и Крайова (ЕС), молдовски транспортни компании от Кишинев (извън ЕС), немски машиностроителни фирми от Дюселдорф и Хамбург (ЕС).

Красимир е регистриран по ДДС в България. Оборотът му надхвърли 100 000 лева още в 2021 г. и оттогава е задължен да начислява ДДС — когато е приложимо. Именно в „когато е приложимо" е целият проблем.

Трите вселени на ДДС

Красимир трябва да управлява три различни ДДС режима едновременно. Объркването е лесно. Грешката — скъпа.

Режим 1: Румъния и Германия (ЕС, B2B)

Когато Красимир предоставя услуги на данъчно регистрирана компания в ЕС (румънска правна кантора или немска машиностроителна фирма), прилага се механизмът на обратното начисляване (reverse charge). Правното основание: чл. 21 от ЗДДС, транспониращ Директива 2006/112/ЕО.

Практически: Красимир издава фактура без ДДС. Върху нея пише: „Данъкът е дължим от получателя съгласно чл. 21, ал. 2 от ЗДДС (reverse charge)." Немската/румънската компания декларира и плаща ДДС при себе си в страната си. Красимир не дължи нищо за тази транзакция в НАП (само я отразява в справката-декларация по ДДС в колоната за услуги с нулева ставка).

Задължително условие: клиентът трябва да е регистриран за ДДС (да има валиден ДДС номер по VIES). Ако не е — Красимир дължи 20% ДДС в България.

Режим 2: Молдова (трета страна, извън ЕС)

Молдова не е в ЕС. Нито в EEA. Услугите, предоставени на молдовски компании, са износ на услуги извън ЕС. Съгласно чл. 21, ал. 1 от ЗДДС, при услуга на данъчно задължено лице извън ЕС — данъчното събитие е в страната на клиента (Молдова), не в България. Красимир издава фактура без ДДС, с бележка „Услугата е извън обхвата на ЗДДС — получателят е данъчно задължено лице извън ЕС."

В справката-декларация по ДДС тези сделки се отразяват в клетка „Облагаеми сделки с нулева ставка" или „Необлагаеми сделки".

Режим 3: Български клиенти (местни B2B или B2C)

Когато Красимир превежда за bulgarian компания (издателство, юридическа фирма), начислява стандартните 20% ДДС. Фактурата посочва: данъчна основа, 20% ДДС, обща сума с ДДС.

Проблемът преди InvoiceFlow

Преди Красимир издаваше фактурите в счетоводна таблица (Excel). При всяка нова фактура трябваше ръчно да решава: какъв е ДДС режимът за този конкретен клиент? Ако е румънски — reverse charge. Ако е молдовски — извън обхвата. Ако е немски — reverse charge. Ако е български — 20% ДДС.

Два пъти допусна грешка: веднъж начисли ДДС на румънска кантора (трябваше reverse charge). Кантората отказа да приеме фактурата — поискаха корекция. Веднъж забрави да провери VIES статуса на нов немски клиент — оказа се, че не са регистрирани за ДДС (бяха малка фирма под немския праг), и Красимир трябваше ретроактивно да добавя 20% ДДС и да го плаща от собствения си джоб.

„Всяка фактура беше малко притеснение: правя ли го правилно? Правото на ЕС не е лесно за самоучене."

InvoiceFlow: шаблони по тип клиент

Красимир настрои InvoiceFlow с три типа клиентски профили:

Профил „ЕС B2B"

Клиентите от Румъния и Германия са маркирани като „ЕС данъчно задължено лице". При тях приложението автоматично задава reverse charge режим. Полето за ДДС показва „0% — обратно начисляване". Бележката „Данъкът е дължим от получателя" се добавя автоматично в PDF. Полето за ДДС номер на клиента е задължително — ако не е попълнено, приложението предупреждава.

Профил „Трета страна"

Молдовските компании са маркирани като „трета страна извън ЕС". Режим: без ДДС, с бележка „Извън обхвата на ЗДДС — чл. 21, ал. 1". Фактурата излиза на английски (общ работен език с Молдова).

Профил „Местен клиент"

Български компании: 20% ДДС, стандартна фактура на български.

При издаване на нова фактура — Красимир избира клиента, и режимът се прилага автоматично. Нулеви ръчни решения за ДДС режим. Нулеви грешки от разсеяност.

VIES проверка: интегрирана в процеса

За нови EU клиенти Красимир прави VIES проверка преди добавянето им в InvoiceFlow. Системата (vies.ec.europa.eu) проверява дали ДДС номерът е активен. Ако е валиден — добавя клиента с EU B2B профил. Ако не е — местен режим с 20% ДДС (дори ако компанията е в Германия).

„Сега го правя веднъж при нов клиент — пет минути. После никога повече не мисля за това."

Многоезичните фактури: румънски, немски, английски

Румънските клиенти очакват фактура на румънски или поне на английски. Немските — на немски или английски. Красимир говори и двата езика (работният му инструмент) — но пренастройването на Excel шаблона всеки път беше загуба на 20 минути.

С InvoiceFlow: клиентите от Румъния имат фактурен език „Румънски". Немските — „Немски". InvoiceFlow поддържа 65 езика — всеки клиент получава фактура на собствения си език, автоматично. Красимир не смята нищо — приложението форматира.

Резултати: числата за 18 месеца

Реалността на ЗДДС отчетността

Красимир подава месечна справка-декларация по ДДС в НАП. Декларацията включва всички сделки — включително reverse charge и извън обхвата. Данните за InvoiceFlow му позволяват бързо да извлече обобщение по тип транзакция:

Счетоводителят му взима данните директно от InvoiceFlow — и попълва декларацията за 30 минути вместо за 2 часа.

Практически съвети за преводачи и консултанти с международни клиенти

Проверявайте VIES преди всяка нова EU транзакция

Невалиден VIES номер = вие дължите ДДС. Не приемайте ДДС номер от имейл без проверка. Минута проверка спасява потенциален ДДС дълг.

Разграничавайте B2B и B2C в ЕС

Ако EU клиентът е физическо лице (не е регистриран за ДДС) — правилото е различно. В такъв случай е приложим специалният режим OSS (One Stop Shop) или стандартното місто на доставка е България — консултирайте се с счетоводител.

Документирайте основанието за нулева ставка

Всяка фактура с нулева ставка или без ДДС трябва да съдържа правното основание. InvoiceFlow го добавя автоматично — ако го правите ръчно, не пропускайте тази стъпка.

Работете с счетоводител поне веднъж на тримесечие

Международното ДДС законодателство се променя. Молдова кандидатства за ЕС — статусът й може да се промени. Редовна проверка с счетоводител (1 час/тримесечие) е по-евтина от грешката.

Изтеглете InvoiceFlow безплатно

Ако работите с клиенти в ЕС и извън ЕС и трябва да прилагате различни ДДС режими — InvoiceFlow автоматизира правилния режим за всеки клиент. Безплатно от Google Play, поддържа 65 езика и мултивалута.

Изтеглете InvoiceFlow от Google Play →